Подписание трудового договора

После прохождения всех процедур, рассмотренных выше, работник и работодатель подписывают трудовой договор на согласованных условиях. Трудовой договор заключается в письменной форме, составляется в двух экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами. Один экземпляр трудового договора передается работнику, что подтверждается подписью работника на экземпляре трудового договора, остающемся у работодателя.

Приказ о приеме на работу

На основании заключенного трудового договора работодатель издает приказ (распоряжение) о приеме работника на работу.

Так как все распорядительные действия работодателя, связанные с трудовой деятельностью работников, оформляемые приказами (распоряжениями) по личному составу, с точки зрения бухгалтерского учета являются хозяйственными операциями, к ним применяются не только требования трудового законодательства и правила делопроизводства, но и требования законодательства о бухгалтерском учете.

Согласно ст. 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете"*(95) все хозяйственные операции, совершаемые организацией, оформляются оправдательными первичньми учетными документами, которые принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации. Постановлениями Минфина России от 18 июня 1998 г. N 27н, Госкомстата России от 29 мая 1998 г. N 57а установлено, что с 1 января 1999 г. первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по унифицированным формам, утвержденным Госкомстатом России*(96).

Таким образом, все операции, связанные с движением кадров, должны оформляться по унифицированным формам, кроме тех случаев, для которых эти формы Госкомстатом России не разработаны.

В настоящее время действуют унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденные постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. N 1.

Для оформления приема на работу существуют две унифицированные формы первичной учетной документации:

1) индивидуальная форма приказа (распоряжения) о приеме работника на работу N Т-1;

2) сводная форма приказа (распоряжения) о приеме работников на работу N Т-1а.

Содержание приказа (распоряжения) должно соответствовать условиям заключенного трудового договора.

Заполнение унифицированной формы приказа может производиться от руки (разборчиво, желательно печатными буквами) или же печатным способом, в том числе с использованием средств вычислительной техники, при этом существуют определенные правила оформления реквизитов унифицированной формы.

Наименование организации должно соответствовать сведениям, закрепленным в учредительных документах. Указывается полное и сокращенное наименование организации. Заполнение поля ОКПО является обязательным.

Дата составления приказа, как правило, совпадает с датой его подписания руководителем, в чью компетенцию входит прием на работу сотрудников. Дата оформляется цифровым способом арабскими цифрами в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. Дата проставляется руководителем в момент подписания приказа.

Номер документа определяется согласно принятой в организации системе регистрации документов по личному составу. Приказы по личному составу нумеруются в пределах календарного года, номер дополняется буквенным индексом (обычно "лс" или "к"). Регистрация документа всегда осуществляется после его подписания, поэтому регистрационный номер должен проставляться от руки или с использованием автоматического нумератора.

Реквизит "Дата" состоит из двух граф. Графа "с..." заполняется в соответствии с обязательным условием трудового договора о дате начала работы. В случаях когда заключается срочный трудовой договор, в графе "по." указывается срок его действия. При заключении срочного трудового договора на время исполнения обязанностей отсутствующего работника, за которым в соответствии с законодательством сохраняется место работы, возникает необходимость увеличения ширины графы "по.", так как срок действия трудового договора определяется условием, например: "дата выхода из ежегодного основного оплачиваемого отпуска специалиста Сидорова С.С.". В случае заключения трудового договора на неопределенный срок в графе "по." ставится прочерк.

Фамилия, имя, отчество работника записываются полностью в именительном или родительном падеже.

Табельный номер присваивается работнику при приеме на работу в соответствии с системой табельного учета, действующей в организации.

Наименование структурного подразделения вносится в унифицированную форму в том случае, если оно являлось условием трудового договора. В ином случае в графе ставится прочерк. Наименование структурного подразделения записывается полностью с указанием внутреннего деления (департамент, отдел, группа и т.д.) в именительном или винительном падеже.

Наименование должности, профессии, специальности записывается в соответствии с заключенным трудовым договором полностью с указанием разряда, класса (категории) квалификации в именительном или творительном падеже.

В графу "Условия приема на работу, характер работы" вносятся такие условия, как "по совместительству", "в порядке перевода от другого работодателя", "с полной материальной ответственностью" и др., предусмотренные трудовым договором. В соответствии с ч. 2 ст. 57 ТК РФ режим рабочего времени становится обязательным условием трудового договора тогда, когда для данного работника он отличается от общих правил, действующих у работодателя, так что внесение условия о режиме рабочего времени в приказ о приеме на работу подчиняется тем же правилам.

Размер тарифной ставки (оклада), надбавки проставляются в соответствии с условиями заключенного трудового договора и указываются цифрами.

Продолжительность испытания указывается в приказе о приеме на работу только в том случае, если соответствующее условие включено в трудовой договор. Отсутствие условия об испытании в самом трудовом договоре (даже в случае ознакомления работника с приказом, содержащим условие об испытании) означает, что работник принят без испытания.

Основанием издания приказа о приеме на работу является заключенный сторонами трудовой договор, реквизиты которого вносятся в графу "Основание".

До подписания приказа руководителем может быть предусмотрено визирование проекта приказа руководителями различных служб - кадровой, бухгалтерией, юридическим отделом и др. В связи с тем что унифицированная формы приказа о приеме на работу не предусматривает соответствующего реквизита, виза проставляется в нижней части оборотной стороны приказа (допускается визирование на лицевой стороне документа). Виза должностного лица должна включать в себя должность визирующего документ, личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату.

Не допускается подписывать документы с предлогом "за" или проставлением косой черты перед наименованием должности.

Согласно ч. 2 ст. 68 ТК РФ приказ о приеме на работу объявляется работнику под роспись в трехдневный срок со дня фактического начала работы. Подтверждением выполнения этого требования является дата, собственноручно проставляемая работником в момент ознакомления с приказом.

Все перечисленные требования соблюдаются и при заполнении сводной формы приказа о приеме работников на работу по форме N Т-1а. В связи с тем, что в форме N Т-1а не предусмотрено место для отражений условий приема на работу и характера работы, а также затруднено увеличение ширины граф для внесения необходимого текста, возможно даже в случаях одновременного приема на работу нескольких работников оформление отдельных индивидуальных приказов по форме N Т-1.

По требованию работника работодатель выдает ему надлежащим образом заверенную копию приказа. В соответствии со ст. 62 ТК РФ требование работника должно быть выражено в письменной форме, копия приказа должна быть ему выдана не позднее трех рабочих дней со дня подачи заявления. Копии документов, связанных с работой, предоставляются работнику безвозмездно.

На основании изданного приказа о приеме на работу работодатель делает запись в трудовую книжку работника. Последним этапом оформления приема на работу является оформление личной карточки по унифицированной форме Т-2. Порядок оформления трудовой книжки и личной карточки работника рассматривается в гл. 13 и 14 настоящего пособия.

Образец приказа о приеме на работу

Унифицированная форма N Т-1

Утверждена постановлением Госкомстата России

от 05.01.2004 N 1

┌───────────┐

│ Код │

├───────────┤

Форма по ОКУД│ 0301001 │

├───────────┤

по ОКПО│ 000000 │

└───────────┘

Общество с ограниченной ответственностью "Организация"

------------------------------------------------------------------------

наименование организации

┌────────────┬────────────────┐

│ Номер │Дата составления│

│ документа │ │

├────────────┼────────────────┤

Приказ │ 17/лс │ 14.01.2010 │

(распоряжение) └────────────┴────────────────┘

о приеме работника на работу

┌───────────────────┐

│ Дата │

Принять на работу │ │

┌───────┼───────────────────┤

│ с │ 14.01.2010 │

├───────┼───────────────────┤

│ по │ - │

└───────┴───────────────────┘

┌───────────────────┐

│Табельный номер │

├───────────────────┤

Петров Петр Петрович │ 1035 │

────────────────────────────────────────────────────┴───────────────────┘

фамилия, имя, отчество

в Отдел кадровой политики

_______________________________________________________________________

структурное подразделение

Ведущий специалист

_________________________________________________________________________

должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория)

квалификации

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

условия приема на работу, характер работы

с тарифной ставкой (окладом) 14800 руб. 00 коп.

(цифрами)

надбавкой _______________ руб.____коп.

(цифрами)

с испытанием на срок _____________________________ месяца (ев)

Основание:

Трудовой договор от "13" января 2010 г. N 5/2010

Руководитель организации Директор Иванов И.И. Иванов

___________ ______________ ____________________

должность личная подпись расшифровка подписи

С приказом (распоряжением)

работник ознакомлен Петров

__________________ "14" января 2010 г.

личная подпись