22. Авторедактирование текста.

Функция поиска и замены текста не только ускоряет процесс правки, но и может оказаться полезной при поиске и замене определенных параметров форматирования, специальных символов и других объектов документа.

Поиск. Для выполнения поиска надо выбрать команду "Правка"-"Найти" (Ctrl+F). При этом на экране будет отображено окно диалога поиска и замены.

В поле "Найти" необходимо ввести образец для поиска. Для начала поиска надо нажать кнопку "Найти далее". Word выполнит поиск по указанному образцу с того положения, где находится курсор, в направлении к концу документа. Если нужный фрагмент текста найден, то поиск приостанавливается, а найденный текст выделяется. Для продолжения поиска надо опять нажать кнопку "Найти далее". Когда достигнут конец документа, Word об этом сообщает и предлагает продолжить поиск с начала документа. Если необходимости в дальнейшем поиске нет, то надо нажать кнопку "Отмена".

Замена. Для выполнения поиска и замены текста надо выбрать команду "Правка"-"Заменить" (Ctrl+H). При этом на экране будет отображено окно диалога поиска и замены.

В поле "Найти" надо ввести фрагмент текста, подлежащей замене. В поле "Заменить на" - текст, который будет вставлен. Для начала замены надо нажать кнопку "Найти далее". Word найдет первый фрагмент текста, подлежащей замене и выделит его. Для замены необходимо нажать кнопку "Заменить". Если вы уверены в правильности замены и нет необходимости контролировать этот процесс, то можно нажать на кнопку "Заменить все". При этом все найденные фрагменты будут заменены и в конце операции Word предоставит отчет о количестве произведенных замен. Следует быть очень внимательным при замене текста. Например, введя для замены текста слово "банк", Word сделает замену во всех словах, где встречается это словосочетание (Приватбанк, банкомат, Ва-банк и т.д.).

Изменение параметров поиска и замены.

При щелчке на кнопке "Больше", расположенной в окне диалога "Найти и заменить", отображаются дополнительные параметры, позволяющие более точно определить искомый фрагмент и способ выполнения операции поиска (смотри рисунок выше).

Выпадающий список "Направление": Определяет область документа, в которой необходимо выполнять поиск. По умолчанию выбирается значение "Везде", т.е. поиск во всем документе, начиная с текущего положения курсора.

Флажок "Учитывать регистр": По умолчанию Word не учитывает регистр букв при поиске. Если флажок установлен, то Word найдет слова, в точности соответствующие указанному образцу для поиска.

Флажок "Только слово целиком": Пропуск включений, соответствующих указанному образцу для поиска, если они являются частью слова. Этот параметр может оказаться полезным при поиске слов, часто являющихся фрагментами других слов. Например, слово "дом" встречается в таких словах как "домашний", "домовой", "бездомный" и т.д.

Флажок "Подстановочные знаки": При установке этого параметра Word рассматривает такие символы, как * (заменяет любое количество любых символов) ? (заменяет один любой символ), как специальные символы, используемые для замены отдельных частей слова, а не как собственно текст.

Флажок "Произносится как": Этот параметр полезен, если написание искомого слова вызывает сомнения. В этом случае можно ввести слово так, как оно слышится, а Word автоматически найдет такое слово. Например, "инжинер" - "инженер".

Флажок "Все словоформы": Используется для поиска всех грамматических форм указанного слова, например, множественного числа - "машина" - "машины".

Кнопка "Формат", расположенная в нижней части окна диалога "Найти и заменить" позволяет выполнять поиск определенных параметров форматирования текста (шрифт, абзац, язык, параметры рамки и т.д.).

Автотекст .Очень удобным средством Word, экономящим значительные усилия пользователя при наборе текста, является средство Автотекст. Чтобы представить, что это такое, приведу пример. Опишем последовательность действий пользователя при создании автотекста:

Выделите в тексте слово или фрагмент текста, который составит элемент автотекста, например, слово «Windows».

Нажмите комбинацию клавиш Alt+F3 (или выберите команду меню Вставка - Автотекст - Создать).

В появившемся диалоге наберите имя автотекста, то есть сокращенное обозначение, с помощью которого вы будете вводить автотекст (в данном примере имя автотекста - «в»).

Щелкните по кнопке ОК.

Теперь для вставки элемента автотекста «Windows», достаточно набрать «в» и нажать клавишу F3. Автотекст будет вставлен в место расположения курсора. Изображенную ниже картинку, сопровождающую советы в данной книге, можно также ввести автотекстом. То есть «автотекст» может быть не только автоматическим текстом, но и еще «авторисунком», «автотаблицей» и проч.

Если вы хотите, чтобы элемент автотекста обладал определенными атрибутами форматирования, необходимо при задании автотекста к выделенному фрагменту применить форматирование символов.

Если вы забыли имя автотекста, можете воспользоваться списком имен, для чего:

установите курсор в место вставки автотекста;

выберите команду Вставка – Автотекст – Автотекст;

в списке появившегося окна в поле Имя элемента выделите нужную позицию;

щелкните по кнопке Вставить.

В результате выбранный вами элемент будет вставлен в текст. Поиск имени автотекста можно облегчить, если вы помните, за каким стилем был закреплен автотекст. В этом случае выберите команду Вставка – Автотекст и в выпадающем меню выберите стиль, а затем имя автотекста. После щелчка по имени автотекст будет вставлен в место размещения курсора.

При необходимости вы можете отредактировать имя автотекста. Выполняется редактирование с помощью окна Автозамена, вкладки Автотекст (см. иллюстрацию). Выделите в списке элемент автотекста и наберите новое имя в поле Имя элемента, после чего щелкните по кнопке Добавить.

Автозамена в Word

В Word предусмотрено «интеллектуальное» средство, которое позволяет корректировать ошибки непосредственно при вводе текста. Заключается оно в автоматической замене неправильных слов или словосочетаний на правильные. Например, если вы наберете первое слово предложения со строчной буквы, то программа вас поправит, изменив первую букву на прописную. Или, если вам свойственно в слове «соответствующий» пропускать одну из букв и набирать «соответствующий», то и в этих случаях Word может вас поправлять. Единственное, что от вас потребуется - это задать список таких автозамен. Делается это следующим образом:

Выберите команду меню Сервис — Автозамена.

В открывшемся окне Автозамена (см. иллюстрацию) можно просмотреть встроенный список автозамен.

Для задания новой замены введите в текстовое поле заменить: сочетание символов и слов, которые подлежат автоматической замене.

В текстовое поле на: введите правильное слово или сочетание слов.

Щелкните по кнопке Добавить, после чего новая автозамена появится в общем списке. Если какую-либо из позиций в списке вы захотите удалить, нужно будет выделить эту позицию и щелкнуть по кнопке Удалить.

В окне Автозамена с помощью флажков вы можете также задать следующие автоматические исправления:

исправление двух прописных букв в одном слове;

замена первой буквы предложения на прописную;

устранение последствий случайного нажатия клавиши Caps Lock;

установив все необходимые опции, закройте диалог Автозамена щелчком по кнопке ОК.

По мере работы в Word вы можете постоянно дополнять и редактировать список автозамен. Введите в этот список автозамены для тех ошибок, которые вы чаще всего делаете при наборе. Когда автозамены созданы, пусть уже компьютер думает о том, как «правильно писать».

При задании автозамены Word нужно стараться внести в список неизменяемую часть слова. Так, если вы определите замену «соотвеств» на «соответств», то охватите различные словообразования (соответственно, соответствующий, соответствовать и т.д.) с помощью всего одной автозамены.