Преимущества и недостатки в использовании документации

Существует несколько проблем, которые могут возникнуть при использовании документации. Сложности могут появиться уже на этапе получения информации. Документы могут быть защищены и быть недоступными общественности или даже некоторым частным пользователям. Также их бывает трудно найти. Кроме того, материал может быть не полным и документы могут даже противоречить друг другу или быть не точными. Основная проблема с архивными измерениями – это то, что данные изначально собирались для других целей и они могут не содежрать ценности для других исследований (Payne, Finch, & Tremble, 2003).

Forster (1994) очертил проблемы, связанные со сбором документации организации в исследовательских целях. Эти данные бывает трудно использовать, чтобы обобщать типы организаций. Они могут не совпадать с той ситуацией, которая характерна для организации на данный момент. Также важно, что документы политического и частного характера могут быть использованы для посторонних целей. По этой причине, документация компании или другие формы документации должны проверяться, интерпретироваться и поддаваться триангуляции с другими источниками. Согласно Forster (1994), документы должны рассматриваться как информация, подобранная под конкретную ситуацию в организации и должна быть контекстуализирована с другими формами исследования.

Несмотря на эти потенциальные проблемы, сила использования документации в исследованиях, включают возможность для исследователя рассматривать текст, записанный непосредственными участниками с их собственных слов и часто с особым вниманием, только по делу и требуют относительно небольшой переделки. Далее, огромное количество полезной информации для исследователя содержится в архивах, причем как качественной, так и количественной (Lee, 1999).

Этапы использования документации

Перечисленные ниже этапы или процедуры, которым можно следовать для проведения анализа документов, особенно, если исследователь собирает информацию вне своей организации.

1. Собрать документации столько, сколько это возможно, связанных с исследовательским вопросом.

2. Создать протокал для а) записи различных документов и и) ключевых категорий, которые будут искаться

3. Искать темы внутри каждого документа и внутри каждого блока документа (части или в целом), чтобы поднять под-темы и какие-то центральные темы.

4. Сопоставить темы с другими источниками данных – интервью, опросы, наблюдения – провести триангуляцию.

5. Установить взаимосвязь (например, переменных) в исследовательских вопросах.

6. Развить дедуктивное понимание всей темы.

Анализ информации из документации

Часто, в документации содержится текст, например, из годовых отчётов, пресс релизов и публикаций в СМИ, миссии компании, политика правил и процедур, стратегии управления трудовыми ресурсами, политика директив (например, на тренировку). Всё это делает информацию подходящей для качественного анализа содержания или значения текстуального материала. Например, значения, которые люди относят к ситуациям, в которых они оказываются – это базовые моменты исследовния, а не причинные переменные. «Понимание», а не «тестирование гипотезы» становится ключевой методологической проблемой, которую необходимо решить (Forster, 1994, p. 150). Значения не меняются иза=-за нескольких зависимых или независимых переменных. Концепция организации складывается во многом внутри, а не только сторонними наблюдателями. Значения несопоставимых и часто противоречащих текстов определяются посредством анализа значений индивидуальных текстов, абсолютного отнесения их к мирам из которыхонивышли, и переосмысление разрозненных текстов по новому (Forster, 1994).

Через процессы, которые необходимы, чтобы записывать документы. Протокол о записи информации может быть авторитетным, когда устанавливает а) информацию о документе или материала, и б) ключевые категории, которые исследователь ищет в источнике информации (Creswell, 2003). Также нужно указать, была ли получена информация из источника первичной информации (информация получена напрямую от людей или ситуация была изучена) или же из вторичных источников (через вторые руки или опосредованные ситуации).