Роль проверки первичной кассовой документации

В соответствии с Уставом Организация обязана осуществлять оперативный и бухгалтерский учет результатов финансово-хозяйственной деятельности, отчитываться о результатах деятельности в порядке и сроки, устанавливаемые ООО «Марка Рус» и законодательством Российской Федерации. Бухгалтерский учет в организации осуществляется по единой журнально-ордерной системе учета, для автоматизации бухгалтерского учета используется единая автоматизированная система. Учет реализации продукции (товаров, работ, услуг) для определения финансовых результатов от реализации в бухгалтерском учете осуществляется на основе метода начислений, при котором определение выручки от реализации продукции (работ, услуг) производится с даты отгрузки продукции, выполнения работ или оказания услуг. При этом датой отгрузки продукции считается день передачи соответствующего товарораспорядительного документа, датой выполнения работ считается день, когда выполнение работ ( оказание услуг ) было фактически завершено.

Инвентаризацию производят:

-Товарно-материальных ценностей ежегодно по состоянию на 1 октября;

-основных средств – один раз в три года по состоянию на 1 ноября;

-расчетных статей баланса – по итогам расчетов за год.

Учет ведется на бланках первичных документов, утвержденных Госкомстатом РФ.

Основными задачами бухгалтерского учета денежных средств являются: точный, полный и своевременный учет этих средств и операции по их движению; контроль за наличием денежных средств и денежных документов, их сохранностью и целевым использованием; контроль за соблюдением кассовой и расчетно-платежной дисциплины; выявления возможностей более рационального использования денежных средств.

Синтетический и аналитический учет движения денежных средств ведется с помощью программы 1 С 8.2. Предприятие, а также с помощью специальных программ разработанных отделом бюджетирования. Данные учета используются для контроля этих показателей за каждый отчетный день (месяц, год, весь период существования организации). Эти данные позволяют анализировать источники поступления денежных средств на расчетный счет организации, контролировать целевое использование средств, исполнение обязательств перед бюджетом и прочими хозяйственными органами согласно утвержденному календарному графику финансовых платежей, а также планировать денежные поступления в будущем.

Денежные средства являются составной частью оборотных активов организации. К денежным средствам организации относятся деньги в кассе, на расчетных, текущих, специальных счетах, валютных и депозитных счетах. Проверка правильности отражения поступлений денежных средств поступающих с выручкой является начальным этапом для дальнейшего анализа денежных активов. Анализ денежных активов проводится в рамках политики управления денежными активами, которая является элементом политики управления оборотными активами организации в целом.

Моя практика проходила в отделе реализации и движения товара.

Организация «Марка Рус» для ведения кассовой отчетности помимо минимально необходимых действий и документов для обеспечения ведения кассовых операций использует и дополнительные форма кассовой отчетности, пример которых приведен выше.

В мои должностные обязанности в период прохождения практики входило:

• проверка и обработка всей первичной документации, связанной с поступлением розничной выручки в кассы торговых центров, (отчеты по выручке, отчеты кассира-операциониста, Z-отчеты, вкладные листы кассовой книги, препроводительные инкассационные ведомости и т.д.);

• работа со старшими кассирами торговых центров компании на предмет исправления не верно заполненных документов по кассовой дисциплине;

• Проверка кассовой дисциплины (командировки) в торговых подразделениях компании в г. Москве и регионах;

• Работа в архиве с большими объёмами бумажной документации.

В Центральный офис со всем магазинов присылают папки с первичной кассовой документацией, моей основной задачей являлось проверить правильность заполнения первичных документов.

По итогам проверки папок каждого магазина составляется отчет по ошибкам за период, который направляется в проверяемый магазин на доработку. Пример отчета про ошибкам магазина M&S Мега Краснодар за период с 01.01.14 по 31.01.14 приведен в приложении 2.

Документы за один день обычно следующие:

КО-2 – Расходно-кассовые ордера: на возврат товара, на инкассацию торговой выручки (Приложение 3).

КМ-3 - Акт о возврате денежных сумм по кассе (Приложение 4).

КО-1 – Приходный кассовый ордер (Приложение 5).

КМ-6. Справка-отчёт кассира-операциониста(Приложение 6).

КМ-7. Сведения о показаниях счётчиков ККМ и выручке организациим(Приложение 7).

КМ-4. Журнал кассира-операциониста (Приложение 8).

Краткая информация по этим документам:

Расходный кассовый ордер (РКО) используется для оформления выдачи наличных денежных средств из кассы организации.

Выдача наличных денег по данным ордерам может производиться только в день их составления.

При составлении РКО ему присваивается очередной порядковый номер и до передачи в кассу он регистрируется бухгалтерией в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма № КО-3). Унифицированная форма № КО-2 утверждена постановлением Госкомстата России от 18.08.98 г. № 88.

Как правильно заполнить форму КО-2: расходный кассовый ордер выписывается бухгалтером в одном экземпляре. Его подписывает руководитель и главный бухгалтер (или уполномоченное лицо).

В случае, когда к ордеру прилагается документ (заявление, счет и т.п.), имеющий разрешительную надпись руководителя, его подпись на расходном ордере не ставится.  

При получении расходного ордера кассир обязан проверить: - наличие подписи главного бухгалтера и руководителя; - правильность оформления полученных документов; - наличие прилагаемых документов.

Бланк расходного кассового ордера – служит для оформления выдачи наличных денег из кассы. Причем в нем фиксируется не только сумма, но и лицо, получившее её, а также основания для получения. Форма расходного кассового ордера — КО-2 – имеет унифицированный характер и утверждена для обязательного использования всеми субъектами предпринимательской деятельности, а также иных организаций, имеющих кассу и осуществляющих движение денежных средств по ней. Данный бланк не относится к бланкам строгой отчетности, не может их заменять, но в обязательном порядке подлежит учету по Журналу регистрации приходных и расходных кассовых ордеров.

Акт по форме КМ-3 применяют для оформления возврата денежных сумм покупателям (клиентам) по неиспользованным кассовым чекам, в том числе по ошибочно пробитым кассовым чекам.

Унифицированная форма № КМ-3 утверждена постановлением Госкомстата России от 25.12.1998 г. № 132.

Как правильно заполнить акт по форме КМ-3:

В шапке акта указывают:

- наименование организации;

- данные о контрольно-кассовой машине (модель, регистрационный номер и номер производителя);

- ФИО кассира, оформляющего возврат;

В табличной части акта указывают номер и сумму каждого чека, по которому был возврат. Также указывают должность и ФИО сотрудника, разрешившего возврат денег по чеку.

 Все перечисленные чеки должны быть прикреплены к данному акту. Общее количество чеков пишется прописью в строке «Приложение».

Акт по форме КМ-3 составляется в одном экземпляре, подписывается членами комиссии и утверждается руководителем организации. Далее он направляется в бухгалтерию вместе с приложенными погашенными чеками. Акт хранят в течение пяти лет.

На указанную в акте сумму уменьшается выручка кассы и заносится в журнал кассира-операциониста (форма № КМ-4).

Приходный кассовый ордер (ПКО) применяется для оформления поступления наличных денег в кассу организации. ПКО выписывается в одном экземпляре работником бухгалтерии (как правило, кассиром) и подписывается главным бухгалтером. Ордер состоит из двух частей: самого ПКО и квитанции к нему.

Квитанция к ПКО подписывается главным бухгалтером и кассиром, заверяется печатью (штампом) кассира и регистрируется в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов и выдается на руки сдавшему деньги, а приходный кассовый ордер остается в кассе.

Прием денег по приходному кассовому ордеру может производиться только в день его составления. Унифицированная форма № КО-1 утверждена постановлением Госкомстата России от 18.08.98 г. № 88.

Как правильно заполнить форму КО-1: приходный кассовый ордер выписывается в одном экземпляре и составляется на основании документа, подтверждающего факт оплаты (товарный или кассовый чек, авансовый отчёт, Z-отчет по ККМ).

ПКО регистрируется в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов до передачи в кассу; нумерация ведётся с начала года.

После внесения наличных денег в кассу кассир подписывает приходный ордер и квитанцию, также на квитанцию ставится печать или штамп кассира. Далее квитанция выдаётся лицу, внёсшему денежные средства. После завершения кассовой операции кассир ставит на ПКО специальный штамп «Получено» с датой и личной подписью.

Справку-отчёт кассира-операциониста по форме № КМ-6 применяют для составления отчёта о показаниях счётчика одной контрольно-кассовой машины (ККМ) и выручке за рабочую смену.

Унифицированная форма № КМ-6 утверждена постановлением Госкомстата России от 25.12.1998 г. № 132.

Справка-отчёт составляется ежедневно в одном экземпляре кассиром-операционистом, который ставит на ней свою подпись и вместе с выручкой сдаёт старшему кассиру или руководителю. Если в организации одна или две кассы, то кассир может сдавать выручку непосредственно инкассаторам банка. О сдаче денежных средств в банк делается отметка в справке-отчёте.

Справка-отчет подписывается кассиром-операционистом, старшим кассиром и руководителем организации. На основе данных из справки-отчета составляют сводный отчета "Сведения о показаниях счетчиков контрольно-кассовых машин и выручке организации" (форма № КМ-7).

Форма № КМ-7 применяется для составления сводного отчёта о показаниях счётчиков контрольно-кассовых машин (ККМ) и выручке организации за текущий рабочий день. Данная форма является приложением к Справке-отчету кассира-операциониста за текущую дату.

Унифицированная форма № КМ-7 утверждена постановлением Госкомстата России от 25.12.1998 г. № 132.

Форма КМ-7 составляется в одном экземпляре старшим кассиром ежедневно и вместе с актами, справками-отчетами кассиров-операционистов, приходными и расходными ордерами передается в бухгалтерию организации до начала работы следующей смены.

В форме согласно показаниям счетчиков на начало и конец работы по каждой ККМ рассчитывается выручка, в том числе с распределением её по отделам, что подтверждается подписями соответствующих заведующих отделами. В конце таблицы подводятся итоги показаний счётчиков всех контрольно-кассовых машин и итоговая выручка организации с распределением её по отделам.

Согласно актам указывается итоговая сумма денег, выданных покупателям по возвращенным ими кассовым чекам, на которую уменьшается общая выручка организации. Сведения подписываются руководителем и старшим кассиром организации.

Кассовая книга - это учетная ведомость, предназначенная для регистрации операций по поступлению и выдаче наличных денежных средств в организации. Унифицированная форма № КО-4 утверждена постановлением Госкомстата России от 18.08.98 г. № 88.

Каждая организация может вести только одну кассовую книгу. Книга должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана печатью на последней странице, на которой делается запись «В этой книге пронумеровано и прошнуровано ___ листов». Общее количество листов книги заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера организации.

Кассир заносит информацию о совершённых кассовых операциях сразу же после поступления приходного или расходного ордера. Записи в книге ведутся в двух экземплярах через копирку. Вторые экземпляры служат отчётом кассира, к которому прикрепляются все кассовые документы. В конце каждого рабочего дня кассир подсчитывает итоги за день и выводит остаток денег в кассе на следующее число.