Тема 14. Організація офісу проекту

Організація офісу проекту - специфічна інфраструктура, що забезпечує певний територіальний розподілений простір для здійснення діяльностікоманди проекту.Питання командою проекту розглядаються в аспектах, що стосуються її роботи в рамках офісу.

Управління великим проектом, як правило, вимагає досить організованої команди, що складається з керівника (менеджера) проекту, менеджерів і фахівців різних напрямів діяльності, ряду функціональних працівників. Специфіка їхньої діяльності така:

• команда як організаційна структура існує на час реалізації проекту;

• склад команди проекту є не стабільною структурою, а змінюється в міру виконання етапів проекту, тобто частина персоналу залучається на визначений період, наприклад: члени команди можуть працювати над проектом неповний робочий день, а визначений час поряд з іншою, основною діяльністю; члени команди проекту можуть працювати одночасно в різних стабільних організаціях, здійснюючи функції з реалізації проекту паралельно основній роботі; члени команди проекту можуть функціонувати не тільки в межах одного міста, але й у межах віддалених один від одного міст, а також у різних країнах.

Це висуває особливі вимоги до організації роботи команди, головним з яких є необхідність організації інфраструктури, що дозволила б реалізувати як централізовані, так і децентралізовані функції проекту і забезпечити конфіденційність і захист комерційної таємниці проекту. Такою інфраструктурою є офіс команди проекту. Ідеологія офісу, прийнята в розвинутих країнах, трактує офіс не тільки і не стільки як окреме, обладнане комп'ютерною і оргтехнікою приміщення, у якому здійснюється управління проектом, але і як інфраструктуру, що забезпечує всі процеси управління проектом.

Офіс проекту - специфічна інфраструктура, що забезпечує ефективну реалізацію проекту у рамках системи комп'ютерних, комунікаційних і інформаційних технологій і відпрацьованих стандартів здійснення діяльності і комунікацій.

Основне призначення офісу проекту в даному трактуванні полягає в забезпеченні ефективної комунікації членів команди проекту під час спільного виконання робіт, що можливе тільки при наявності розвинутих засобів зв'язку, комп'ютерів і специфічного програмного забезпечення, засобів телекомунікації, різноманітної оргтехніки, сучасних інформаційних технологій та ін. Офіс проекту - це організоване середовище (місце), де члени команди проекту можуть здійснювати процеси керування проектом, проводити наради, переговори З партнерами, зберігати проектну документацію.

Тема 15. Проектне фінансування

Одним з основних завдань управління проектом є організація його фінансування, що має на меті забезпечення проекту інвестиційними ресурсами до складу яких входять не тільки кошти, але и інші інвестиції, що виражаються в грошовому еквіваленті, у тому числі основні й оборотні кошти, майнові права і нематеріальні активи, кредити, позики і застави, права землекористування й ін.

Фінансування проектів є одним з видів інвестиційної діяльності, що завжди є ризиковими, особливо в нинішніх соціально-економічних умовах. Несприятливий інвестиційний клімат, законодавча база, що не відповідає вимогам світової практики керування проектами, є об'єктивними причинами, що заважають ефективній реалізації проектів.

Фінансування проекту повинне здійснюватися при дотриманні таких умов:

• • динаміка інвестицій повинна забезпечувати реалізацію проекту відповідно до тимчасових і фінансових обмежень;

• • зниження витрат фінансових засобів і ризиків проекту повинне забезпечуватися за рахунок відповідної структури і джерел фінансування і визначених організаційних заходів, у тому числі податкових пільг, гарантій, різноманітних форм участі.

Фінансування проекту включає такі основні стадії:

• попереднє вивчення життєздатності проекту (визначення доцільності проекту за витратами і запланованим прибутком);

• розробку плану реалізації проекту (оцінка ризиків, ресурсне забезпечення й ін.);

• організацію фінансування, у тому числі: оцінку можливих форм фінансування і вибір конкретної форми; визначення організацій, що фінансують; визначення структури джерел фінансування;

• контроль виконання плану й умов фінансування.

Фінансування проектів може здійснюватися такими способами:

• самофінансування, тобто використання як джерела фінансування власних засобів інвестора (бюджетних коштів і позабюджетних фондів - для держави, із власних коштів - для підприємства);

• використання позики та інвестицій.

Система фінансування інвестиційних проектів вміщує в собі: джерела фінансування, організаційні форми фінансування.