Проектно-орієнтовані процеси є в основному виробничими або технологічними. Вони зазвичай визначаються життєвим циклом проекту та залежать від сфери застосування, типу та виду проекту.

Процеси управління проектом відносяться у більшій мірі до організаційно-економічних процесів (управління) та спрямовані на рішення управлінських задач, пов’язаних із реалізацією різноманітних функцій управління проектами.

Сукупність процесів управління може бути поділена на 5 груп, кожна з яких включає один або декілька процесів:

- процеси ініціації – формальне визначення того, що починаються роботи по проекту або його наступною фазою;

- процеси планування – розробка плану проекту та діючої організаційно-технічної системи управління для успішного досягнення цілей та результатів проекту;

- процеси виконання – координація людських та матеріальних ресурсів для виконання плану проекту;

- процеси контролю – стеження за ходом виконання проекту й досягненням цілей шляхом моніторингу, кількісної оцінки об’ємів виконаних по проекту робіт та здійснення необхідних коригувальних діянь для ліквідування небажаних відхилень від плану проекту;

- процеси закриття – формальний прийом виконаного проекту або його окремої фази, закриття контрактів та завершення проекту.

Зміст основних робіт по управлінню проектом укрупнено зводиться до наступних:

Ініціація:

- ініціація проекту або його наступної фази;

- розробка концепції проекту;

- техніко-економічне обґрунтування проекту (для будівництва);

- оцінка та затвердження проекту.

Планування:

- планування предметної області проекту (цілі, результати) (предметна область – це сукупність продуктів або послуг, виробництво яких повинне бути забезпечено у рамках проекту);

- структурна декомпозиція проекту; визначення робіт та їх взаємозв’язків; планування ресурсів;

- оцінка тривалості робіт;

- календарне планування робіт;

- оцінка вартості та формування бюджету проекту;

- організаційне планування;

- формування команди проекту;

- планування комунікацій у проекті;

- планування якості в проекті;

- ідентифікація, оцінка ризиків;

- розробка заходів реагування на ризик; планування контрактів та поставок;

- розробка плану проекту (зведений та узгоджений документ, який включає результати усіх результатів планування).

Виконання:

- організація та координація виконання плану проекту;

- розвиток команди проекту;

- розподіл інформації;

- підтвердження предметної області;

- розміщення замовлень на роботи, послуги, поставки;

- вкладання контрактів та їх супроводження.

Контроль та регулювання:

- надання звітів про хід виконання робіт проекту;

- управління змінами;

- контроль предметної області, строків виконання, вартості проекту;;

- контроль заходів по зниженню ризику;

- контроль якості;

- контроль виконання контрактів.

Закриття:

- адміністративне завершення проекту;

- закриття контрактів.

Управляти проектом необхідно для того, щоб виконати його в строк, в межах кошторису та у відповідності до специфікації вимог до нього.

Але не для усіх проекті можуть бути застосовані методи та засоби управління проектами. Це стоїть немалих коштів. Для невеликих проектів у невеликих фірмах не потребується застосування формальних методів та спеціальної організації для управління кожним проектом. З цим справляється один менеджер, відповідний за проект, використовуючи у тому числі “неформальні методи управління”.

Традиційною областю застосування управління проектами є такі складні динамічні системи, як аерокосмонавтика , оборона, будівництво промислових та складних громадських об’єктів, високі технології тощо. Але в останній час сфера застосування управління проектами поширюється, використовується навіть для внутрішньофірмового управління компаніями та їх розвитку.

За даними Міжнародної асоціації управління проектами (IPMA) ефективність управління проектами за усередненими показниками у порівнянні з проектами, що здійснюються традиційними методами; оцінюється:

- зменшення тривалості виконання проекту – на 20-30%;

- економія затрат на проект – 10-15%.

Загальний прибуток від управління проектами, як правило, перевищує пов’язані з ним витрати у 2-3 рази.