1.1.3. Формы

Формы – это средства для ввода и отображения данных. Форма представляет собой бланк, подлежащий заполнению, или маску, накладываемую на набор данных. Форма-бланк позволяет упростить процесс заполнения БД, что дает возможность поручить ввод информации персоналу невысокой квалификации. С помощью формы-маски можно ограничить объем информации, доступной пользователю, обращающемуся к базе данных.

1.2. Проектирование базы данных

Прежде чем приступить к созданию БД, необходимо потратить некоторое время на ее проектирование. Плохая проработка структуры базы приводит к существенным затратам времени на ее переработку в дальнейшем. В целом разработка базы данных включает в себя следующие этапы:

определение назначения базы данных.Разработка каждой БД начинается с изучения проблемы, которую она должна разрешить, или потребности, которую она должна удовлетворить;

принятие решения о том, какие таблицы должна содержать БД. Например, всю возможную информацию о студентах (фамилии, адреса, сведения о родителях, размере стипендии, успеваемости и др.) можно включить в одну таблицу, которая будет очень громоздкой, или распределить данные по нескольким тематическим таблицам;

определение состава полей таблиц БД. Каждое поле должно принадлежать одной отдельной таблице, а информация в нем должна быть структурно-элементарной, т. е. она должна храниться в виде наименьших логических компонентов. Например, не стоит создавать одно большое поле адреса, лучше сделать вместо этого несколько более мелких полей, содержащих почтовый индекс, название области, города, улицы с номером дома и квартиры. Тогда можно быстро разыскать студентов, имеющих одинаковый почтовый индекс или проживающих в одном городе;

назначение связей между таблицами и окончательный просмотр получившейся структуры. В реляционной БД таблицы могут быть связаны друг с другом. Эта связь устанавливается с помощью уникальных полей.Уникальные поля– это такие поля, в которых значения не могут повторяться. Например, серия и номер паспорта однозначно идентифицируют любого человека, имеющего паспорт. Такое поле (комбинация полей), которое однозначно идентифицирует запись в таблице, называетсяпервичным ключом. Для того чтобы связать одну таблицу с другой, надо ввести во вторую таблицу поле первичного ключа из первой таблицы;

практическое создание таблиц, связывание их между собой и экспериментальное наполнение БД пробными данными.Для того чтобы определить, насколько структура базы данных соответствует поставленной задаче и насколько удобно с этой базой работать, необходимо ввести несколько простейших записей;

создание форм, отчетов и запросов для операций с введенными данными.На заключительном этапе создают формы для ввода информации в базу, отчеты для вывода информации и запросы, с помощью которых производится выборка информации из нескольких таблиц.

1.3. Создание базы данных

После запуска Microsoft Access2000 (Пуск → Программы → Офис → Microsoft Access)на экране появляется диалоговое окно (рис. 1), с помощью которого можно открыть одну из заготовок баз данных, приступить к созданию новой базы вручную или воспользоваться для этого встроенным мастером.

Если необходимо создать новую базу данных вручную, в окне MicrosoftAccessвыбираетсяНовая база данныхи нажимаетсяОК –откроется окноБаза данных. В этом окне имеется семь вкладок (рис. 2) – по одной на каждый тип объектов, из которых может состоять база данных: таблицы, запросы, формы, отчеты, макросы, модули, страницы доступа к данным.