3.1. Перемещение данных из (в) другие приложения

Свыше 90% пользователей персональных компьютеров сталкиваются с данными, которые можно обработать с помощью СУБД. При этом любые данные можно конвертировать в таблицы базы данных.

После выполнения подобной операции можно манипулировать большими массивами хранящихся в таблицах элементов и манипулировать ими, связывая в осмысленную информацию.

Одним из преимуществ Accessявляются эффективные и продуманные механизмы преобразования существующих файлов самых разнообразных форматов в формат базы данныхAccess. Такое преобразование называется импортированием и выполняется для файлов других баз данных и файлов электронных таблиц,Accessумеет выполнять обратную процедуруэкспортирование данных в любых форматах.

Кроме импортирования и экспортирования данных у Accessесть еще одна мощная возможностьустанавливать связь с файлами других форматов. В этом случае приложениеAccessслужит интерфейсом для баз данных, созданных другими приложениями. Установив связь с таблицами внешней базы данных любого формата, можно отображать и обрабатывать файлы так, как будто они хранятся в собственных базах данныхAccess.

3.1.1. Задание на лабораторную работу Импорт и связывание таблиц

Создание базы данных в результате импортирования таблиц из MSExcel

Эффективное создание базы данных из таблиц других СУБД (например, MSExcel) вAccessможно выполнить использованием набора специальных инструментов, позволяющих проводить конвертирование таблиц.

Для выполнения этой операции должно выполняться условие, что в первой строке содержатся поля таблицы. Имена полей не должны содержать пробелов, точек (.), восклицательных знаков (!), квадратных скобок ([]) и т.п. Кроме этого, все ячейки импортируемой таблицы должны содержать не формулы или ссылки, а результирующие значения.

В качестве примера импорта таблицы из MSExcelвAccessвоспользуемся списком студентов учебной группы (рис. 14).

Рис. 14. Данные таблицы Учебная группавMSExcel

Выполнение этого задания произвести следующим образом:

1) открыть базу данных Access, в которую будет происходить импортирование;

2) выбрать команду меню Файл→Внешние данные→ Импорт;

3) в раскрывшемся окне в качестве типа файла выбрать тип MSExcel(*.xls) и указать мышью импортируемый файл (рис. 15). После выбора файлаAccessзапустит мастера импортирования электронных таблиц;

4) в связи с тем, что импортируемая таблица содержит заголовки полей нужно установить в окне мастера опцию Первая строка содержит заголовки столбцов;

5) следующий шаг позволяет выбрать место импорта таблицы (рис. 16);

6) если какой-либо из столбцов импортировать не нужно, то необходимо в нижней части окна установить флажок Не импортировать (пропустить) поле;

7) если данные полей записаны в текстовом формате или не форматированные, мастер позволяет выбрать тип данных поля;

8) пункты 6 и 7 можно повторить для каждого поля;

9) следующее окно мастера предназначено для создания первичного ключа создаваемой таблицы. При выборе ключевого поля необходимо помнить, что данных этого поля не должны повторяться. Мастер может создать ключ самостоятельно, для этого необходимо установить соответствующий флажок (рис. 17);

10) задать имя новой таблицы в диалоговом окне мастера;

11) выполнить анализ структуры полей созданной в Accessтаблицы, открыв ее врежиме конструктора.

Перед импортированием данных Accessанализирует около 20 страниц электронной таблицы и назначает типы данных полей исходя из результатов этого анализа. Если данные первые данные поля имеют числовой тип, а последующиетекстовый, тоAccessне импортирует текст. При возникновении ошибок импорта мастер создает таблицу Имя Таблицы_Ошибки Импорта. Проанализировав эту таблицу можно исправить ошибки вручную.

Рис. 15. Выбор формата импортируемых файлов

Рис. 16. Выбор между импортом данных в существующую таблицу и созданием новой таблицы

Рис. 17. Выбор первичного ключа новой таблицы

Преимущество связывания таблиц MSExcelзаключается в том, что изменять значения ячеек таблицы можно непосредственно изAccess.

Для того, чтобы связать таблицу MSExcelс базой данныхAccessнеобходимо:

1) открыть базу данных Access, в которую будет происходить импортирование;

2) выбрать команду меню Файл→Внешние данные→ Связь с таблицами;

3) в раскрывшемся окне в качестве типа файла выбрать тип MSExcel(*.xls) и указать имя связываемого файла. После выбора файлаAccessзапустит мастера связи с электронной таблицей (рис. 18);

4) задать имя новой таблицы в диалоговом окне мастера.

Связанная таблица в окне базы данных отображается с помощью специального значка (рис. 19). Откройте связанную таблицу в Accessв режиме конструктора, проанализируйте типы данных.

Рис. 18. Окно мастера связи с электронными таблицами

Рис. 19. Список таблиц на вкладке Таблицы диалогового окна База данных