Любицкий. Пособие по ИТ. 2007

31

Рисунок 16 – Диалоговое окно для настройки оглавления

Для обновления оглавления после изменения структуры документа или его редактирования оглавление следует выделить и нажать клавишу < F9 > или выбрать в контекстном меню команду Обновить поле.

Создание предметного указателя

Предметный указатель обычно содержит перечень слов и выражений, кото-

рые встречаются в тексте документа, с указанием номеров страниц, на которых они расположены. MS Word позволяет также включить в предметный указатель перекрёстные ссылки на другие термины (например, Бикин, См. Хабаровский край) и на фрагменты документа, расположенные на нескольких страницах

(ХГАЭП, 7 – 12 ). Перед вставкой предметного указателя в текст документа включаемые в предметный указатель элементы должны быть помечены в тексте.

Если в предметный указатель включаются слово или фраза с указанием страниц, на которых они встречаются, их следует выделить и нажать кнопку

32

Пометить элемент на вкладке Ссылки. После этого в диалоговом окне Опре-

деление элемента указателя достаточно нажать кнопку Пометить все

(рисунок 17).

Рисунок 17 – Диалоговое окно для разметки элементов предметного указателя

В результате выполненных действий в текст документа будут вставлены по-

ля типа { XE "формат" }, которые не отображаются в режиме предварительного просмотра и при печати документа на принтере.

Для включения в предметный указатель перекрёстной ссылки на некоторый термин следует вывести на экран диалоговое окно Определение элемента ука-

зателя, в группе Элемент указателя в поле основной: ввести (если он не был выделен заранее) необходимый текст (например, Бикин), включить переключатель перекрёстная ссылка: и создать нужный термин (например, Хабаровский край). В текст будет вставлено поле типа { XE "Бикин" \t "См. Хабаровский край" }.

Для включения в предметный указатель ссылки на фрагмент текста, распо-

ложенный на нескольких страницах, предварительно следует выделить этот фрагмент. Затем нужно нажать кнопку Закладка на вкладке Вставка, в диалоговом окне Закладка ввести имя создаваемой закладки (например, вуз) и нажать кнопку Добавить. После этого курсор необходимо поместить в конец текста,

помеченного закладкой. В дальнейшем на экран требуется вывести диалоговое

33

окно Определение элемента указателя. В этом окне выполняются следующие

действия:

−в поле основной: вводится элемент указателя для помеченного текста (например, ХГАЭП);

−переключатель Параметры включается в положение диапазон страниц;

−в поле со списком закладка: выбирается нужная закладка (вуз);

−нажимается кнопка Пометить.

В тексте появится поле типа { XE "ХГАЭП" \r "вуз" }.

Для вставки предметного указателя в текст документа нужно поместить курсор в месте его размещения, нажать кнопку Предметный указатель на вкладке Ссылки, сделать необходимые настройки в диалоговом окне Указатель и на-

жать кнопку OK.

Для исключения элемента из предметного указателя требуется удалить из текста документа созданное для него поле типа { XE }. Для обновления предметного указателя его нужно выделить, затем нажать кнопку Обновить указатель

на вкладке Ссылки (альтернативными способами являются нажатие клавиши < F9 > и выполнение в контекстном меню команды Обновить поле).

Удаляется предметный указатель с помощью клавиши < Delete >.

Сохранение исправлений и примечаний в документе

Данный режим позволяет работать над документом нескольким пользовате-

лям. При этом имеется возможность просмотра всех изменений, сделанных в до-

кументе, с последующим их принятием или отклонением. Можно создавать примечания, которые будут отображаться в виде выносок на полях документа.

Для включения режима записи исправлений нужно нажать кнопку Исправления на вкладке Рецензирование. Результаты всех выполняемых после этого действий по редактированию документа (вставка, удаление, изменение, форма-

тирование фрагментов текста или рисунков) будут отображаться в документе примерно так, как это выглядело бы при внесении исправлений вручную (на-

пример, при удалении слова оно зачёркивается). Режим записи исправлений выключается повторным нажатием кнопки Исправления.

С помощью открывающегося списка в верхней части группы Отслеживание на вкладке Рецензирование можно просмотреть документ в различных режи-

мах: отображения исправлений в тексте, с учётом всех сделанных исправлений,

в исходном виде.

34

Инструменты группы Изменения на вкладке Рецензирование позволяют перемещаться между исправлениями, принимать или отклонять все или только отдельные исправления.

Для создания примечания необходимо установить курсор в нужном месте текста документа, нажать кнопку Создать примечание на вкладке Рецензиро-

вание и ввести требуемый текст. Для удаления примечаний и перемещения между ними используются кнопки группы Примечания на вкладке

Рецензирование.

Вставка формул

Вставить в документ MS Word математическую формулу можно различными способами.

Если формула часто используется (бином Ньютона, теорема Пифагора, площадь круга и т. д.), достаточно нажать кнопку Формула на вкладке Вставка и

выбрать нужный образец.

Для размещения в документе новой формулы после нажатия кнопки Формула следует выполнить команду Вставить новую формулу. После этого в доку-

менте появится область для вставки формулы и изменится вид ленты – на ней будут отображаться инструменты Конструктора формул. В зависимости от вида формулы по мере её ввода в группе Структуры нужно выбирать необходимый тип структуры (дробь, индекс, радикал, интеграл и т. д.) и конкретный вид структуры. Если в данном виде структуры имеются небольшие прямоугольники с пунктирными границами, в них можно вводить символы с помощью клавиатуры или нажатием кнопок в группе Символы на панели Конструктора формул.

Сноски

Сноски используются для размещения в документе поясняющей информа-

ции и комментариев, связанных с определённым местом в тексте. Место сноски помечается символом, отформатированным иначе, чем основной текст докумен-

та, содержание сноски обычно размещается в нижней части страницы (обычная сноска) или в конце документа (концевая сноска). Текст сносок отделяется от основного текста документа горизонтальной чертой. MS Word автоматически нумерует сноски в рамках всего документа или в пределах его отдельных разде-

лов. Поэтому при удалении, копировании или перемещении сносок их номера автоматически изменяются.

35

Для вставки сноски в режиме, заданном по умолчанию, нужно установить курсор в месте размещения сноски и перейти на вкладку Ссылки. При вставке обычной сноски достаточно нажать кнопку Вставить сноску, концевой – кнопку Вставить концевую сноску. После выполнения этих действий необходимо вве-

сти текст сноски и вернуться в текст основного документа.

Вставлять сноски в документы со сложной структурой рекомендуется с помощью диалогового окна Сноски (рисунок 18). Для его вывода на экран требу-

ется нажать кнопку со стрелкой, расположенную в правом нижнем углу группы

Сноски на вкладке Ссылки.

Рисунок 18 – Диалоговое окно для вставки в документ сносок

Элементы диалогового окна Сноски позволяют организовать вывод обыч-

ных сносок не только в нижней части страницы, но и ниже текста, концевых сносок – в конце раздела; изменить формат номеров или символ отображения сносок; определить характеристики нумерации сносок (начальное значение, об-

ласть применения – раздел или весь документ). Для вставки сноски в текст документа нужно нажать кнопку Вставить (рисунок 18).

Для удаления сноски необходимо удалить её символ в основном тексте до-

кумента, а не в области сносок.

36

Гиперссылки

Гиперссылки в тексте документа обычно создаются для быстрого перехода к определённому месту в текущем документе, к другим документам или веб-

страницам. Перед вставкой гиперссылки предварительно следует установить курсор в нужном месте текста документа или выделить слово (словосочетание),

которое будет представлять собой гиперссылку. Затем нажатием кнопки Гиперссылка на вкладке Вставка на экран выводится диалоговое окно Вставка ги-

перссылки (рисунок 19).

Рисунок 19 – Диалоговое окно для создания в документе гиперссылки

С помощью кнопок, расположенных в левой части окна, можно выбрать ре-

жимы создания гиперссылки на существующий файл или веб-страницу, новый документ, сообщение электронной почты (рисунок 19). Ограничимся проблемой

создания гиперссылки на элементы текущего документа.

Используя гиперссылки, можно переходить к началу документа, его заголов-

кам, созданным заранее закладкам (рисунок 19).

Создать гиперссылку на заголовок можно при условии применения к нему одного из встроенных стилей заголовков MS Word (например, Заголовок 1).

Для создания закладки требуется установить курсор в нужном месте текста документа или выделить некоторое слово (словосочетание), на вкладке Вставка нажать кнопку Закладка и ввести имя закладки в диалоговом окне Закладка.

После выбора в диалоговом окне Вставка гиперссылки места перехода по

гиперссылке, следует нажать кнопку OK.

37

Слияние документов

Слияние документов используется для создания писем, сообщений элек-

тронной почты и других видов продукции, отправляемой в несколько адресов.

В процессе слияния создается новый или открывается уже существующий основной документ, содержание которого (текст, таблицы, картинки, диаграммы и т. д.) является одинаковым для всех адресатов. Затем в этом документе разме-

щаются поля, в которых после завершения слияния перед отправкой корреспон-

денции будут отображаться сведения, различные для разных получателей (на-

пример, их фамилии и адреса). Эти сведения извлекаются из источника данных

(списка), представляющего собой таблицу MS Word, MS Excel, MS Access, ад-

ресную книгу MS Outlook и др. Источник данных создаётся заранее или непо-

средственно в процессе слияния. В дальнейшем его можно использовать неодно-

кратно для формирования различных по содержанию документов.

Мастер слияния

Выполнить слияние документов можно с помощью Мастера слияния (на вкладке Рассылки следует нажать кнопку Начать слияние и выбрать команду

Пошаговый мастер слияния… . Процесс работы с Мастером слияния включа-

ет шесть этапов.

Этап 1. Выбирается тип основного документа (письмо, электронное сообще-

ние, конверты, наклейки, каталог).

Этап 2. Определяется, на основе какого объекта будет создан основной до-

кумент: текущего (открытого в MS Word в настоящий момент) документа, шаб-

лона, существующего документа.

Этап 3. Создаётся новый или открывается уже имеющийся источник данных.

На этом этапе можно создавать и изменять структуру источника данных, редак-

тировать источник данных: добавлять или удалять записи, корректировать введенную в него ранее информацию (команда Изменить список… ).

Этап 4. Вводится или редактируется текст основного документа. В основном документе размещаются поля слияния. При этом могут использоваться стан-

дартные элементы, предлагаемые MS Word, или поля, заранее созданные пользователем (команда Другие элементы… ).

Этап 5. Выполняется предварительный просмотр полученных результатов

(это позволяет своевременно выявить допущенные ошибки и вернуться к преды-

38

дущим этапам работы Мастера слияния для их исправления). Можно найти эк-

земпляр документа, созданный для конкретного адресата, используя кнопки в области задач или ссылку Найти получателя… . При отправке корреспонденции только отдельным адресатам из списка выполняется фильтрация записей (ко-

манда Изменить список… ).

Этап 6. Реализуется окончательное слияние основного документа и источни-

ка данных. Созданные экземпляры документа можно сразу напечатать на прин-

тере (команда Печать… ) или включить их в составной документ, сохраняемый в отдельном файле (команда Изменить часть писем… ).

Выполнить слияние документов можно с помощью кнопок на вкладке Рас-

сылки. При этом порядок действий, реализуемых в процессе создания составно-

го документа, определяется пользователем. Например, можно начать работу с создания нового источника данных.

Действия, выполняемые в ходе создания составного документа с помощью Мастера слияния и кнопок на вкладке Рассылки практически идентичны.

Создание и редактирование источника данных

После нажатия кнопки Выбрать получателей следует выбрать команду

Ввести новый список… и ввести в диалоговом окне Новый список адресов

(рисунок 20) необходимые данные.

Рисунок 20 – Диалоговое окно для создания нового источника данных

39

Для ускорения процесса создания нового источника данных MS Word пред-

лагает использовать в качестве полей слияния элементы, наиболее часто употребляемые при составлении писем и другой корреспонденции: Фамилия, Организация, Город, Индекс и т. д. Для оптимизации структуры источника данных

(например, добавления полей с нестандартными названиями) в диалоговом окне

Новый список адресов следует нажать кнопку Настройка столбцов…

(рисунок 20).

Кнопки в диалоговом окне Настройка списка адресов (рисунок 21) позво-

ляют добавлять, удалять и переименовывать поля в источнике данных, изменять их взаимное расположение.

Рисунок 21 – Диалоговое окно для редактирования структуры источника данных

После заполнения источника данных (списка) сведениями он сохраняется на внешнем носителе в файле СУБД MS Access (имеет расширение .mdb).

Для изменения источника данных можно открыть этот файл в MS Access и

выполнить с хранящейся в нём таблицей необходимые действия. Эту задачу можно решить более простыми средствами: вначале нажать кнопку Изменить список получателей на вкладке Рассылки, затем в диалоговом окне Получате-

ли слияния в поле Источник данных выбрать нужный файл и нажать кнопку Изменить… . В дальнейшем с помощью инструментов диалогового окна Изме-

40

нение источника данных можно реализовать действия по созданию новых,

удалению или редактированию уже имеющихся данных.

Вставка в документ полей слияния

Для вставки в основной документ поля слияния курсор устанавливается в том месте текста документа, где требуется разместить поле, затем на вкладке Рассылки нажимается кнопка Вставить поле слияния и из появившегося спи-

ска имён полей выбирается нужное. Имя поля слияния отображается в основном документе в кавычках, например, «Фамилия». Для проверки правильности выполненной работы можно нажать кнопку Выделить поля слияния на вкладке Рассылки – имена полей слияния в документе будут отображаться на сером

фоне.

Предварительный просмотр результатов слияния

До завершения процесса слияния документов можно просмотреть получен-

ные результаты в виде, в котором они будут выведены на печать. Для этого нужно нажать кнопку Просмотр результатов на вкладке Рассылки и с помощью кнопок счётчика, находящегося на ленте в группе Просмотр результатов, по-

следовательно вывести на экран отдельные экземпляры полученного составного документа.

Формирование итогового составного документа

Для завершения слияния следует нажать кнопку Найти и объединить на вкладке Рассылки, выбрать команду Изменить отдельные документы, в диа-

логовом окне Составные новые документы определить, какие записи источни-

ка данных (все, текущая, в некотором диапазоне номеров) будут включены в создаваемый составной документ.

Фильтрация записей в источнике данных

Обычно нет необходимости отправки корреспонденции всем получателям,

сведения о которых приводятся в источнике данных. Для выбора из списка отдельных адресатов на вкладке Рассылки нужно нажать кнопку Изменить список получателей, выполнить команду Фильтр… и в диалоговом окне Фильтр и сортировка перейти на вкладку Отбор записей. После ввода в поля диалого-

вого окна условий отбора (пример приводится на рисунке 22), следует нажать кнопку OK.