Глава 7 Коммерческая работа по оптовым закупкам товаров

7.1. Содержание и организация закупочной работы

Закупка товаров представляет собой одну из важных составных частей коммерческой деятельности. В качестве поставщиков товаров могут выступать производители товарной продукции, посредники, оптовые ярмарки и рынки, товарные биржи, аукционы, как в России, так и за рубежом.

Закупочная деятельность включает в себя такие операции, как:

• изучение и прогнозирование покупательского спроса;

• выявление и изучение источников поступления и поставщиков товаров;

• ориентирование на цену товара, соответствующую действующей рыночной конъюнктуре;

• организация хозяйственных связей с поставщиками товаров, включая подготовку и заключение договоров поставки;

• организация учета и контроля за ходом выполнения договорных обязательств.

Исходя из перечисленных операций, закупочная деятельность должна проводится с соблюдением следующих обязательных условий:

• конкуренции поставщиков;

• свободы выбора поставщика;

• свободы выбора цены;

• равноправия партнеров по сделке купли-продажи независимо от форм собственности, государственной принадлежности, формы предприятии;

• материальной и моральной (этической) ответственности партнеров по сделке друг перед другом;

• самостоятельности коммерческого работника, осуществляющего закупку товара.

Экономически эффективной коммерческую работу по оптовым закупкам следует признать в случае установления хозяйственных связей с поставщиками и приобретение необходимых товаров удовлетворительного качества по минимальным ценам.

Закупка товаров предполагает проведение следующей коммерческой работы:

• исследование и прогнозирование покупательского спроса;

• поиск и изучение основных поставщиков, формирующих товарное предложение;

• налаживание связей (по возможности, постоянных) с поставщиками;

• оформление заявок н заказов поставщикам;

• подготовка и заключение договоров поставки товаров;

• осуществление закупки товаров у их производителей, посредников, оптовых продавцов и других возможных поставщиков;

• Контроль, учет и анализ закупочной деятельности.

Кратко рассмотрим содержание перечисленных мероприятий коммерческой работы по оптовой закупке товаров. Исследованием и прогнозированием покупательского спроса занимаются специалисты - маркетологи. Для этого им необходимо вести постоянным учет движения и продажи товаров, систематизировать заявки и заказы потребителей, анализировать причины неудовлетворенного спроса, работать с покупателями.

Поиски изучение поставщиков, определяющих формирование товарного предложения, достигается путем постоянного мониторинга производителей товаров, настойчивой работы с ними, создания у них заинтересованности в работе с предприятием, осуществляющим закупки. При этом необходимо систематически посещать оптовые ярмарки и рынки, товарные биржи, торги и аукционы, изучать рекламные объявления в средствах массовой информации, следить за специальной прессой, биржевыми каталогами и прейскурантами.

Налаживание тесных связей с поставщиками предусматривает формирование долгосрочных договорных обязательств, осуществление прямых контактов, стабильное производство закупок без посредников.

Подача предприятиями торговли предварительных заявок и заказов поставщикам товаров является одной из привычных форм стабилизации закупочной деятельности, способствующей усилению предсказуемости спроса н предложения товаров и, тем самым, повышению эффективности коммерческой работы.

Заявка - это документ торгового предприятия, направляемый поставщику и содержащий сведения о потребности предприятия в конкретных товарах на определенный период. Строго говоря, заявка ни к чему не обязывает ни коммерческую организацию или предприятие, ни поставщика.

Заказ, в отличие от заявки - это официальное требование ком­мерческого предприятия, направленное поставщику и содержащее перечень определенных товаров, которое предприятие хотело бы при­обрести за определенный период. Как только заказ принимается поставщиком к исполнению, он обретает права договора поставки со всеми вы вытекающими отсюда последствиями.

Заявки и, особенно, заказы представляются в письменном виде и подлежат учету. В отдельных случаях, например, по товарам простого ассортимента, возможна продажа этих товаров по телефонным и/или телеграфным заявкам.

Контроль, учет и анализ закупочной деятельности имеет главной целью:

• ведение наблюдения за ходом выполнения сторонами условий договором закупки товаров по срокам;

• проверку количества и ассортимента поставляемых товаров;

• проверку качества поставляемых товаров, особенно после дальних транспортных перевозок;

• сбор материалов для предъявления претензий поставщику по срокам поставки, количеству, качеству и ассортименту поставляемого товара;

• выработку обоснованных рекомендаций для корректировки коммерческой работы по опыту неудачных поставок.

Во всех случаях контроль, учет и анализ закупочной деятельности должен производиться лишь в том объеме, который способствует по­вышению эффективности коммерческой деятельности, росту прибыли. Чрезмерные учет, контроль и анализ не менее вредны, чем недос­таточные. При осуществлении закупок коммерческие организации или предприятия должны придерживаться определенных принципов.

Во-первых, на ранних стадиях формирования ассортимента целе­сообразно закупать и продавать лишь ограниченное количество на­именований товаров, чтобы коммерческие службы могли сосредото­чить свои усилия на повышении качества и установлении стандартов на качество основных товаров. Только после этого можно дальше рас­ширять и углублять ассортимент.

Во-вторых, целесообразно установить тесное сотрудничество на всех уровнях: между товароведами коммерческих служб и технологами производства, между производителями и оптовиками. Необходимо поддерживать и развивать совместную работу по формированию ассортимента, улучшению качества п разработке новых товаров.

Рациональная организация закупки означает приобретение товаров нужного качества, в нужном количестве, в нужное время, у надежного поставщика, по приемлемой цене.