7.3 Главные этапы выбора поставщика
В современных условиях на рынке функционирует большое количество поставщиков схожих товаров, между которыми ведется жесткая конкуренция. Поэтому одним из важнейших этапов закупочной работы коммерческих структур является установление хозяйственных связей с поставщиками требуемых товаров.
Выбирая поставщиков, предприятия должны учитываться следующие факторы:
конкурентно способность товаров;
стоимость закупаемых товаров - цены и возможные скидки;
надежность поставщика - его деловую репутацию;
условия поставки - период времени от размещения заказа до его исполнения, минимальный и максимальный размер партии, ответственность продавца за поставки;
условия расчетов - наличие возможности платежа, возможность получения кредита;
удаленность поставщика - местоположение предприятия-поставщика, так называемый транспортный рычаг: формирование окончательной цены товара, включал транспортную составляющую.
С учетом этих факторов охарактеризуем основные этапы выбора поставщика.
Во-первых, определение собственных потребностей. Процесс управления закупками начинается с определения тех объемов поставки товаров, которые следует закупить коммерческой службе и поставить конкретным потребителям по действующим договорам. Кроме того, определяется потребность организации в закупке каких-либо товаров для собственных нужд. В некоторых случаях, касающихся производства, например при изменении ассортимента выпускаемой готовой продукции, на этом этапе может быть скорректирован состав потребителей и (или) номенклатура товаров.
Во-вторых, оценка заявок и заказов потребителей. Как только собственные потребности определены, должны быть установлены требования к весу, размерам, параметрам поставок, планы и спецификации на каждую позицию ассортимента или определенную номенклатурную группу товаров. Кроме того, должны быть установлены те требования потребителей, которые они предъявляют к организации поставок.
В-третьих, определение типа закупок. В настоящее время существует три основных типа организации закупок товаров в зависимости от их продолжительности и сложности:
установившиеся закупки;
периодически модифицируемые закупки (в которых меняется или поставщик, или параметры закупаемых товаров);
новые закупки, вызванные появлением и особенностями спроса нового потребителя.
В-четвертых, анализ рынка. Поставщики товаров для организации или предприятия могут функционировать в различной рыночной среде и при разном типе рынка: монополистическом, олигополистическом, высококонкурентном. Знание и анализ рынка поставщиков помогают персоналу коммерческой службы организации или предприятия определить количество возможных поставщиков, их профессионализм и другие факторы, позволяющие правильно организовать закупки.
В-пятых, установление всех возможных поставщиков. Эта операция включает определение всех возможных поставщиков определенного вида (номенклатуры) товаров, которые могут удовлетворить требования покупателей. Важным моментом является включение в этот список тех поставщиков, услугами которых организация или предприятие ранее не пользовалось.
В-шестых, предварительная оценка возможных поставщиков. Заключается в сравнении предлагаемого (рекламируемого) поставщиками качества товаров и сервиса с требуемым. Такую оценку должны проводить эксперты как производственного, так и торгового менеджмента.
В-седьмых, доставка товаров и сопутствующий сервис. Эта процедура охватывает операции, связанные с реализацией процесса поставок конкретного ассортимента товаров от поставщиков: оформление договорных отношений, передача прав собственности на товары, процедуры заказов, транспортировка, грузопереработка, хранение, складирование и т. п.
В ряде случаев на этом этапе могут приниматься решения по организационной структуре собственных каналов товародвижения от выбранного поставщика.
В-восьмых, контроль и оценка выполнения закупок. После завершения процесса доставки должен быть организован входной контроль качества товаров. Эффективность управления закупками оценивается в результате непрерывного контроля и проверки выполнения условий договоров по срокам, ценам, параметрам поставок, качеству товаров и сервиса.
Кроме определенных количественных критериев оценки поставщика существует большая группа качественных показателей, которые играют важную роль в процедуре с выбора., но трудно поддаются определению. К таким показателям относятся имидж поставщика, отсутствие негативных сообщений о нем от партнеров по бизнесу или в средствах массовой информации, доброжелательность, способность к контакту и длительным партнерским отношениям и т. п.
Негативная оценка хотя бы по одному из таких показателей может вычеркнуть поставщика из списка возможных партнеров. Важную, роль в этом плане играют упаковка товаров, сопутствующие сервисные услуги в виде соответствующих инструкций, обучения пользованию, возврата некондиционных товаров, другие виды предпродажного и послепродажного сервиса.
В некоторых случаях сюда же относится совместная работа по разработке новых видов или модификации используемых товаропроизводителем материальных ресурсов. Если в номенклатуру покупаемых материальных ресурсов входят сложные технические компоненты (например, агрегаты для автомобилей или сборочные единицы компьютеров), то в состав сопутствующего сервиса входит такие обеспечение необходимыми запасными частями.
Не последнюю роль в выборе поставщика играет его географическое расположение. Важность этого критерия определяется, прежде всего, транспортными расходами на доставку товаров, Партнерство с близлежащими поставщиками обеспечивает, как правило, доставку товаров, большую надежность поставок, лучшие условия для кооперации и интеграции деятельности. Однако следует учитывать, что удаленные поставщики могут обеспечить поставку товаров более высокого качества, по более низким ценам, с лучшим сервисом.
Расстановка приоритетов при выборе поставщика зависит от очень большого числа факторов. Укрупненно их можно свести к трем основным: цена, качество, сервис (надежность) поставок.
Фактор цены как самих товаров, так и затрат, связанных с управлением закупками, является преобладающим для большинства организации и предприятий, так как напрямую определяет величины прибыли. Поэтому прежде всего поставщики отбираются по ценовому критерию. Обычно менеджер по закупкам пользуется четырьмя базовыми процедурами определения цен товаров потенциальных поставщиков: ценами товарных бирж, прайс-листами, ценовыми котировками и переговорами напрямую с поставщиками. Цены товарных барж (в частности, крупных фьючерсных барж) являются наилучшими, на момент котировки, ориентирами, так как определяются из условия равновесия спроса и предложения. Прайс-листы обычно публикуются специальными изданиями и поставляются вместе с товарами. Издаваемые поставщиками каталоги содержат подробные прайс-листы на вес виды предлагаемых товаров.