7.4 Приемка товаров
Приемка поступивших товаров заключается в проведении проверки товаров по количеству - соответствия фактического наличия товара данным, содержащимся в транспортных, сопроводительных и /или расчетных документах, а также по качеству и комплектности - требованиям к качеству товаров, предусмотренных в договоре.
Приемка поступивших товаров осуществляется материально ответственным лицом (например, заведующим складом оптового предприятия, кладовщиком, заведующим секцией или заместителем директора магазина в зависимости от объемов деятельности и организационной структуры предприятия) на основании товаросопроводительных документов в соответствии с Инструкцией о порядке приемки продукции производственно-технического назначения и товаров народного потребления по количеству (утв. постановлением Госарбитража СССР от 15.06.1965 г. № П-6 с изменениями от 29.12.1973 т. и от 14.1 1.1974 г.) и Инструкцией о порядке приемки продукции производственно-технического назначении и товаров народного потребления по качеству (утв. постановлением Госарбитража СССР от 25.04.1966 r. № П-7 с изменениями, внесенными постановлениями Госарбитража СССР от 29.12.1973 г. № 81 и от 14.11.1974 г. № 98).
Приемка товара на складе поставщика осуществляется представителем предприятия-покупателя на основании доверенности на получение товара и накладной. Если товар находится в ненарушенной таре, то приемка ведется по количеству мест и массе-брутто или по количеству товарных единиц по маркировке на таре.
Если не проводилась проверка фактического наличия товара в таре, то делается отметка об этом в сопроводительном документе.Этим упрощается процедура выставления претензий поставщику в случае возникновения несоответствия фактического количества товара указанному при окончательной приемке.
При повреждении или отсутствии тары, а также в случае отсутствия или нарушения маркировки тары товара принимается по количеству единиц, массе-нетто и качеству.
Необходимо обратить внимание на то, чтобы отпуск товара был подтвержден круглой печатью предприятия-поставщика и подписью лица, отпустившего товар. В том случае, если в ходе отпуска товара было изменено количество товара против указанного в накладной (например, при нехватке в определённый момент какого-либо вида товара на складе отпущено меньше требуемого) в обязательном порядке делаются отметки об этом во всех экземплярах накладной.
В розничных предприятиях, как правило, в связи с небольшими объемами поступления товаров окончательная приемка проводится путем сплошного вскрытия тары и полной проверки товаров по количеству и качеству (этот способ часто применяется и при приемке товаров на складе поставщика).
Если количество и качество товара соответствуют указанному в товаросопроводительных документах, то на накладную накладывается прямоугольный штамп предприятия (может быть использован угловой штамп) или типовые штампы «склад № ...», «оприходовано», «получено» и другие, что подтверждает факт приемки товаров и соответствие принятых товаров данным, указанным в сопроводительных документах. Обязательно должна быть указана дата приемки (часто она проставляется в штампе), которая во многих случаях не совпадает с датой отпуска товаров, указываемой в накладной поставщиком.
Материально ответственное лицо, осуществляющее приемку товара, ставит свою подпись на товаросопроводительных документах и заверяет ее круглой печатью предприятия.
В случае несоответствия фактического наличия товаров или отклонения по качеству, установленного в договоре, данным, указанным в сопроводительных документах, составляется акт, который является юридическим основанием для выставления претензий поставщику. При этом в сопроводительных актировании. Акт составляется только на те товары, по которым установлены расхождения. По товарам, поступившим в полном соответствии по количеству, качеству и комплектности с сопроводительными документами поставщика, делается отметка в конце акта: «По остальным товарно-материальным ценностям расхождений нет».
Акт о несоответствии товара по количеству может быть составлен по типовой или произвольной форме и утверждается директором предприятия не позднее следующего дня. Содержание акта определяется п. 25 Инструкции о порядке приемки товаров по количеству № П-6. В некоторых случаях (что зависит от принятой практики работы торгового предприятия) приемка по количеству совмещается с приемкой товара по качеству составлением единого акта.
В состав комиссии по приемке товаров входят представитель администрации или руководитель структурного подразделения, принимающий товар на хранение; материально ответственное лицо(а); представитель поставщика или производителя, если это предусмотрено условиями договора; а также представитель незаинтересованной стороны. В состав комиссии по приемке товаров по качеству включаются товароведы. Все лица, входящие в комиссию, должны быть ознакомлены с Инструкциями о порядке приемки товаром по количеству и/или качеству, о чем делается соответствующая отметка в акте.
В качестве представителя незаинтересованной стороны для участия в приемке товара могут выступать представители о6щестмснности предприятии, представители местных органов власти, независимые эксперты.
В качестве представителей общественности предприятия-получателя не могут выделяться материально ответственные лица; лица, связанные с учетом, хранением, приемкой и отпуском материальных ценностей, а также руководители предприятия и их заместители, работники юридической службы.
Полномочия представителя незаинтересованной стороны на участие в приемке товаров должно подтверждаться соответствующим документом - удостоверением. Удостоверение может быть только разовым, выдается для участил в приемке конкретной партии товара «поступившие от (поставщик), дата поступления, по (документ: наименование, номер, дата)». В удостоверении указывается номер и место выдачи, фамилия, имя, отчество, место работы и должность представителя. Удостоверение обязательно содержит образец личной подписи уполномоченного, которая удостоверяется руководителем предприятия и заверяется круглой печатью. Решение о сроке полномочий представителей общественности принимается профкомом (профсоюзной организацией) предприятия, о чем делается указание в удостоверении.
Следует учесть, что в качестве представителей должны участвовать лица, компетентные в вопросах приемки товаров, что особенно важно при проведении (или совмещении) приемки по количеству и качеству.
В том случае, если товар поступил в предприятие без сопроводительных документов поставщика, то приемка проводится по фактическому наличию товара с оформлением акта приемки по типовой или произвольной форме. При этом в акте указывается, какие документы отсутствуют.
На складах розничных и оптовых предприятий при первичной приемки товара от поставщиков в случае обнаружения брака составляется акт согласно Инструкции о порядке приемки товара по качеству № П-7, который утверждается руководителем фирмы не позднее трехдневного срока с момента составления. Акт может иметь типовую или произвольную форму, но должен быть составлен в соответствии с требованиями п. 29 данной инструкции. В состав комиссии при первичной приемке товаров по качеству как незаинтересованная сторона могут входить эксперты бюро товарных экспертиз, и в этом случае наличие товароведа предприятия не является обязательным условием. Следует иметь в виду, что привлечение независимого эксперта приводит к приостановлению приемки.
Особенности приемки товаров, поступивших по импорту. Условия приемки импортных товаров по количеству и качеству устанавливаются в контрактах с иностранными поставщиками. Если порядок и сроки приемки товаров не были специально оговорены в контракте или договоре, следует руководствоваться соответствующими нормативными актами.
Как правило, приемка товаров, поступивших в ненарушенной таре или упаковке иностранного поставщика, производится на складе конечного покупателя путем сплошной проверки товаров. Если товар поступает в розничное или оптовое предприятие через посредников, вскрывших тару или упаковку иностранного поставщика, то приемка товара происходит в обычном порядке, как и при поставке отечественных товаров.
В случае установления несоответствия фактического количества товара или обнаружения товаров, не отвечающих требованиям по качеству, установленным контрактом, составляется рекламационный акт. Для составления акта необходимо пр1асутствие материально ответственных лиц торгового предприятия, представителя иностранного поставщика (при согласии поставщика возможно составление акта при его отсутствии) и эксперта Торгово-промышленной палаты РФ или компетентного представителя незаинтересованной организации при наличии документа, удостоверяющего его право на участие в приемке товара (например, эксперт АО «Ростест»). Рекламационный акт составляется отдельно по каждому иностранному поставщику на каждую партию товара, поступившего по одному транспортному документу.