Общество с ограниченной ответственностью «Калина Нова»	ИНСТРУКЦИЯ по делопроизводству	«__» апреля 2013г.
		Страница | 57
		Дело № _______

Содержание
№ п/п	Наименование заголовков	Стр.
	Общие положения ………………………………………………………………...	3
	Распределение ответственности ……………………………..………..………...	3
	Основные понятия …………………………………………………...……………	4
	Общие положения документирования …………………………..………………	5
	Состав и правила оформления реквизитов документов ……….………………	6
	Дата документа ……………………………………………………………………	6
	Регистрационный номер документа ………………………………..……………	7
	Место составления ………………………………………………………………..	7
	Адресат ……………………………………..……………………………………...	7
	Гриф утверждения документа ………………………………………......……….	8
	Резолюция ……………………………………….………………………………...	9
	Заголовок к тексту ………………………………….……………………………..	9
	Отметка о контроле …………………………………………………………..…...	10
	Текст документа …………………………………………………………………...	10
	Отметка о наличии приложения ………………………………………………….	11
	Подпись ……………………………………………...…………………………….	11
	Гриф согласования документа …………………………………………………...	12
	Визы согласования документа ………………………………………………..….	13
	Оттиск печати …………………………………………………...………………...	13
	Отметка о заверении копии ………………………………………………...…….	14
	Отметка об исполнителе ………………………………………………………….	14
	Отметка об исполнении документа и направлении его в дело ………………..	14
	Отметка о поступлении документа в организации ………….………………….	15
	Идентификатор электронной копии документа ………………………….……..	15
	Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов ……..	15
	Распорядительные документы …………………………………...………………	15
	Приказы по организации …………………………………………………..…….	15
	Распоряжение по организации ……………………………………….…………..	16
	Административно-организационные документы ……………………………….	17
	Положение …………………………………..……………………………………..	17
	Инструкция ……………………...…………………………………………………	17
	Информационно-справочная документация….................................................	18
	Протокол …………………...………………………………………………………	18
	Акт ……………….…………………………………………………………………	19
	Справка …………..………………………………………………………………...	20
	Служебные, докладные, объяснительные записки ……………………………..	21
	Служебные письма ………………………………………………………………..	22
	Договора …………………………………..……………………………………….	22
	Основные требования к оформлению договоров ………………………………	24
	Заключение договоров …………………………….……………………………...	25
	Споры между сторонами по проектам договоров (преддоговорные споры)….	26
	Порядок согласования договоров ………………………………………………..	26
	Регистрация, выполнение и хранение договоров ……………………………….	29
	Организация документооборота ..………………………………………………..	29
	Прием и первичная обработка поступающих документов …………………….	29
	Предварительное рассмотрение документов ……………………………………	30
	Регистрация входящей и исходящей документации ……………………………	30
	Регистрация внутренней документации …………………………………………	30
	Порядок прохождения внутренних документов ………………………..………	30
	Порядок подготовки и передачи документов на подпись …………………….	31
	Организация контроля исполнения ………………………………………………	31
	Заключительные положения …………………………………………..…………	32
	Приложение № 1 - Расположение реквизитовуглового бланка ………………	33
	Приложение № 1.1. - Расположение реквизитовпродольного бланка ….…….	34
	Приложение № 2 - Образец оформления приказа по основной деятельности	35
	Приложение № 3 - Образец оформления распоряжения …………………..….	36
	Приложение № 4 - Образец оформления положения …………………………..	37-38
	Приложение № 5 - Образец оформления инструкции ……………………….…	39-40
	Приложение № 6 -Образец оформления полного протокола …………………	41
	Приложение № 7 - Образец оформления краткого протокола ………….…….	42
	Приложение № 8 - Образец оформления акта …………………………..…...	43
	Приложение № 9 - Образец оформления внешней справки ………………..…	44
	Приложение № 10 - Образец оформления внутренней справки ……………….	45
	Приложение № 11 - Образец оформления служебной записки ………………	46
	Приложение № 12 - Образец оформления докладной записки ………………	47
	Приложение № 13 - Образец оформления объяснительной записки ……..….	48
	Приложение № 14 - Образец оформления служебного письма …….…….……	49
	Приложение № 15 - Образец оформления договора ……………………………	50-51
	Лист ознакомления с инструкцией по делопроизводству ……………..……...	52-56

1. Общие положения

1.1. Инструкция по делопроизводству вводится в целях установления единых требований к подготовке, обработке, хранению и использованию образующихся в деятельности Общества документов, совершенствования делопроизводства Общества и повышения его эффективности.

1.2. Инструкция по делопроизводству распространяется на организацию работы с документами независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами, включая подготовку, обработку, хранение и использование документов, осуществляемые с помощью информационных технологий.

1.3. Работники Общества несут дисциплинарную и иную установленную законодательством ответственность за несоблюдение требований Инструкции по делопроизводству.

1.4. При уходе в отпуск, переводе (перемещении) по работе или в случае увольнения, работники обязаны передать по акту приема-передачи все находящиеся у них документы работнику, ответственному за делопроизводство структурного подразделения, или другому работнику по указанию руководителя структурного подразделения Общества.

2. Распределение ответственности

2.1. Начальник службы делопроизводства отвечает за:

- Организацию, ведение и совершенствование делопроизводства на основе единой политики, использование современных информационных технологий в работе с документами, методические руководства и контроль над соблюдением установленного порядка работы с документами в структурных подразделениях осуществляет служба делопроизводства;

- работу секретарей структурных подразделений или работников, назначенных приказом Генерального директора Общества и совмещающих выполнение делопроизводственных обязанностей с другими функциональными обязанностями.

- организацию работы архива организации.

2.2. Секретарь руководящего состава Общества отвечает за:

- обработку входящих, исходящих, внутренних документов, доставку (направление) их по назначению;

- регистрацию приказов, распоряжений;

- своевременное обеспечение структурных подразделений копиями приказов и распоряжений.

- своевременное представление документации руководящему составу и передачу документации с резолюцией руководящего состава в структурные подразделения Общества;

- оперативное хранение документов;

- регистрацию решений руководителей;

- своевременное обеспечение структурных подразделений копиями решений;

- оформление дел для сдачи в архив.

2.3. Руководители структурных подразделений отвечают за:

- организацию делопроизводства в структурных подразделениях, назначение ответственных за делопроизводство;

- сохранность документации, поступающей в структурные подразделения;

- исполнение документов.

2.4. Функции, задачи, права и ответственность службы делопроизводства регламентируются положением о ней, должностные обязанности работников службы делопроизводства и работников, отвечающих за организацию работы с документами в структурных подразделениях, устанавливаются, должностными инструкциями.

3. Основные понятия

В делопроизводстве используются следующие основные понятия:

«автор документа» – физическое или юридическое лицо, создавшее документ;

«бланк документа» – набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа;

«вид документа» – принадлежность документа к определенной группе документов по признакам содержания и целевого назначения;

«делопроизводство» – деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними в Обществе;

«документирование» – фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке;

«документооборот» – движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;

«заверенная копия» – копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу;

«запрос информации» - обращение пользователя информацией в устной или письменной форме, в том числе в виде электронного документа, в Общество, другие государственные органы, органы местного самоуправления либо к их должностным лицам, а также к иным юридическим и физическим лицам (индивидуальным предпринимателям) о предоставлении информации об их деятельности;

«копия документа» – документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы;

«номенклатура дел» – систематизированный перечень наименований дел, формируемых в Обществе, с указанием сроков их хранения;

«объем документооборота» – количество документов, поступивших в Общество и созданных им за определенный период;

«официальный документ» – документ, созданный Обществом, другими государственными органами, органами местного самоуправления либо их должностными лицами, а также иными юридическими и физическими лицами (индивидуальными предпринимателями), оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот Общества;

«оформление документа» – проставление необходимых реквизитов, установленных правилами документирования;

«подлинник документа» – первый или единственный экземпляр документа;

«регистрация документа» – присвоение документу регистрационного номера и запись в установленном порядке сведений о документе;

«реквизит документа» – обязательный элемент оформления документа;

«служба делопроизводства» – структурное подразделение Общества, на которое возложены функции по ведению делопроизводства, а также лица, ответственные за ведение делопроизводства в других структурных подразделениях Общества;

«унифицированная форма документа» – совокупность реквизитов и типовых фрагментов текста документа, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации;

«шаблон бланка» – бланк документа (унифицированная форма документа), представленный в электронной форме;

«электронная цифровая подпись» - реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного электронного документа от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа электронной цифровой подписи и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации в электронном документе;

«электронный документ» – документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме;

«юридическая сила документа» – свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления.