10.3. Регистрация входящей и исходящей документации

10.3.1. Вся поступающая в Общество корреспонденция регистрируется в журнале регистрации документов (далее - журнал). В Журнале указывается название документа, дата его поступления, от кого поступил документ, исполнитель документа, которому передан документ.

10.3.2. Входящие документы регистрируются независимо от способа их доставки.

10.3.3. Документы, поступившие в Общество в рабочее время, проходят первичную обработку и передаются на регистрацию в день поступления, при поступлении в нерабочее время – на следующий рабочий день;

10.3.4. Входящая документация (оригиналы либо копии), а также копии исходящей документации хранятся у Секретаря. После рассмотрения Генеральным директором Общества документы с резолюциями направляются иисполнителям через Секретаря и доводятся до их сведения под роспись.

10.3.5.Документы, подписанные Генеральным директором Общества и предназначенные для отправки, передаются Секретарю, где производится их регистрация в журнале исходящих документов, подготовка к отправке и отправка.

10.3.6.Копии отправляемой корреспонденции с визами подшиваются в соответствующие папки.

10.4. Регистрация внутренней документации

10.4.1. В соответствии с действующим законодательством в Обществе издаются следующие внутренние документы:

• Служебная, докладная записка;

• заявление;

• ходатайство;

• предписание.

10.4.2. Документы, подготовленные сотрудниками Общества, должны быть предельно краткими и ясными по содержанию, всесторонне обоснованными, отредактированными и при необходимости согласованными с другими структурными подразделениями.

10.5. Порядок прохождения внутренних документов

10.5.1. Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и оформления должно соответствовать прохождению отправляемых документов, а на этапе исполнения - поступающих документов.

10.5.2. Ответственность за качество подготовки документов и достоверность содержащихся в них сведений возлагается на лиц, подготовивших и подписавших документы.

10.5.3. Документы передаются Секретарю Общества, который регистрирует их в журнале внутренней документации и передает адресату. В Журнале указывается номер документа, дата получения, кто подготовил, адресат и результат рассмотрения.

10.5.4. Результат рассмотрения документа доносится до подготовившего его через Секретаря Общества либо самостоятельно адресатом.

10.6. Порядок подготовки и передачи документов на подпись

10.6.1.Документация, подготовленная в установленной форме, передается Исполнителем для подписания Генеральным директором - делопроизводителю ежедневно до 15⁰⁰ ч.

10.6.2. Делопроизводитель подготавливает пакет документов, для подписи Генеральным директором, по группам документации:

• входящая корреспонденция;

• исходящая корреспонденция;

• внутренние документы;

• кадровые документы;

• документы, связанные с договорной работой;

• финансово-бухгалтерские документы;

• прочие.

10.6.3. Подача документации на подпись Генеральному директору осуществляется ежедневно с 16⁰⁰ ч. до 17⁰⁰ ч.

10.6.4. В обязательном порядке подлежит возврату документация, если на ней не проставлены визы согласования.

10.6.5. Доработка документации с учетом замечаний Генерального директора осуществляется Исполнителем в указанный Генеральным директором срок. После доработки с учетом замечаний Генерального директора документация подлежит повторному визированию.

Возврат проекта документа для доработки, не может служить основанием для продления сроков исполнения поручений Генерального директора.

10.6.6. Ответные документы передаются на подписание вместе с материалами, на основании которых они составлены.

10.6.7. Передача документации на подпись Генеральному директору, исключая делопроизводителя, считается допустимой только для:

• Финансового директора;

• Начальника отдела кадров.