8.2. Акт

8.8.2.1. В некоторых случаях акты (образец оформления акта в приложении №8) не только фиксируют установленные факты и события, но и содержат выводы, рекомендации и предложения (акты проверок, обследований, ревизий и т.п.). 

8.8.2.2. Датой акта является дата события.

8.8.2.3. Акты отличаются широким разнообразием по своему назначению и содержанию:

• сдачи-приемки (работ, материальных ценностей, документов);

• обследования (состояния техники безопасности, противопожарной безопасности; условий труда; результатов деятельности);

• испытаний (образцов, систем, технологий);

• выделения к уничтожению (материальных ценностей, документов);

• передачи (структурного подразделения из одной организации в другую);

• нарушения установленных правил;

• ревизии, инвентаризации;

• расследования аварий, несчастных случаев;

• ликвидации организации и т.д. 

8.8.2.4. Заголовок к акту должен грамматически согласовываться со словом "акт",

П р и м е р: акт проверки финансово-хозяйственной деятельности Общества;

акт списания материальных ценностей.

8.8.2.5. Датой акта является дата события (проверки, обследования, экспертизы и т.п.).

8.8.2.6. Текст акта состоит из двух частей: вводной и основной (констатирующей).

8.8.2.7. В акте указываются число экземпляров акта и их местонахождение:

П р и м е р:Составлен в 3 экземплярах:

1-й экземпляр – бухгалтерия;

2-й экземпляр – коммерческий отдел;

3-й экземпляр – покупатель.

8.8.2.8. При составлении актов ревизий и обследований их содержание согласовывается с должностными лицами, деятельность которых отражается в акте. Акт считается принятым и вступает в действие после его подписания всеми членами комиссии (рабочей группой) или всеми лицами, участвовавшими в его составлении.

8.8.2.9. Подписи располагаются в той же последовательности, как и фамилии во вводной части, но без указания должности.

8.8.2.10. Конечная стадия создания акта – утверждение Генеральным директором.

8.8.2.11. Лицо, не согласное с содержанием акта, обязано подписать его с оговоркой о своем несогласии. Особое мнение члена комиссии следует оформлять на отдельном листе и прилагать к акту.

8.3. Справка

8.8.3.1. Справки, отражающие основную (производственную) деятельность Общества, могут быть внешними и внутренними. Внешние справки(образец оформления внешней справки в приложении №9) составляются для представления во внешние организации,внутренние справки(образец оформления внутренней справки в приложении №10) – для представления руководству Общества или на рассмотрение коллегиального органа.

8.8.3.2. Внешние справки оформляются на общем бланкеОбщества аналогично внешнимдокладным запискам, внутренние – на стандартном листе бумаги аналогично внутренней докладной записке с теми же реквизитами.

8.8.3.3. Заголовок к тексту справки должен отвечать на вопрос "О чем?" и может включать указание на период времени, к которому относятся изложенные в справке сведения.

П р и м е р:Справка о комплектовании тематического комплекта "Информационно-справочная система архивной отрасли"

8.8.3.4. Текст справки, состоит из двух частей:

• в первой излагаются факты, послужившие основанием для ее составления;

• во второй приводятся конкретные сведения, отражающие существо вопроса.

Текст справки может состоять только из одной (второй) части. Если справка содержит однородную систематизированную информацию, ее текст оформляется в виде таблицы. Если в справку включаются сведения по нескольким вопросам, ее текст может состоять из нескольких разделов. 

8.8.3.5. Внешние справки подписывают Генеральный директор или его заместитель.

8.8.3.6. Справку, содержащую сведения финансового характера, подписывают Генеральный директор организации, главный бухгалтер и заверяют печатью.

8.8.3.7. Внутренние справки подписываются руководителем структурного подразделения или специалистом-составителем.