1. Общие положения

1.1. Заведующий архивом относится к категории руководителей.

2. Функции

2.1. Руководство работой архива Общества.

3. Должностные обязанности

Заведующий архивом исполняет следующие обязанности:

3.1. Руководит работой архива (архивного отдела) муниципального образования, ведомства, организации (далее - архив).

4. Права

Заведующий архивом имеет право:

4.1. Участвовать в обсуждении проектов решений руководства организации.

5. Ответственность

5.1. Заведующий архивом привлекается к ответственности:

- за ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, - в порядке, установленном действующим трудовым законодательством Российской Федерации;

6. Лист ознакомления с должностной инструкцией

заведующего архивом

№ п/п	ФИО	Подпись, ознакомления с инструкцией	Дата, ознакомления с инструкцией

Приложение № 6

Образец оформления полного

протокола

Общество с ограниченной ответственностью

«Калина Нова»

ПРОТОКОЛ

11.02.2013 г.

№

09/и

производственного совещания

г.Великие Луки

Председатель: Иванов В.В.

Секретарь: Петрова М.В.

Присутствовали: Воробьев К.В., Сенина Е.О., Ярославцева Е.Н., Ярославцев Т.Н.

ПОВЕСТКА ДНЯ:

1. Об организации производственной деятельности Управления производства и внедрения информационных систем.

Доклад технического директора Воробьева К.В.

2. О введении системы скидок для компаний на информационные системы по документационному обеспечению управления и архивному делу.

Доклад коммерческого директора Ярославцевой Е.Н.

1. СЛУШАЛИ:

Воробьева К.В. в связи с увеличением объема производственной деятельности и штатной численности Управления производства и внедрения информационных систем на 3 единицы представил подготовленное предложение по улучшению технического обеспечения управления (прилагается).

ВЫСТУПИЛИ:

Иванов В.В. поддержал предложение Воробьева К.В.

ПОСТАНОВИЛИ:

1. Произвести закупку 3-х компьютеров необходимой конфигурации для Управления производства и внедрения информационных систем.

2. Обеспечить рациональное распределение новых компьютеров между работниками отдела в соответствии с подготовленным предложением.

2. СЛУШАЛИ:

Ярославцеву Е.Н. текст доклада прилагается.

ВЫСТУПИЛИ:

Воробьева К.В. поддержал предложение Ярославцевой Е.Н.

Ярославцев Т.Н. привел данные о применении системы скидок для компаний холдинга.

ПОСТАНОВИЛИ:

1. Разработать Управлению сбыта информационных систем систему скидок для компаний холдинга на информационные системы по документационному обеспечению управления и архивному делу.

Председатель личная подписьВ.В. Иванов

Секретарь личная подписьМ.В.Петрова

Приложение № 7

Образец оформления краткого протокола

Общество с ограниченной ответственностью «Калина Нова»
ПРОТОКОЛ
11.02.2013 г.				№	10/к

производственного совещания

г.Великие Луки

Председатель: Иванов В.В.

Секретарь: Петрова М.В.

Присутствовали: Воробьев К.В., Сенина Е.О., Ярославцева Е.Н., Ярославцев Т.Н.

Рассмотренные вопросы:

1. Реализация проекта производства комбикорма АА-11;

2. Участие в специализированной выставке.

 

Принятые решения:

1. Приступить к производству комбикорма АА-11.

2. Поручить производственной службе разработать и представить на утверждение план модернизации оборудования. 

3. Принять участие в специализированной выставке.

1.4. Поручить отделу маркетинга: - подготовить пакет презентационных материалов. - обеспечить тиражирование рекламных материалов. - разработать и представить на утверждение план маркетинговых мероприятий.

Председатель личная подпись В.В. Иванов

Секретарь личная подписьМ.В.Петрова

Приложение № 8

Образец оформления акта

Общество с ограниченной ответственностью «Калина Нова»	УТВЕРЖДАЮ  Генеральный директор ООО «Калина Нова» личная подписьВ.В. Иванов 13.01.2013 г.
АКТ 12.01.2013 г. № 56/б
г.Великие Луки
О проверке сохранности документов
Основание: приказ директора от 01.11.99 № 12 «О мерах по обеспечению сохранности документов» Составлен комиссией: Председатель - заместитель директора по персоналу Петров П.П.
Члены комиссии: 1. Заместитель главного бухгалтера Сидорова С.С. 2. Начальник отдела кадров Васильева В.В. 3. Менеджер Романова Р.Р.
В период с 10.11.12 г. по 12.11.12 г. комиссия проводила проверку организации и условий хранения управленческих документов.       В ходе проверки установлено:       1. Документы хранятся в структурных подразделениях.       2. Дела формируются не в соответствии с номенклатурой дел.       3. Отмечен случай утери документа (письмо ЗАО «Восход» от 15.03.12 г. № 123).
Комиссия рекомендует:       1. Установить порядок централизованного хранения документов в канцелярии.       2. Выделить и оборудовать специальное помещение для архива.
Составлен в 2 экз.: 1-й экз. - в дело № 01-14; 2-й экз. - в объединение «Мосгорархив»
Председатель личная подпись	П.П. Петров
Члены комиссии: личная подписьС.С. Сидорова личная подписьВ.В. Васильев личная подписьР.Р. Романова

Приложение № 9

Образец оформления внешней справки

Общество с ограниченной ответственностью «Калина Нова»		Генеральному директору объединения "Мосторг" В.В. Гаврилову
СПРАВКА
09.01.2013 г. № 1
г.Великие Луки

О комплектовании товарных фондов

в 2012 году

В 2012 году комплектование товарных фондов магазинов холдинга происходило за счет следующих источников (в тыс. руб.):

1. Торговая база "Мосторгбанк" – 20 000

2. Объединение "Антенна" – 123 000

3. Объединение "Товароэкспорт" – 10 560

Генеральный директор личная подписьВ.В. Иванов

Приложение № 10

Образец оформления внутренней справки

Общество с ограниченной ответственностью «Калина Нова»		Генеральному директору В.В. Иванову
СПРАВКА
09.01.2013 г. № 2
г.Великие Луки

О наличии мебели

На складе № 13 имеется в наличии следующая мебель:

№ п/п	Наименование мебели	Количество, шт.
1	Стол письменный	12
2	Кресло офисное	10

Заведующая складом личная подписьА.В.Сидоренко

Приложение № 11

Образец оформления служебной записки

Производственный отдел		Начальнику отдела безопасности В.Г. Куроедову
СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА
14.10.2013 г. № 01-20/47
О выходе на работу в выходной день

В связи с производственной необходимостью (подготовкой к проведению расширенного совещания 17.10.2013 г.) прошу Вас разрешить вход в здание 15.10.2013 г. специалисту производственного отдела Захоржевской Лидии Олеговне.

Начальник производственного отдела      личная подписьТ.Ф. Хлопушко

Приложение № 12

Образец оформления докладной записки

Производственный отдел		Начальнику отдела безопасности В.Г. Куроедову
ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА
14.10.2013 г. № 01-20/47

О нарушении трудовой дисциплины

Ставлю Вас в известность, что вчера 13.10.2013 г. в течение 2-х часов с 15⁰⁰ч. и до конца рабочего дня специалист производственного отдела Фрегатов Роман Викторович отсутствовал на рабочем месте.

Оправдательных документов, свидетельствующих об уважительности причины отсутствия, Фрегатовым Р.В. не представлено.

В связи с допущенным нарушением, учитывая его повторный характер, предлагаю Фрегатову Р.В. объявить выговор.

Начальник производственного отдела      личная подписьТ.Ф. Хлопушко

Приложение № 13

Образец оформления объяснительной записки

Производственный отдел

Начальнику отдела безопасности

В.Г. Куроедову

ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА

14.10.2013 г. № 01-123

Об опоздании на работу

Я, Живанец Ксения Юрьевна, менеджер производственного отдела, 13.10.2013 г. опоздала на работу с 08⁰⁰ч. до 10⁰⁰ч. по причине транспортной аварии.

Выданную транспортным предприятием справку прилагаю.

Менеджер                          личная подписьК.Ю. Живанец

Приложение № 14

Образец оформления служебного письма

Общество с ограниченной ответственностью

«Калина Нова»

Генеральному директору ОАО «Каскад»

М.М. Васильеву

просп.Октябрьский, д.75, г.Великие Луки

Псковская область, 182113

Тел. /факс: [phone], 3-86-77, 3-84-22

E-mail: [e-mail]

ОКПО 93139705, ОГРН 1126025000232

ИНН/КПП 6025038310/602501001

01.04.2013 г.

№ 152/12

На №

500

от

01.08.2012 г.

О сотрудничестве

Уважаемый Михаил Михайлович!

Благодарю Вас за интерес, проявленный к нашей компании и выпускаемой нами продукции.      Рассматривая ОАО «Каскад» как постоянного и надежного партнера, специалисты нашей фирмы со всей ответственностью подошли к изучению Вашего предложения. Результаты проведенных нами исследований позволяют достаточно уверенно констатировать: реализация проекта имеет серьезные коммерческие перспективы.      К моему большому сожалению, мы не сможем начать поставки продукции до июля 2013г. поскольку до этого срока связаны определенными договорными обязательствами.      Очень рассчитываю на Ваше понимание данной ситуации и надеюсь, что мы сможем вернуться к продолжению диалога.

С уважением,

Генеральный директор личная подписьИ.И. Иванов

П

риложение № 15

Образец оформления договора