Раздел 8. Основное содержание и порядок ведения учета денежных средств

 

8.1 Учет кассовых операций

Для расчетов наличными деньгами каждая организация должна иметь кассу и вести кассовую книгу по установленной форме. Получение и расходование наличных денег из кассы регламентируется письмом Центрального банка РФ №40 от 22 сентября 1993 г. "Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации". Движение наличных денег в кассе организации оформляется приходными и расходными кассовыми ордерами.

В кассовых документах все реквизиты должны быть заполнены четко и ясно, подчистки, помарки или исправления не допускаются Выдача приходных и расходных кассовых ордеров на руки лицам, вносящим или получающим деньги, не разрешается. Прием и выдача денег по кассовым ордерам могут производиться только в день их составления.

При получении приходных и расходных кассовых ордеров кассир обязан проверить: наличие и подлинность на документах подписи главного бухгалтера, а на расходном кассовом ордере - подписи руководителя и главного бухгалтера; правильность оформления документов; наличие перечисленных в документах приложений.

В случае несоблюдения одного из этих требований кассир возвращает документы в бухгалтерию для надлежащего их оформления. Приходные и расходные кассовые ордера немедленно после получения или выдачи денег подписываются кассиром, а прилагаемые к ним документы погашаются штампом или надписью "Оплачено" с указанием даты (числа, месяца, года).

Приходные и расходные кассовые ордера до передачи в кассу регистрируются бухгалтерией в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов. Расходные кассовые ордера, оформленные на основании платежных (расчетно-платежных) ведомостей на оплату труда и других платежей, регистрируются после выдачи заработной платы и других выплат в установленные сроки. Журнал регистрации позволяет контролировать целевое назначение полученных и израсходованных наличных денежных средств организацией, правильность нумерации кассовых документов, обеспечивает полноту и своевременность произведенных кассиром операций.

Информация о поступлении и выдаче наличных денег организации на основании приходных и расходных кассовых ордеров обобщается в кассовой книге. Записи в кассовую книгу производятся по мере совершения кассовых операций, оформленных первичными документами. Каждая организация имеет только одну кассовую книгу, листы которой должны быть пронумерованы, прошнурованы, а сама книга опечатана сургучной иди мастичной печатью. Количество листов в кассовой книге заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера данной организации. Записи в кассовой книге ведутся в двух экземплярах, вторые экземпляры листов служат отчетом кассира, первые - остаются в кассовой книге, поэтому и первые, и вторые экземпляры листов нумеруются одинаковыми номерами. Подчистки и не оговоренные исправления в кассовой книге не допускаются, сделанные исправления заверяются подписями кассира, главного бухгалтера или лица, его заменяющего.

В кассовой книге отражается остаток денежных средств на начало дня, который соответствует остатку на конец предыдущего дня, а также приход и расход денежных средств за день, согласно приходным и расходным кассовым документам. Кассовая книга является комбинированным регистром бухгалтерского учета, в котором находит отражение движение денежных средств с указанием корреспондирующих счетов, а также от кого и за что имели место поступления денежных средств, кому и на какие цели они были выданы. Ежедневно в конце рабочего дня кассиром подсчитываются итоги кассовых операций за день, выводится остаток денег в кассе на следующее число и передается в бухгалтерию второй отрывной лист в качестве отчета кассира с приходными и расходными кассовыми документами под расписку в кассовой книге.

В организациях в условиях автоматизированной обработки учетной информации кассовая книга ведется автоматизированным способом, при котором формируется ведомость "Вкладной лист кассовой книги" с указанием всех обязательных реквизитов, необходимых для данного учетного регистра. Одновременно с ней составляется ведомость "Отчет кассира" с прилагаемыми к нему первичными кассовыми документами. Обе названные ведомости имеют одинаковое содержание и назначение, аналогичное кассовой книге. Нумерация листов кассовой книги в этих ведомостях осуществляется автоматически в порядке возрастания с начала отчетного года. По истечении месяца в ведомости "Вкладной лист кассовой книги" автоматически печатается общее количество листов кассовой книги за каждый месяц, а в конце отчетного периода - общее количество листов кассовой книги за год.

Кассир после получения ведомостей "Вкладной лист кассовой книги" и "Отчет кассира" обязан проверить правильность составления указанных документов, подписать их и передать отчет кассира вместе с приходными и расходными кассовыми документами в бухгалтерию под расписку во вкладном листе кассовой книги.

В целях обеспечения сохранности и удобства пользования ведомости "Вкладной лист кассовой книги" в течение года хранятся кассиром отдельно за каждый месяц. По окончании календарного года (или по мере необходимости) эти ведомости брошюруются в хронологическом порядке. Общее количество листов за год заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера организации, и книга сдается в архив на соответствующее хранение.

Бухгалтерская обработка отчета кассира заключается в проверке правильности оформления приходных и расходных кассовых документов, соответствия записей в отчете данным прилагаемых к нему документов, подсчета итогов операций за день и остатка на начало и конец рабочего дня. Должны быть сверены суммы полученных и сданных наличных денег в учреждения банка с соответствующими выписками банка по расчетному и другим счетам организации. После проверки кассового отчета в нем проставляются номера корреспондирующих счетов в специальных графах, отведенных для этой цели.

Если в расходных кассовых ордерах нет расписки получателя денежных средств, выдача денег из кассы считается неправомерной, а сумма взыскивается с кассира как недостача. Если наличные деньги не оформлены приходными кассовыми ордерами, то они рассматриваются как излишек кассы и включаются в состав внереализационных доходов организации.

Организация может держать в своей кассе денежные средства только в пределах лимита, величина которого устанавливается по согласованию с обслуживающим его банком. Размер лимита обусловливается влиянием таких факторов, как: среднедневная выручка, среднедневной расход наличных денег, особенности деятельности организации, режим работы Лимит денежных средств организации может изменяться по согласованию с обслуживающим банком в случае увеличения наличного денежного оборота. Если организация не согласовала с обслуживающим - ее банком лимит остатка наличных денежных средств в кассе, то любой остаток в кассе считается сверхлимитным. Вся денежная наличность сверх лимита сдается в банк. Организация не имеет права накапливать в кассе наличные деньги сверх установленных лимитов для покрытия предстоящих расходов, включая расходы на оплату труда.

Для учета наличия и движения денежных средств в кассе организации используется счет 50 "Касса",к которому могут быть открыты следующие субсчета: 50-ГКасса организации", 50-2"Операционная касса",50-3"Денежные документы".

Для учета иностранной валюты в кассе организации открываются дополнительные субсчета к счету 50 "Касса" с целью получения сведений о движении валюты по каждому ее виду.

Субсчет 50-ГКасса организации" применяется для учета движения денежных средств в кассе.

Субсчет 50-2"Операционная касса" используется организациями, в составе которых имеются территориально обособленные структурные подразделения (почтовые отделения, железнодорожные кассы, пристани, приемные пункты службы быта и др.). Эти подразделения осуществляют наличные денежные расчеты за выполненные работы и услуги с физическими и юридическими лицами по счетам, квитанциям и другим расчетным документам. Субсчет применяется также торговыми организациями, которые осуществляют расчеты с населением за проданные товары с применением кассовых аппаратов. В этих случаях получение денежных средств фиксируется в книге кассира-операциониста, открываемой на каждую контрольно-кассовую машину. В ней отражаются показания счетчика и сумма, сданная старшему кассиру в конце дня, обе эти величины должны быть одинаковыми, в противном случае выявляется излишек или недостача денежных средств в операционной кассе. При этом книга кассира-операциониста не заменяет кассового отчета организации. Обобщение сведений о поступлении денежных средств за день (разница между показаниями счетчиков на начало и конец дня — выручка от продажи товаров) производится старшим кассиром. Оприходование выручки главной кассой организации отражается в кассовом отчете⁷.

Субсчет 50-3"Денежные документы" используется учета оплаченных денежных документов — авиабилетов санаторных путевок, почтовых марок, вексельных марок и марок государственной пошлины. Денежные документы оформляются аналогично денежным средствам в касс организации по приходным кассовым и расходным кассовым ордерам, на основе которых составляется отчет движении денежных документов. Аналитический учет де нежных документов ведется по их видам. Выделение это части кассовых операций в отдельный субсчет обусловлено разнообразным составом денежных документов и их оценкой по сумме фактических затрат на приобретение.

Синтетический учет кассовых операций ведется в ведомостях (машинограммах) по поступлению и расходованию денежных средств и денежных документов, которые составляются по окончании отчетного периода на основании первичных документов.

Для составления отчета о движении денежных средств информация о денежном обороте средств в кассе обобщается по основной, инвестиционной и финансовой деятельности.

 

Корреспонденция счетов по учету кассовых операций

	Содержание хозяйственной операции	Корреспонденция счетов
		дебет	кредит
	Оприходованы в кассу наличные деньги, полученные по чекам в учреждениях банков	50	51,52,55
	Денежные средства, числящиеся в пути, оприходованы	50	57
	Оприходованы в кассу суммы ранее выданных авансов	50	60
	Поступили в кассу суммы от покупателей, заказчиков	50	62
	Оприходованы в кассу излишне уплаченные суммы оплаты труда	50	70
	Оприходованы в кассу суммы авансов, ранее полученных подотчетными лицами	50	71
	Оприходованы в кассу суммы погашенного наличными материального ущерба, причиненного работниками, поступили платежи от работников-заемщиков	50	73
	Оприходованы в кассу взносы учредителей в счет вкладов в уставный капитал организации	50	75
	Оприходованы в кассу суммы задолженности от разных организаций и лиц	50	76
	Наличные денежные средства, валюта сданы в банк и зачислены на расчётный, валютный, специальный счета организации	51,52,55	50
	Перечислены денежные средства как переводы в пути	57	50
	Предоставлены наличными займы другим организациям	58	50
	Оплачена из кассы задолженность поставщикам, выданы авансы	60	50
	Оплачена задолженность по полученным авансам	62	50
	Погашена наличными задолженность по расчетам с бюджетом	68	50
	Отражены выплаты работникам из кассы пособий по социальному страхованию	69	50
	Выплачены заработная плата, премии, пособия, дивиденды	70	50
	Выданы денежные средства под отчет	71	50
	Выданы займы работникам ор1анизации	73	50
	Выплачены дивиденды учредителям	75	50
	Погашена задолженность разным организациям и лицам	76	50
	Выкуплены у учредителей акции (доли) в уставном капитале	81	50
	Отражена недостача денежных средств в кассе	94	50
	Оплачены расходы, связанные с чрезвычайными обстоятельствами хозяйственной деятельности	99	50