Курс лекций по дисц. ОБЩИЙ МЕНЕДЖМЕНТ
.pdfнако опыт руководства подсказывает, что именно может случится с высокой достоверностью. В такой ситуации руководитель может использовать суждение о возможности свершения альтернатив с той или иной субъективной или предполагаемой вероятностью.
Неопределенность. Решение принимается в условиях неопределенности, когда невозможно оценить вероятность потенциальных результатов. Наивысшим потенциалом неопределенности обладает социокультурная., политическая и наукоемкая среда. Сталкиваясь с неопределенностью, руководитель может использовать две основные возможности:
1)попытаться получить дополнительную релевантную информацию
иеще раз проанализировать проблему;
2)действовать в точном соответствии с прошлым опытом, суждениями или интуицией и сделать предположение о вероятности событий.
Время и изменяющаяся среда. Ход времени обуславливает изменения ситуации. Если они значительны, ситуация может преобразиться настолько. Что критерии для принятия решения станут недействительными. Поэтому решения следует принимать и воплощать в жизнь, пока информация и допущения, на которых основаны решения, остаются релевантными и точными.
Информационные ограничения. Порой необходимая для принятия решения информация недоступна или стоит слишком дорого. В стоимость информации включают время руководителей и подчиненных, затраченное на ее сбор, а также фактические издержки, например, связанные с анализом рынка, оплатой машинного времени, использованием услуг внешних консультантов и т.п. Существуют три варианта обстоятельств, с которыми может столкнуться руководитель, оценивая затраты и выгоду от дополнительной информации:
Вариант 1 – выгода от каждой дополнительной единицы информации равна затратам на ее получение.
Вариант 2 – расходы на получение дополнительной информации перекрываются выгодами до определенной точки.
Вариант 3 – выгоды от получения дополнительной информации превосходят затраты на нее.
Поведенческие ограничения. Многие из факторов, затрудняющих межличностные и внутриорганизационные коммуникации, влияют на принятие решений. Например, руководители по-разному воспринимают существование и серьезность проблемы, ограничения и альтернативы и т. д.
Негативные последствия. Принятие управленческих решений во многих отношениях является искусством нахождения эффективного компромисса. Выигрыш в одном почти всегда достигается в ущерб другому. Подобные негативные последствия необходимо учитывать, принимая решения. Часто руководителю приходиться выносить субъективное решение о том. Какие негативные побочные эффекты допустимы при условии до-
171
стижения желаемого конечного результата.
Взаимозависимость решений. В организации все решения некоторым образом взаимосвязаны. Крупные решения имеют последствия для организации в целом, а не только для сегмента, непосредственно затрагиваемого тем или иным решением. Способность видеть, как встраиваются и взаимодействуют решения в системе управления, становится все более важной по мере продвижения на верхние этажи власти.
4. Факторы качества управленческих решений Качество управленческих решений - совокупность свойств, обес-
печивающих успешное их выполнение и получение определенного эффекта. В составе свойств управленческих решений выделяются обоснованность, своевременность, эффективность, непротиворечивость, конкретность, простота, полномочность и др.
Обоснованность управленческого решения проявляется в необходимости учета всей совокупности факторов и условий, связанных с его разработкой. При этом важное место отводится качеству используемой информации, ее достоверности и полноте, своевременности поступления. Решения обосновываются не только по организационным, техническим, правовым, но и по психологическим критериям. В частности, опытные руководители до объявления решения создают благоприятную психологическую обстановку, чтобы вызвать у подчиненных положительное впечатление. Не рекомендуется «нагонять страх», так как создается оппозиция руководителю.
Обоснованность решения не должна вызывать сомнения у исполнителей. Наряду с ответом на главный вопрос, что необходимо сделать, исполнителям должны быть ясны и другие: почему нужно сделать именно так, а не иначе; чем лучше прежнего новый порядок вещей; насколько это соответствует не только интересам предприятия, но и каждого работника.
Эффективность управленческого решения подчеркивает обязательность соотношения ожидаемого и достигнутого экономического и социального эффекта с затратами на его разработку реализацию. Соблюдение данного требования является основной предпосылкой выживания и процветания предприятия в условиях рыночной экономики.
Отдельные авторы рассматривают управленческий труд как сумму решенных управленческих ситуаций, а качество решений, как определяющий критерий эффективности этого труда. Очевидно, критерием качества решений выступает их практическое внедрение.
Решения должны приниматься в срок. В этом смысле значение своевременности принятия решений подчеркивает утвердившееся мнение хозяйственников, предпочитающих недостаточно обоснованно; решение его отсутствию вообще.
Своевременность решения - важное условие эффективности. За-
172
поздалое решение не исправляет положения. Если возникает проблема на предприятии, события не ждут, они направленно развиваются. На разрешение проблем требуется определенное время. За этот период изучается обстановка, собираются необходимые данные, чтобы подготовить решение, принять и реализовать его. Чем больше времени отводит себе руководитель на подготовку и принятие решения, тем меньше остается его для исполнения. Ставя подчиненных в ограниченные временные рамки, руководитель заведомо наносит ущерб эффективности собственных решений Время принятия решений необходимо соотносить с состоянием моральнопсихологического климата в коллективе, поэтому полезно проводить целенаправленную психологическую подготовку к новому решению.
Непротиворечивость управленческого решения выражается в необходимости его предварительного согласования с ранее принятыми в данной фирме, а также проверки соответствия нормативно-правовом документам органов управления и контроля (федеральным, региональным, ведомственным).
Чтобы решение было правомочным, оно должно приниматься органом (лицом), имеющим на это соответствующие полномочия, законное основание, право.
Конкретность управленческого решения проявляется в четком указании: кто что и когда должен выполнить.Решение должно быть простым по форме и ясным по содержанию, чтобы быть понятным не только лицу, его принимающему, но и адресату исполнения.
Итак, основные элементы, влияющие на качество процесса разработки и реализации управленческого решения - это информация, набор целей управления, методы разработки управленческого решения, набор объектов, входящих в концептуальную модель предприятия, используемая управленческая технология, выбранное свойство процесса разработки управленческого решения, форма его подачи, организационный аудит управленческого решения. Дополнительно к уже рассмотренным элементам необходимо добавить и общесистемные: законы управления и организации и законы для организаций. Посредством этих законов осуществляется процесс разработки и реализации управленческого решения. Все перечисленные элементы должны усиливать действия друг друга, т.е. составлять систему, обладающую свойством эмерджентности.
5. Модели и методы принятия управленческих решений
Рассмотрим особенности моделирования, типы моделей и некоторые широко используемые методы принятия решений.
В науке управления в настоящее время широко используются моде-
ли.
Модель - это представление объекта, системы или идеи в некоторой форме, отличной от самой целостности. Модель несколько упрощает ре-
173
альную жизненную ситуацию, к которой она применяется.
Существует ряд причин, обусловливающих использование моде-
ли вместо попыток прямого воздействия с реальным миром:
Сложность. Поскольку реальный мир исключительно сложен и фактическое число переменных значительно превосходит возможности любого человека, постичь его можно, упростив реальный мир с помощью моделирования.
Экспериментирование. Встречается множество управленческих ситуаций, в которых, до принятия окончательного решения желательно разработать и экспериментально проверить альтернативные варианты.
Ориентация управления на будущее. Невозможно наблюдать яв-
ление, которое еще не существует и, может быть, никогда не состоится, как и проводить прямые эксперименты. Моделирование – единственный к настоящему времени систематизированный способ увидеть варианты будущего и определить потенциальные последствия альтернативных решений, что позволяет их объективно сравнивать.
Типы моделей:
Физическая - то, что исследуется с помощью увеличенного или уменьшенного описания объекта или системы. Например, архитектурная модель нового микрорайона города;
Аналоговая - представляет исследуемый объект аналогом, который ведет себя как реальный объект, но не выглядит как таковой. Это графики, схемы и т.д. Пример аналоговой модели - организационная схема;
Математическая (символическая) – модель, в которой используются символы для описания свойств или характеристик объекта или события. Пример такой модели - формула Эйнштейна Е=mc2.
Построение модели как процесс распадается на следующие эта-
пы:
Постановка задачи;
Построение модели – определяется главная цель модели, обобщается вся необходимая информация, включая данные о расходах и реакции людей;
Применение модели – прежде всего необходимо объяснить как модель функционирует, каковы ее потенциальные возможности и ограничения. Согласно одному обследованию отделов, анализирующих операции на корпоративном уровне, лишь около 60% моделей науки управления были использованы в полной или почти полной мере. Основная причина редкого использования моделей руководителями заключается в том, что они их опасаются или не понимают;
Обновление модели. Если цели системы меняются, меняются и критерии принятия решений, а значит необходимо создавать новую модель.
174
В науке управления выделяют следующие основные модели:
Теория игр – метод моделирования оценки воздействия принятого решения на конкурентов. Теория игр была разработана военными с тем, чтобы в стратегии можно было учесть возможные действия противника. В бизнесе игровые модели используются для прогнозирования реакции конкурентов на изменение цен.
Модели теории очередей (оптимального использования) применимы для определения оптимального числа каналов обслуживания по отношению к потребности в них. Например, могут быть использованы в авиакомпаниях, куда звонят люди, чтобы зарезервировать места на самолеты.
Модели управления запасами – используются для определения оптимального времени размещения заказов на ресурсы и их количества, а также массы готовой продукции на складах. Цель модели – сведение к минимуму отрицательных последствий накопления запасов, влекущих дополнительные издержки.
Модели линейного программирования – применяют для определения оптимального способа распределения дефицитных ресурсов при наличии конкурирующих потребностей.
Имитационное моделирование - процесс создания модели и ее экспериментальное применение для предвидения изменений реальной ситуации. Используется в ситуациях сложных для математических методов типа линейного программирования.
Для принятия управленческих решений применяются разно-
образные методы. Данных методов очень большое количество. Остановимся на наиболее распространенных:
Дерево решений - это графическая схема того, к какому выбору в будущем приведет принятое решение. Используется для выбора из имеющихся вариантов наилучшего направления действий и сравнения возможных альтернатив визуально.
Платежная матрица, или матрица решений - применяется, когда требуется установить, какая альтернатива способна внести наибольший вклад в достижение цели. Она представляет собой таблицу, в которой по вертикали указываются возможные решения, а по горизонтали – состояние среды, на которую нельзя влиять. На пересечении строк и столбцов указывают решения при данном состоянии среды – «платежи». Они могут быть выражены в суммах издержек прибыли, поступлений денежных средств. Ожидаемое значение последствий (сумма возможных значений, умноженных на их вероятности) необходимо определить прежде, чем составлять платежную матрицу. Установив ожидаемое значение каждой альтернативы
ирасположив результаты в виде матрицы нетрудно сделать наиболее предпочтительный выбор.
Для выявления альтернатив и их вероятности используется прогнозирование. Прогнозирование – способ определение будущего на основе
175
анализа основных тенденций развития и использования как накопленного прошлого опыта, так и текущих допущений насчет этого будущего.
К количественным методам прогнозирования относятся:
Анализ временных рядов, иногда называемый проецированием тренда, - основан на допущении, согласно которому случившееся в прошлом дает достаточно хорошее приближение в оценке будущего. Этот анализ является методом выявления образцов и тенденций прошлого и продление их в будущее;
Каузальное (причинно-следственное) моделирование – наиболее математически сложный количественный метод прогнозирования из числа применяемых сегодня. Он используется в ситуациях с более чем одной переменной. Так, уровень личных доходов, демографические изменения влияют на будущий спрос на недвижимость. Казуальное моделирование - это попытка спрогнозировать то, что произойдет в исследуемой ситуации, путем исследования статистической зависимости между рассматриваемым фактором и другими переменными.
К качественным методам прогнозирования относятся:
Мнения жюри - формируется в результате соединения и усреднения мнений экспертов;
Ожидания потребителя - базируется на результатах опроса клиентов организации;
Совокупное мнение сбытовиков - опытные торговые агенты часто точно предсказывают будущий спрос;
Экспертные оценки – процедура, позволяющая группе экспертов приходить к согласию.
Еще одним методом прогнозирования является метод сценариев, который объединяет качественный и количественный подходы. Сценарий – модель будущего, в которой описывается возможный ход событий с указанием вероятностей их реализации. В сценарии определяются основные факторы, которые должны быть приняты во внимание, и показывают, каким образом эти факторы могут повлиять на предполагаемые события.
Мозговая атака предпринимается группой как процесс генерирования идей когда рассматривается все возможные альтернативы с критической точки зрения.
Метод номинальной группы ограничивает обсуждения или общение друг с другом до определенного предела. Члены группы присутствуют на встрече, но действуют независимо. Вначале ставится проблема, а затем предпринимаются следующие шаги:
1.До того как начнется обсуждение, каждый независимо друг от друга записывает свои соображения или идеи по данной проблеме;
2.Проводится запись всех идей каждым членом группы;
3.Группа обсуждает идеи, чтобы их прояснить и оценить;
4.Каждый член группы независимо определяет рейтинг значимости
176
всех идей.
Окончательное решение определяется как идея с наиболее высоким совокупным рейтингом. Основное преимущество данного метода состоит в том, что он позволяет группе формально производить общую встречу, но не ограничивает независимость мышления каждого.
Наиболее сложным и длительным по времени является использование метода Дельфи. Он сходен с методом номинальной группы с той разницей, что физическое присутствие всех членов группы не требуется. Метод Дельфи исключает встречу членов группы друг с другом лицом к лицу. Этот метод характеризуют следующие шаги:
1.Определяется проблема, членов группы просят дать возможные решения посредством ответа на тщательно составленную анкету.
2.Каждый член группы анонимно и независимо отвечает на первую
анкету.
3.Результаты первой анкеты собираются в центре, расшифровываются и обобщаются.
4.Каждый член группы получает копию результатов.
5.После просмотра результатов экспертов просят снова дать свои решения. Как правило, даются новые варианты решений или появляются изменения в первоначальной позиции.
Указанные шаги повторяются так часто, как это необходимо. Преимущество метода – независимость мнения экспертов, находя-
щихся в пространственном отдалении друг от друга.
6.Организация и контроль исполнения управленческих реше-
ний
Принятием решения, как известно, не заканчивается цикл процесса управления. Следующим этапом является организация выполнения решения. Как показывает практика, это наиболее слабая сторона управленческой деятельности. Организовать реализацию принятого решения – значить разделить на части и делегировать выполнение общей управленческой задачи путем распределения полномочий и ответственности, а также установить взаимосвязи между различными видами работ.
Основные этапы реализации решений:
оформление решения в виде приказа или распоряжения, где указывается программа действия для выполнения данного решения со сроками и исполнителями; своевременное доведение решения до исполнителей;
организационная работа по выполнению решения: материальнотехническое обеспечение, подготовка и переподготовка кадров и т. д.
контроль за выполнением решения. Система контроля должна быть направлена не столько на выявление виновных в невыполнении решений, сколько на то, чтобы достичь их своевременного выполнения.
177
Пути совершенствования организации выполнения решений:
повышение уровня мотивации исполнителей принятого решения, а это возможно лишь в случае если решение отражает и их интересы;
своевременное внесение корректив в принятое решение, если практика показывает его издержки.
Теорией и практикой разработаны подходы к организации исполнения решений, которые могут использоваться в качестве принципов или ориентиров. Это зависит от многих факторов. Но как бы ни использовались изложенные ниже положения, их знание помогает руководителю организовать исполнение решения.
Прежде всего руководитель должен разделить общую программу действий на отдельные участки (групповые задания) конкретным исполнителям (планирование реализации решения). Затем процесс организации выполнения решения включает три взаимосвязанных этапа:
доведение задач до сознания исполнителей;
подготовку исполнителей к выполнению задания (организация исполнения);
побуждение исполнителей к его добросовестному выполнению (мотивация).
При доведении задач стремятся к тому, чтобы исполнители четко представляли: что, когда, каким образом, в каких условиях, какими силами
исредствами, к какому сроку, с какими количественными и качественными показателями необходимо делать.
Для лучшего восприятия задания сначала разъясняется общий замысел решения проблемы, стоящей перед коллективом. Глубокое и однозначное его понимание - исходное условие усвоения индивидуальной задачи. Далее следует показать место каждой задачи в общей работе, взаимные связи с другими заданиями. Наконец, разъясняется цель, т.е. предполагаемый результат труда, предоставляемые в распоряжение исполнителя средства труда, указываются сроки завершения, критерии оценки результатов. Особое внимание обращается на возможные трудности, пути их преодоления, правила безопасности труда.
Для доведения задач до исполнителя применяются разные формы и методы: совещания и собрания, беседы, инструктирование, показ образцов исполнения, изучение документов и др. На собраниях и совещаниях с докладом обычно выступает тот начальник, который принял решение, но это не всегда целесообразно. Авторитет начальника, от имени которого объявлено решение, создает своеобразный психологический барьер для свободного обсуждения путей выполнения решения. Лучше, если с сообщением выступит человек, к которому исполнители относятся с достаточным уважением, как к специалисту, хотя он не является ни их начальником, ни автором решения. Автору решения лучше не включаться в дискуссию, какие бы формы она ни приобретала. Чем острее проходит дискуссия, тем лучше
178
выявляются сомнения подчиненных, «подводные камни», которые автору трудно было предвидеть. Материалы обсуждения тщательно анализируют, иногда проводят беседу с некоторыми выступившими оппонентами.
После заслушивания всего спектра мнений, желательно выступить руководителю с изложением программы действий, учитывая результаты состоявшегося обсуждения. При этом следует акцентировать внимание на замечаниях, которые были учтены.
Инструктирование проводится накануне начала практических работ. Общее правило при инструктировании: сообщать самое необходимое, без чего нельзя начать работу. Остальные сведения сообщать по мере приближения сроков выполнения соответствующих видов работ путем проведения дополнительного инструктирования.
Показ образцов исполнения как метод доведения задачи используется, когда словесные объяснения недостаточно эффективны. Формы реализации данного метода различны:
наблюдение за работой опытного человека;
кинофильм, деловые игры, видеозапись игры;
обсуждение видеозаписи с повторной видеозаписью создают деловую обстановку;
тренировки (показ «как» и далее самостоятельное исполнение ра-
бот);
упражнение (с целью отработки навыков, умения для выполнения работы).
Изучение документов относится к числу основных методов доведения задачи. Точность восприятия и передачи содержания по документу зависит от многочисленных факторов: как он составлен, в каком контексте предъявляется, каково самочувствие работника и т.д.
Различают афферентный и эффекторный образы предстоящей деятельности.
Афферентный - созданный у исполнителя образ предстоящей работы, полученный в результате указанных выше методов доведения задания.
Эффекторный - это оперативный образ, т.е. собственный план действий. Такие планы выполнения одной и той же задачи у разных людей могут быть неидентичными.
По заявлению психологов, работники со слабой нервной системой предпочитают составление подробного индивидуального плана. Люди с сильной нервной системой склонны к менее подробным планам. Как более уверенные в себе, они полагают быстро ориентироваться в непредвиденных обстоятельствах. Другими словами, эффекторные оперативные образы, с которыми они приступают к работе, у них различны. Чем более обогащен такой образ в сравнении с тем, что воспринято от начальника, тем инициативнее работник.
Каждое отдельное задание руководитель как бы «проигрывает» сам,
179
ставя себя на место исполнителя в соответствующие условия. Ошибки в определении характера, объема или содержания задачи снижают эффективность решения в целом. Во избежание этого следует придерживаться следующих правил:
1.Обеспечение соответствия каждой задачи деловым и психологическим особенностям исполнителя. Необходимо учитывать профессиональное мастерство работника (его специальные знания, умения, опыт выполнения подобной работы). Задание соотносится также с особенностями темперамента личности. Как известно, флегматику с трудом дается работа, требующая быстрой перестройки, на что подходят холерики. Темперамент влияет и на восприятие любой новой задачи.
2.Распределение задач должно стимулировать коллективистские чувства (например, исключается получение выигрыша опытными работниками за счет сохранения или снижения разряда другим членам бригады; непреложно справедливое установление коэффициента трудового участия
идр.). Взаимное доверие исполнителей общей задачи. Должно быть убеждение, что член бригады не совершит поступков, которые отрицательно скажутся на общих результатах труда. Каждый отдачей и высококачественно. Важна примерная однородность мотивов труда членов коллектива. Это достигается в результате большой воспитательной и организаторской работы.
4.Взаимная подстраховка и взаимная помощь совместно работающих людей. Решение - это целостный замысел, разделение которого на части для разных исполнителей сопряжено с возможными издержками и обеднением общего замысла. Поэтому при распределении задания должна быть
дана четкая ориентация подчиненных на конечный результат, достигаемый всем коллективом. Для каждого исполнителя следует предусматривать стимулы, которые побуждали бы его заботиться не только о выполнении собственных задач, но и задач коллег.
5.Мобилизация коллектива - разновидность деятельности по организации выполнения решений. Она реализуется одновременно с процессом доведения задач до исполнителей. Суть: с помощью целенаправленной системы воспитательных и организационных мер руководитель совместно с общественными организациями (профсоюзом) формирует моральнопсихологический настрой коллектива и каждого работника на добросовестное выполнение задания (принятого решения). Работа проводится поэтапно: вначале с активом организации, затем составляется план мобилизации (организационно-технических мероприятий) выполнения задания по подразделениям.
Необходимость контроля за реализацией принятых решений до-
статочно очевидна. Хозяйственная практика свидетельствует, что нередко и качественно разработанные решения оказываются невыполненными из-
180