2 Характеристика электронного и бумажного документооборота предметной области

Сегодня документооборот колледжа происходит посредством электронных носителей.

В КЧГБОУ СПО "Первомайский аграрный колледж"используется интерактивная автоматизированная среда составления расписания и оперативного управления учебным процессом «1С ХроноГраф 3.0 Мастер».

Интерфейс программного пакета «1С ХроноГраф 3.0 Мастер» реализован в стандартной ОС Windows. Управление программой осуществляется при помощи команд главного меню и кнопок на панели инструментов.

Процесс составления расписания состоит из двух основных блоков.

Во-первых, блока создания базового информационного пространства учреждения образования подразумевающего:

• ввод данных об учреждении образования;

• создание списка групп учащихся;

• заполнение недельной сетки часов;

• ввод списка и дополнительной информации о кабинетах и т.д.

Второй блок представляет собой собственно автоматизированное рабочее место (АРМ) «Расписание», предусматривающий:

• составление графиков работы учителей;

• расстановка уроков в недельной сетке;

• назначение кабинетов для проведения занятий;

• организация замен в расписании с последующим формированием отчетов.

Экран «Данные об учителях» позволяет:

• создавать и редактировать список учителей;

• задать специализацию каждого учителя;

• назначить учителям руководство группой учащихся;

• там, где это необходимо, задать совместительство;

• в целях корректного формирования шаблона тарификационного списка ввести табельный номер и педагогический разряд;

• задать принадлежность учителя к той или иной предметно – методической комиссии и т.д.

Экран «Информация о кабинетах»дает возможность:

• создать список кабинетов колледжа;

• указать вместимость каждого кабинета и этаж, на котором он расположен;

• при необходимости, закрепить предметы, группы или учителей за кабинетами;

• задать график предварительной занятости кабинетов.

Экран «Распределение нагрузки» здесь возможно:

• задать поточные занятии, спаренные часы;

• распределить нагрузку учителей, используя режимы: «По преподавателям», «По группам» или «По предметам».

Экран «График работы учителей»позволяет:

• назначить учителям безусловно-свободные от занятий часы и\или дни;

• при необходимости задать общее количество рабочих дней учителя в неделю, без указания конкретных свободны дней.

Экран «Составление расписания».В данном экране предоставляются возможности для составления расписания занятий с использованием многочисленных возможностей ручного редактирования и автоматического алгоритма расстановки часов.

В программе также предусмотрена возможность формирования разнообразных отчетных форм, которые возможно просматривать, экспортировать в различные форматы (MS Exсel, HTML и т.д.). Каждая экранная форма предоставляет возможность формирования отчетов.

Так как процесс формирования расписания автоматизирован, а процесс технической подготовки, включающий в себя учет и планирование приобретения оборудования, мебели, расходных материалов, учебно-методической литературы автоматизирован частично, наиболее проблемной точкой в плане автоматизации является учет работы библиотеки, так как этот учет практически не автоматизирован.

В библиотеке установлены компьютеры, используемые для поиска информации в сети Интернет. Учет имеющейся в наличии и выданной литературы ведется с помощью каталожных карточек и читательских билетов. Используются также шаблоны заявок на приобретение новой литературы для их распечатки и последующего хранения в виде бумажных копий и файлов в формате doc.

Основными направлениями работы любой библиотеки являются: комплектование и организация книжного фонда; обслуживание читателей.

Комплектование фондов библиотеки состоит из систематического выявления (путем просмотра библиографических источников и литературы) нужных для данной библиотеки изданий и их приобретения. От своевременности и полноты комплектования библиотеки в значительной мере зависит уровень обслуживания читателей.

Организация книжного фонда включает вопросы учета, расстановки, хранения литературы и доставки ее читателю. Правильная организация фонда облегчает читателю пользование литературой, библиотекарю - быстрое выполнение читательских требований, а также обеспечивает сохранность фондов как общественной собственности.

Обслуживание читателей библиотеки осуществляется различными путями:

- выдача литературы, как в читальный зал, так и за пределы библиотеки;

- помощь отдельным читателям и учреждениям в подборе необходимой им литературы;

- раскрытие книжных фондов библиотеки через систему библиотечных каталогов;

- составление информационно-библиографических пособий различного типа;

- пропаганда наиболее ценной литературы;

- репродуцирование текстов по заказам читателей и т.д.

Библиотечная деятельность связана с учетом большого количества операций, множество книг и читателей серьезно замедляют работу библиотекарей. Сложность поиска нужной книги в каталоге занимает длительное время, и целиком опирается на компетентность работников библиотеки.

В библиотеке ведется картотека читателей. Для ведения библиотечных каталогов, организации поиска требуемых изданий и библиотечной статистики в базе должны храниться сведения, большая часть которых размещаются в аннотированных каталожных карточках

В библиотеку приходит много книг из различных издательств. Каждой книге в библиотеке присваивают номер, а затем передают в различные отделы. При поступлении книги, учитывают такие данные как:

• номер поступившей книги;

• название книги;

• название издательства, из которого поступила книга;

• отдел, куда была передана книга;

• адреса и названия издательств;

• название и расположение отделов библиотеки.

Предусматривается автоматизация учета выдачи и сдачи книг, записи новых книг и читателей, а также хранения информации об имеющихся в наличии книгах, данные о сотрудниках библиотеки, сотрудниках хранилища библиотеки и читателях.

Каждая книга, хранящаяся в библиотеке, имеет следующие параметры:

• автор;

• издание;

• год издания;

• жанр;

• ключевые слова;

• количество страниц.

Каждая книга может присутствовать в нескольких экземпляров. Так же в библиотеке ведется картотека читателей. О каждом читателе заносятся следующие сведения:

• ФИО;

• паспортные данные;

• адрес;

• телефон;

• группа;

• номер студенческого билета.

Каждому читателю присваивается номер читательского билета. В случае выдачи экземпляра книги в библиотеке остается вкладыш, в котором указана дата выдачи, дата предполагаемого возврата и номер читательского билета.

Можно продлить книгу по телефону книгу назвав номер читательского билета и уникальный номер книги.

При возврате книги во вкладыше отмечается срок возврата. При просрочке возврата книги, читатель получает предупреждение. Когда предупреждений у читателя накапливается больше определенного предела, он лишается правом пользования библиотекой на определенный срок.

При потере книги читатель лишается правом пользования библиотекой на определенный срок, независимо от количества предупреждений.