7.2. Виды и формы учетных регистров

Регистры бухгалтерского учета различаются между собой по строению, назначению и по другим признакам. Поэтому их клас­сифицируют по следующим группам: по внешнему виду, по ха­рактеру записей, объему содержания операций и по строению (рис. 7.1).

По внешнему виду (внешней форме) регистры подразделяются на бухгалтерские книги, карточки и свободные листы.

Бухгалтерские книги представляют собой сброшюрованные учет­ные таблицы (листы бумаги), предназначенные для записей опе­раций. Из книг невозможно изъять листы и заменить их. Поэтому они не приспособлены для механизации и автоматизации запи­сей, усложняют разделение труда работников бухгалтерской службы. Они применяются для учета материально-производственных за­пасов и других ценностей по местам их хранения, а также для учета отдельных видов расчетов. Все страницы в бухгалтерской книге номеруются, а в конце книги ставиться подпись главного бухгал­тера и указывается количество страниц.

К недостаткам книжных регистров следует отнести: невозмож­ность группировать открытые в них счета в другой последователь­ности; при большом объеме операций книги становятся громозд­кими; в книгах допускается лишний расход листов, связанных с необходимостью резервирования места в каждой книге на случай открытия новых счетов.

В этом отношении более удобны карточки и свободные листы.

Карточки — это разрозненные счетные таблицы, отпечатан­ные на отдельных листах плотной бумаги или картона стандарт­ного размера.

Карточки разбиваются на необходимые разделы (с учетом но­менклатурных номеров ценностей, групп, марок и т.п.) в алфа­витном или другом порядке, например по шифрам или названи­ям счетов и др., что обеспечивает быстроту их нахождения в кар­тотеке для записи или сверки операции и т.д.

Для регистрации карточек заводится специальный реестр, где каждой карточке присваивается свой порядковый номер. Это дает возможность проверки наличия всех карточек.

Применение карточек способствует внедрению механизации и автоматизации учетных процессов, так как записи в них, подве­дение итогов и группировку учетных данных можно производить не только вручную, но и при помощи средств вычислительной техники.

Карточки, используемые на практике бухгалтерского учета бы­вают: контокоррентные (имеют колонки дебет и кредит); матери­альные (имеют графы прихода, расхода и остатка с выделением количества и суммы); многографные (содержат несколько колонок).

Свободные листы — это счетные таблицы, содержащие боль­шое количество реквизитов. Они хранятся в специальных папках (регистрах). Записи операций на них могут вести несколько бух­галтеров, так как их можно в любой момент извлекать из папок для записей, подсчета, выборок и т.п.

Свободные листы могут заполняться при помощи средств вы­числительной техники. Отдельные листы применяются в виде жур­налов-ордеров, ведомостей и машинограмм.

По характеру записей в них учетные регистры подразделяются на хронологические, систематические и комбинированные.

Хронологические регистры предназначены для отражения в них данных о хозяйственных операциях в календарной последователь­ности по мере поступления и обработки документов, но без их группировки. Примером хронологических регистров являются ре­гистрационные журналы хозяйственных операций, журналы или реестры регистрации различных документов. Их назначение обес­печить контроль за сохранностью документов, поступивших в бух­галтерию, а также они используются для наведения справок, со­ставления предварительных проводок и их проверки до разноски операций по счетам бухгалтерского учета.

Систематические регистры предназначены для записей дан­ных однородных хозяйственных операций, сгруппированных по своему экономическому содержанию по счетам бухгалтерского учета, то есть по видам имущества и источникам хозяйственных средств. Примером систематического регистра является Главная книга, которая ведется в бухгалтерии для группировки операций и обобщения их по синтетическим счетам.

Комбинированные регистры представляют собой регистры, в которых операции записывают одновременно в хронологическом и систематическом порядке. Применяются они при упрощенных формах бухгалтерского учета и при журнально-ордерной форме учета. К ним относятся Журнал-Главная, накопительные ведомо­сти, журналы-ордера.

По объему содержания операций или учетных записей различа­ют регистры синтетического и аналитического учета.

Регистры синтетического учета открываются для ведения син­тетических счетов, т.е. записи в синтетических регистрах произво­дятся в обобщенном виде в стоимостных единицах измерений. Например, Главная книга, Журнал-Главная.

В аналитических регистрах данные записывают по аналитичес­ким счетам. В аналитических регистрах указывается краткое содер­жание операции, даются ссылки на первичные и сводные доку­менты, на основании которых сделаны записи. Учет в аналитичес­ких регистрах ведут как в стоимостных, так и в натуральных и трудовых единицах измерения. Это позволяет широко использо­вать данные аналитического учета в информационной системе для контрольных, аналитических и управленческих целей.

По строению и форме графления регистры бухгалтерского учета подразделяются на односторонние, двусторонние, многографные, количественно-суммовые, количественные, контокоррентные, шахматные.

Односторонние регистры — это различные карточки для учета расчетов, материальных ценностей, в которых показатели распо­ложены в одной стороне и объединены отдельные графы дебето­вых и кредитовых записей.

Двусторонние регистры — это в основном регистры в виде книг, где счет открывается на двух развернутых страницах — на левой стороне дебет, на правой — кредит. Они используются в синтети­ческом и аналитическом учете при мемориально-ордерной форме бухгалтерского учета.

Многографные регистры предназначены для учета операций, суммы которых необходимо учитывать по отдельным элементам, подразделениям, участкам, складам и т.п.

К многографным регистрам относятся регистры аналитичес­кого учета затрат на производство материальных ценностей и др.

По материально-производственным запасам учет ведется од­новременно в натуральном и денежном выражении. Для этого используют регистры количественной и количественно-суммовой формы. К регистрам количественного учета относятся карточки складского учета, книга складского учета, книга учета движения скота и птицы на ферме. К регистрам количественно-суммового учета относятся книга учета реализации продукции, книга учета затрат и выхода (выпуска) продукции и др.

Контокоррентная форма представляет собой таблицу, в левой стороне которой имеются графы для даты, номера и текста запи­си (содержания хозяйственной операции), в правой — графы для сумм по дебету и кредиту счетов. Регистры контокоррентной фор­мы используются для учета расчетов с дебиторами и кредитора­ми, с подотчетными лицами, для учета денежных средств. В реги­стре контокоррентной формы операции учитываются только в де­нежном измерении.

Шахматные регистры применяются для отражения сумм по дебету одного счета и кредиту другого счета. Каждая сумма в них записывается в шахматном порядке, т.е. на пересечении строки и колонки. Примером форм шахматных регистров являются журна­лы-ордера, ведомости к ним и Главная книга при журнально-ордерной форме учета. .