7.3. Процедура записей и ведения учетных регистров

Процедура — это официальный порядок действий, выполне­ния чего-нибудь, составления акта. Применительно к бухгалтерс­кому учету процедура есть порядок и последовательность выпол­нения систем наблюдений, измерений, регистрации, группиров­ки и обобщения фактов хозяйственной деятельности организа­ции.

Процедура от латинского procedere — продвигаться. Рассмот­рим процедуру составления учетных регистров.

При правильном выполнении учетных записей в регистры и осуществления их по установленному порядку и последователь­ности на основе первичных документов регистры бухгалтерского учета сами приобретают доказательную силу и играют важную роль в спорах между хозяйствующими субъектами, при рассмотрении в суде и арбитраже исков.

Учетные регистры имеют важное контрольное значение, так как в них систематизируются записи по счетам и достигается вза­имный контроль по этим счетам.

До записей в учетные регистры при бухгалтерской обработке документов в них обозначается корреспонденция счетов, вытека­ющая из содержания учитываемых операций. При некоторых фор­мах бухгалтерского учета (мемориально-ордерной, упрощенной и др.) корреспонденция счетов, т.е. проводки составляются в спе­циальных регистрах (мемориальных ордерах, журналах регистра­ции хозяйственных операций).

Эти регистры могут охватывать ряд однородных операций за отчетный месяц. При регистрации в них проводок им присваива­ют порядковый номер. Данный этап процедуры является весьма важным процессом обработки документов. Ошибочная проводка влечет за собой искаженное отражение на счета хозяйственной операции. Поэтому данный этап работы в бухгалтерском учете тре­бует серьезного профессионального внимания при составлении корреспонденции счетов.

Оформление бухгалтерских проводок путем составления жур­налов регистрации или мемориальных ордеров в современных ус­ловиях применяется не всегда. Обычно первичные документы по мере их поступления в бухгалтерию группируют по однородным признакам и их данные либо непосредственно, либо как итоги накопительных и группировочных ведомостей записывают в учет­ные регистры. Запись хозяйственных операций в учетные регист­ры носит название разноски операций. В самих регистрах заранее указывается корреспонденция счетов, что облегчает учетную ре­гистрацию и обеспечивает правильное отражение операций на счетах. Примером таких регистров является журналы-ордера и ве­домости к ним при журнально-ордерной форме учета.

По окончании месяца в регистрах подсчитываются месячные итоги дебетовых и кредитовых оборотов по всем аналитическим счетам, а также выводят сальдо на первое число следующего месяца.

В конце месяца по итогам оборотов составляют оборотные ве­домости с целью текущего контроля данных счетов.

Записи в регистрах делают ручным или механизированным способом. Ручная запись осуществляется чернилами или химичес­ким карандашом (в исключительных случаях). Механизированный способ записей в регистры означает их произведение при помощи пишущей машинки и средств вычислительной техники.

Разноска (запись) операций в учетные регистры производится аккуратно, понятно и кратко. Не допускаются помарки, подчист­ки, различные не оговоренные исправления цифр и текста. После проверки правильности записей в регистрах приступают к состав­лению баланса и отчетности.