Объективные потребности в коммуникациях
Управляющие
воздействия
управление
Поддержания
«влияния»
координация
Защита интересов
контроль
Рис. 31. Направленность и задачи коммуникаций
В интересах формирования качеств Личности в сотрудниках компании, принято воздействовать одновременно по двум составляющим: на персонал в целом за счет использования возможностей корпоративной культуры и отработанных международным менеджментом «инструментов» (обобщаемых в учебных дисциплинах «Управление персоналом и менеджменте человеческих ресурсов», «Организационном поведении» и специальных социально-психологических) и характерных для страны, культуры и компании (особенно ТНК) факторах воздействия на каждого сотрудника (особенно менеджера) отдельных и специальных. Последние, как правило планируются в Планах развития персонала (годичных и более долгосрочных).
В последние годы высшее руководство ведущих компаний (в первую очередь ТНК) основных экономически стран (Англии, Германии, Франции, США, Японии и др.) стали активно воздействовать на своих сотрудников с целью развития в них «примерных граждан, своего общества». Стало очевидным, что сотрудник занимающий активную позицию в общественной жизни страны , становится активным защитником интересов компании и проявляет себя как эффективная Личность в ее Функциональной деятельности.
Следовательно, основными направлениями в формировании и активизации Личности в сотруднике являются корпоративная культура и индивидуальное воспитание личностных качеств, в первую очередь в менеджерах, по индивидуальным планам. Личностные качества, как правило, развиваются через элементы, которые принято называть «стилем жизни» каждого сотрудника (рис. 32).
Рис. 32. Основные факторы (элементы), определяющие «стиль жизни» сотрудника
Естественно, что службе персонала и непосредственному руководителю каждого сотрудника компании «подвластны» только некоторые элементы, но опосредованное влияние может быть оказано значительную часть (через оплату труда, повышения квалификации, карьерный рост, привлечение семьи в общественно-культурных, спортивных мероприятиях, способствование отдыху во время отпуска, в выходные дни и др.).
Подводя итоги анализа содержания основных элементов функций оперативное планирование и организация, работы по подготовке к реализации планов на год, с позиций международного менеджмента, можно обоснованно утверждать, что в их основе лежат несколько обязательных элементов, которые следует положить в основу работы менеджеров компании (рис. 33).
Рис. 33. Обязательные элементы планирования и организации работы в
«колесе менеджмента»
Объясняющими и общими условиями для планирования и организации работы по подготовке к реализации планов является предварительная (до начала активной функциональной, исполнительной деятельности по реализации планов на очередной год (оперативных), разработка конкретного, тщательно отработанного и прошедшего экспертизу документа по предстоящему использованию и развитию внутренней среды организации; с учетом характера (прогнозного) изменения внешней среды. В силу того, что с началом работы по реализации планов могут произойти значимые для компании изменения во внешней среде, целесообразно предусмотреть некоторый резерв времени (Т рез.), которым можно будет воспользоваться для внесения определенных корректив в плановые показатели.
При организации работы по выполнению (реализации) планов, необходимо отработать структуру компании (с учетом интересов внутри компании и со средой), распределить функциональные обязанности для обеспечения эффективности процесса жизнедеятельности компании; выделить элементы, которые целесообразно делегировать полномочия, и определить систему технологических взаимоотношений в процессе функциональной деятельности.
Социально-психологические составляющие должны предусматривать: требования к отбираемому персоналу и порядок подбора на рабочие места, системы мотивации и коммуникации сотрудников компании и содержание работы по воспитанию личности в каждом сотруднике.
С началом функциональной деятельности компании (системы), в соответствии с разработанными планами, она оказывается под воздействием неуправляемой внешней среды, что вызывает отклонения от запланированных характеристик в жизнедеятельности. В результате, перед менеджерами возникает необходимость в управляющих, корректирующих воздействиях в сроки, определяемыми рыночными условиями. Таким образом, оперативное руководство сводится к управляющим воздействиям на внутренние факторы в виде воздействия на персонал, на производственные процессы, транспортировку и продажу с целью обеспечения необходимых (запланированных) экономических результатов. Все перечисленные составляющие, характерные для бизнес-деятельности компании вообще (без учета ее отличительных черт и характерных особенностей) и являются составляющими международного менеджмента. Для оперативного руководства характерно воздействие внешней среды и необходимость управляющих противодействий внутренних факторов в сроки, зависящие от рыночных условий (Т критич.) и желательных качественных характеристик результатов реакции менеджеров.
Как правило, наиболее жестким требованием к работе менеджеров в процессе оперативного руководства является ограничение по времени при условии поддержания необходимого качества действий по принятию решений, координации работы всех подсистем системы (компании), забота о качестве управления всеми происходящими процессами функциональной деятельности сотрудников за счет мотивации их эффективной работе, коммуникаций, воспитательных действий по укреплению и развитию качеств Личности в каждом сотруднике и, в случае необходимости, замены одного сотрудника на другого, способного продолжить те действия, которые выполнял предыдущий специалист на конкретном рабочем месте.
Анализ перечисленных составляющих показывает, что их можно и целесообразно рассматривать в виде определенных менеджерско-«технологических» действий и социально-психологических составляющих (рис. 34).
Менеджерские
«технологии» Социально-психологические
Т
Принятие
решений Мотивация
дефиц.
Координация
Коммуникации
действий
Воспитание
личности
Подмена
и/или
Замена Оперативное
Сотрудников руководство
на РМ
Рис. 34. Основные элементы функции «оперативное руководство»
Прежде чем более детально проанализировать перечисленные составляющие функции оперативное руководство, целесообразно уточнить и пояснить две существенные детали:
Почему особо выделено принятие решений в процессе оперативного руководства, в то время как решения систематически используются в качестве основного «инструмента» в работе менеджеров (в т.ч. и на стадиях планирования и организация работ по подготовке к реализации планов)?
Социально-психологические составляющие, используемые при оперативном руководстве, по наименованию повторяют те, которые использовались на стадии организации работ. В чем их отличие по существу?
Относительно особой значимости принятия решений в процессе оперативного руководства. Очевидно, что менеджеры должны принимать эффективные (результативные) решения на всех стадиях своей работы. Не случайно порядок и содержание принятия решений изучается в специальной учебной дисциплине «Разработка управленческих решений». В то же время именно при оперативном руководстве функционированием компании, в условиях дефицита времени, особенно труда принимать и разрабатывать качественные решения. Поэтому принятие решений в особо сложных условиях, требуют социальной подготовки менеджеров.
Социально-психологические составляющие в процессе оперативного руководства (мотивация, коммуникации, воспитание личности и неожиданные замены сотрудников на рабочих местах в процессе функциональной деятельности) становятся результативными только тогда, когда они заранее предварительно предусмотрены и прописаны в соответствующих плановых документах. Таким образом, перечисленные элементы предусматриваются на стадии организации и описываются в определенных документах, что позволяет в условиях дефицита времени (на стадии оперативного руководства) с меньшими потерями во времени, их осуществлять.
Время на принятие (выработку) решения зависит от наличия времени на обеспечение управляющих воздействий (Т упр.) в условиях определяемых состоянием рынка (Т крит. ≥ Т упр. + tдейств.) с учетом технологических возможностей компании на производство конкретных товаров и/или услуг (tдейств.). Время управления зависит от «скорости» обработки информационных потоков (2):
Т упр. = tсбораi+tобр.i+tанализаi+tрешения +tраспоряж. (2),
где: Т упр. – время затрачиваемое на процесс управления;
tсбораi– время, необходимое на сбор информации, необходимой для принятия решения;
tобр.i– время, требуемое для обработки собранной информации;
tанализаi– время, затрачиваемое на анализ собранной информации в интересах конкретного решения;
tрешения – время, за которое необходимое решение принимается;
tраспоряж. – время, отдачи необходимых для реализации решений распоряжений.
Все перечисленные в зависимости (2) параметры, можно графически представить в виде взаимосвязанных систем (рис. 35).
Т
критич.
(как характеристика рыночных условий)
Т
управл.
t
действ.
(зависит от
используемых
технологий)
t
сбора i
t
обр. i
t
анализа i
t
решения t
распор.
t
алгор. t
эвристич.
Рис. 35. Сумма основных характеристических значений времени (ti)
В теории разработки управленческих решений доказано, что время принятия решения (tреш.) складывается из алгоритмической составляющей (tэвр.), под которой понимается время необходимое на всю предварительную работу по подготовке и принятию решения и эврестической (tэвр.), которое определяется затратами времени на собственно решение (от «эврика»!). Эвристическая составляющая является продолжением и следствием алгоритмической составляющей, которая, в свою очередь, отличается высокой степенью формализованности (поэтому и «алгоритмическая»). В то же время, время на выработку решения определяется наличием необходимого и достаточного объема информации, степенью достоверности и уровнем учета риска (рис. 36). Не случайно управление функциональной деятельности компании принято называть процессом сбора, обработки и использования информации (tреш. иtраспор.) и интенсивным развитием объективных научных знаний об информации («Информациология»20, «Теория информации», «Информатика», «Кибернетика» и др.).