Содержание деловых писем

По содержанию и назначению деловые письма можно классифицировать следующим образом:

• Инструктивные

• Сопроводительные

• Гарантийные

• Информационные

• Благодарственные

• Поздравительные

• Рекламные

• Письмо-просьба

• Письмо-ответ

• Письмо-уведомление

• Письмо-запрос

• Письмо-приглашение

Письма-приглашения

Письма-приглашения содержат предложение поучаствовать в деловых мероприятиях, предназначаются руководителям компаний, но могут также предназначаться и персоналу компании. В письмах такого рода содержится информация касательно условий участия, указываются место и время. К письму также прикрепляется приложение, содержащее предполагаемую программу мероприятия.

Гарантийные письма

Гарантийные письма предназначены для подтверждения соответствующих гарантий и требований, и адресуются компании или конкретной персоне. Подтверждаться могут оплата за проделанную работу, качество, сроки доставки товара и т.д. В письмах подобного рода применяются стандартные формы: «компания гарантирует, гарантируем сроки доставки товара, качество продукции» и т.д.

Письмо содержит информацию о платежных реквизитах компании, гарантирующей оплату.

Кроме подписи руководителя компании на письме должна быть подпись главного бухгалтера, заверенные необходимыми печатями.

Письмо-просьба

Структура делового письма-просьбы имеет следующую структуру: в основном тексте письма указывается причина, которая стала основой для просьбы; непосредственно просьба; в заключении содержится надежда на ожидаемый результат.

Просьба выражается посредством слов «прошу», «просим».

В тексте письма излагаются аргументы, прилагаются расчеты и иные основания, оформляющиеся реквизитом «приложение».

Письма-ответы

Письмо-ответ начинается с повтора просьбы. Письмо-ответ оформляется по следующему принципу:

1. Сноска на текст основного письма и его тему;

2. Аналогичные способы выражения (терминология) в письмах;

3. Объекты сведений и аспекты содержания в письмах должны быть подобны;

4. Очередность в изложении фактов.

Письмо ответ должно содержать номер и дату написания документа, на который дается ответ. Сведения излагаются не в тексте письма, а в соответствующем месте формуляра или перед заголовком документа, написанного не на формуляре.

Благодарственные письма

Партнерские взаимоотношения предполагают не только просьбу, но также и выказывание благодарности за предоставленные услуги, за совместную организацию мероприятий и т.д.

Письмо оформляется на формуляре письма либо на цветном бланке благодарственного письма. Если письмо оформляется на формуляре письма, в таком случае оно проходит регистрацию согласно установленной процедуре. Письмо, оформляющееся на формуляре благодарственного письма, процедуре регистрации не подлежит, на подпись может ставиться печать и реквизит «исполнитель» не оформляется.

Сопроводительные письма

Сопроводительные письма оформляются с целью направления каких-либо бумаг. Структура делового письма имеет две части: сообщение о направляемой информации и уточнения. Как правило, текст сопроводительного письма очень короткий и не имеет заглавия.

Слова, используемые в тексте сопроводительного письма:

• Отсылаю сведения…;

• Возвращаем справочные документы;

• Возвращаем подписанное нашей организацией соглашение;

• Высылаем справочные материалы.

Разновидностью сопроводительного делового письма является договорное письмо. В данном типе письма упоминается определенный вид документа – соглашение. Текст данного письма оформляется таким же образом, как и сопроводительное письмо.