Письмо-жалоба

Письма с жалобой по поводу продуктов, сервиса, доставки и пр. принадлежат к категории наиболее трудных писем. Цель письма- жалобы не просто "выпустить пар", а получить компенсацию за невыполнение деловых обязательств. При приобретении товара или заключении договора, на предоставление услуг, вы получаете контактный адрес или телефон человека, который может решить все возникшие сложности.

При написании письма-жалобы лучше придерживаться формального стиля, чтобы подчеркнуть серьезность своих намерений.

План письма - жалобы можно представить в следующем виде.

1. Объясните, по какому поводу вы жалуетесь, опираясь на фактический материал (даты, суммы, номер заказа и пр.).

2. Объясните ваш резон для жалобы, сравнивая обещанные деловые обязательства (услуги, сервис, выполнение заказа и пр.) и реальные обстоятельства.

3. Допускается выразить свои чувства по поводу происшедшего, предположить причины, которые вызвали данную проблему.

4. Если это уместно, опишите ваши собственные действия, которые вы предприняли, чтобы решить возникшую проблему.

5. Потребуйте от компании, не выполнившей свои обязательства, разъяснений, компенсации за причиненный ущерб, возмещения моральных и материальных издержек.

6. Сообщите о мерах, которые будут предприняты в том случае, если ваши требования не будут удовлетворены.

7. Стандартное окончание письма.

8. Подпись, имя, должность.

Письмо-претензия

Претензионное (рекламационное) письмо – это разновидность коммерческого письма, содержащее заявление об обнаружении несоответствия товара или услуг требованиям, заявленным в договоре. Цель претензии (рекламации) – возместить убытки, полученные в результате нарушения условий договора.

Претензия (рекламация) составляется в письменной форме на бланке письма.

Поскольку в практике возможно множество ситуаций, дающих основание для предъявления претензий, не может быть единой формы претензии, но можно говорить об обязательных элементах текста и о правилах оформления, которые следует соблюдать всегда, независимо от того, по какому поводу составляется претензия.

Претензия (рекламация) должна содержать следующие сведения:

• полное наименование организации, которой направлена претензия, ее адрес;

• основание для предъявления претензии (ссылка на договор, заключенный между сторонами, гарантийное письмо или иные обязательства);

• предмет претензии (должно быть указано, какое обязательство нарушено и в какой мере);

• доказательства (ссылки на документы, подтверждающие нарушение договорных обязательств виновной стороной);

• конкретные требования составителя претензии (требование замены некачественного товара, требование уценки товара, допоставки недостающего количества товара или возврата уплаченной суммы за недостающий товар, требование скидки с общей стоимости партии товара, требование расторжения контракта или возмещения убытков и др.).

Претензия должна иметь заголовок к тексту, содержащий ссылку на договор, по которому она составлена, например: О претензии по договору купли-продажи от _____ № ___ .

Письмо – претензия В правой колонке таблицы приведен полный текст претензии, а в левой указано, какой прием в какой части используется.

Задаем контекст	Обращаемся к Вам по поводу постоянных проблем с качеством воды, поступающей из установленного Вами в нашем офисе фильтра. Уже месяц вода имеет желтоватый оттенок и металлический привкус.
Критикуем действия компании, а не адресата	За указанный месяц мы дважды звонили в службу поддержки Вашей компании и один раз направляли письменную претензию. Однако реакции на наши обращения не последовало
Помогаем адресату сохранить лицо. Обосновываем требования	Раньше у нас никогда не возникало проблем с Вашей компанией. Возможно, сейчас задержки с ответом связаны с реорганизацией клиентской службы компании, однако откладывать решение вопроса до завершения реорганизации нельзя. Мы используем фильтр в зале ожидания для клиентов, и низкое качество воды компрометирует нашу компанию.
Обосновываем требования	Напоминаем, что фильтр был установлен два месяца назад по договору № 345АС на условиях годичной гарантии. Пункт 2.12 этого договора позволяет нам требовать замены фильтра или полного возврата его стоимости в трехдневный срок после обнаружения неполадок.
Предъявляем требования	Настоятельно просим Вас незамедлительно заменить фильтр.
Вместе ищем выход	В случае если быстрая замена фильтра невозможна, мы готовы рассмотреть возможность его ремонта.
Надеемся на лучшее	Надеемся, что приемлемое решение будет найдено, и у нас не будет необходимости требовать возврата стоимости вышедшего из строя фильтра. Мы хотели бы и дальше пользоваться фильтрами Вашей компании в своих клиентских офисах и рассчитываем на Ваш оперативный ответ

Рекламное письмо

Рекламное письмо - это письмо, которое напрямую сообщает потенциальным потребителям информацию о товаре или услуге. Цель рекламного письма – привлечение внимания потенциальных покупателей к той или иной продукции.

Заголовок — это самые важные несколько слов, по которым люди судят, читать рекламный текст или нет. Заголовок должен привлекать внимание, вводить в главную часть текста, и содержать то, что интересует читателя. Заголовок набирается более крупным шрифтом, чем основная часть объявления.

Он должен обещать пользу от покупки, не должен быть двусмысленным, т.к. читатель может понять не то, что вы имели в виду. Одного взгляда должно быть понятно, о чём говорится в тексте.

ПРИМЕРЫ:

Письмо предложение о встрече

Уважаемый (-ая) [имя получателя],

Мы получили Вашу жалобу о [проблема] и хотели бы встретиться и обсудить ваши проблемы. Мы назначаем встречу на [дата, время]. Пожалуйста, давайте обсудить ваши проблемы и пути их решения.

Благодарим за желание улучшить нашу организацию и за ваши честные высказывания. Мы надеемся встретиться с вами и выработать положительное решение.

С уважением,

[Ваше имя]

Уважаемый (-ая) [имя получателя],

Я был бы рад, если бы Вы присоединились к нашей компании. Вы знаете, что я искал кого-то с вашими навыками в течение многих месяцев. Я думаю, что Вы были бы идеальным кандидатом для нашей организации.

Я хотел бы встретиться с Вами [дата], чтобы обсудить возможность вашего перехода к нам. Пожалуйста, позвоните мне, чтобы мы могли договориться о встрече. Надеюсь на скорую встречу.

С уважением,

[Ваше имя]

**********************************

Письмо в магазин с жалобой

Уважаемый (-ая) [имя получателя],

Я был постоянным клиентом [название компании] в течение [число] лет. Я всегда с удовольствием делал покупки в вашем магазине. Недавно я купил [товар] и очень разочарован в конструкции товара. В следующий раз я определенно подумаю дважды, перед тем как что-то покупать в вашей компании.

С уважением,

[Ваше имя]

*************************

Письмо жалоба по поводу доставки

Уважаемый (-ая) [имя получателя],

Я заказал (товар) (дата). В момент написания письма, я все еще не получил свой заказ. Пожалуйста, проверьте в своей системе, что мой заказ был выполнен. Надеюсь на ответ, когда вы выясните информацию про мой заказ.

Если заказ еще не был выполнен, пожалуйста, сделайте это как можно скорее. Если заказ уже отгружен, возможно, он потерялся на почте.

Спасибо за помощь в этом вопросе.

С уважением,

[Ваше имя]

Уважаемый (-ая) [имя получателя],

Я заказывал товары в [название компании] в течение нескольких лет. Я всегда был очень доволен качеством товаров и сроком доставки. Обычно я получал товары в течение [число] дней.

Я разместил заказ [дата] на [заказанные товары]. К сожалению, я еще не получил заказ. Я беспокоюсь, что-то произошло с моим заказом, так как обычно вы доставляете заказ вовремя. Я был бы вам признателен, если бы вы разобрались с этим вопросом и сообщили мне, в каком статусе находится мой заказ.

Спасибо.

С уважением,

[Ваше имя]

Уважаемый (-ая) [имя получателя],

Я заказывал товары [наименование товаров] по каталогу [название каталога] [дата заказа]. К [дата] я еще не получил свой заказ. Пожалуйста, разберитесь с этим вопросом и дайте знать, когда мне ожидать доставки заказа. Я приложил копию квитанции об оплате. Спасибо за скорый ответ в этом вопросе.

С уважением,

[Ваше имя]

Уважаемый (-ая) [имя получателя].

Я заказал [наименование товаров] с вашего сайта [дата заказа]. К сегодняшнему числу я так и не получил свои товары. Пожалуйста, сообщите мне статус моего заказа. Если я не получу заказ к [дата], я хотел бы отменить заказ с возвратом оплаченной стоимости.

С уважением, [Ваше имя]

*********************************

Отказное письмо от услуг

Уважаемый (-ая) [имя получателя].

Было большим удовольствием работать с Вами в течение прошедших [число] месяцев над проектом [название]. Вы великолепно работали, и мы высоко ценим работу, которую Вы проделали для нас. В настоящее время [название проекта] проект завершен, и нам больше не требуются Ваши услуги.

С уважением, [Ваше имя]

Письмо отказ кандидату

Уважаемый (-ая) [имя получателя]. Спасибо за Ваше резюме, отправленное на вакансию [название вакансии]. После тщательного анализа, мы решили предложить эту позицию другому кандидату. Мы были очень впечатлены Вашим резюме и думаем, что у Вас есть превосходные навыки. Как только появится вакансия, более подходящая под Вашу квалификацию, мы обязательно дадим Вам знать.

С уважением, [Ваше имя]

Письмо отказ в повышении зарплаты

Уважаемый (-ая) [имя получателя],

Вы – ценный сотрудник и ваши навыки высоко ценятся. Будьте уверены, что вы являетесь важной частью нашей команды. Вы обладаете ценными знаниями, и я признателен, что Вы выбрали компанию [название организации], чтобы поделиться своими навыками. Мы недавно говорили о том, что вы заслуживаете повышения. Мы говорили о ваших достижениях и успехах. Несмотря на то, что я действительно согласен, что Вы достигли больших успехов в укреплении команды, мы не можем повысить вашу зарплату в это время. Надеюсь, Вы понимаете, что я делаю все возможное, чтобы повысить ваше жалование, но в сейчас это просто не возможно. Мы вернемся к рассмотрению этого вопроса через [число] месяцев. Тем не менее, я благодарю Вас за преданность и терпение.

С уважением, [Ваше имя]

Уважаемый (-ая) [имя получателя].

И вот опять это время… Время, когда мы все думаем об уходящем годе и о наших достижениях в компании [название организации]. Я выражаю свое восхищение, за работу, которая была выполнена. Вы проделали фантастическую работу, и я действительно ценю ваш творческий потенциал. Во время утверждения бюджета совет директоров решил не повышать жалование в этом году. Несмотря на то, что мы все приложили максимальные усилия, чтобы достичь плановых показателей, бюджетные ограничения делают невозможным увеличение зарплаты.

С уважением, [Ваше имя]

*************************************

Письмо извинение за задержку поставки

Уважаемый (-ая) [имя получателя], Магазин [название организации] приносит извинения своим клиента за задержку ожидаемого груза, которая вызвана затруднениями в перевозке. Транспортная компания, услугами которой мы пользуемся уже на протяжении многих лет, сообщила нам о том, что груз не прибудет на наш склад раньше чем в начале следующей недели, не ранее [дата]. В связи с длительными сроками не поставки товара на склад, мы сообщаем, что всем покупателям, внесшим предоплату и не готовым более ожидать поставки, мы готовы вернуть денежные средства. Тем же клиентам, кто, не смотря на задержку, все-таки не изменит своего решения, мы, в качестве компенсации, будем прилагать к заказанному оборудованию подарок. Подарок - в компенсацию времени ожидания будет непосредственно обсуждаться с каждым клиентом и учитывать пожелания клиента. Еще раз приносим свои извинения.

С уважением, [Ваше имя]

Уважаемый (-ая) [имя получателя]

Приносим извинения за задержку поставок. С вами свяжется менеджер по продажам, чтобы урегулировать данную ситуацию, чтобы не пострадали Ваши интересы.

С уважением, [Ваше имя]

Уважаемый (-ая) [имя получателя].

Приносим извинения за задержку с обработкой Вашего заказа. Данная проблема связана с тем, что подобного рода товары мы получаем от компании-партнера. Как только необходимый товар появится на складе, Ваш заказ будет обработан и отправлен.

С уважением, [Ваше имя]

*************************************

Сопроводительное письмо к резюме

Уважаемый (-ая) [имя получателя].

Лидерство, стратегическое планирование, анализ рынка, маркетинг, и навыки коммерческого развития - черты, которые четко отточены через практический опыт. В течение прошлых девяти лет я использовал свои деловые качества, чтобы помочь владельцам малого бизнеса с маркетингом, трудовыми проблемами и законодательными вопросами.

Из приложенного резюме Вы сможете узнать, что у меня есть обширные знания в маркетинге и рекламе. В настоящее время я исполнительный директор по развитию в организации, расположенной в городе [город]. Рекламное агентство, которым я управляю, обеспечивает продажу рекламы, полиграфические услуги, креативные услуги и анализ рынка. Я был инициатором запуска веб-сайта для привлечения клиентов, с помощью которого удалось увеличить доход компании в [год] году на [число] процентов.

Мои разнообразные деловые качества помогли мне развить сильные навыки в деловых переговорах, встречах, при анализе данных.

С радостью готов обсудить, как мои навыки могут принести пользу Вашей организации. Вы можете связаться со мной, чтобы назначить личное интервью, позвонив по телефону [номер] после 18:30 или по электронной почте [адрес].

Надеюсь получить известие от Вас в ближайшее время. Спасибо за Ваше время, потраченное на рассмотрение резюме.

С уважением, [Ваше Имя]

Прилагаемый документ: Резюме

Сопроводительное письмо на вакансию

Уважаемый [Имя получателя].

После [десяти] лет успешной работы в [сфера деятельности] я принял решение изменить сферу деятельности и заняться программированием. На текущем месте работы я применяю свои навыки владения компьютером и ищу должность, на которой я бы мог их улучшить. В приложении находится мое резюме. Я готов обсудить мою квалификацию при личной встрече. Со мной можно связаться по электронной почте [адрес] или по телефону [телефон].

С уважением. [Ваше Имя]

Прилагаемый документ: Резюме

Уважаемый [Имя получателя]

Я хотел бы предложить свое резюме, как ответ на позицию [название], которая была опубликована в [название]. Я уверен, что мое образование и опыт могут быть эффективно использованы в открытой вакансии. Если Вы хотели бы узнать какую-нибудь дополнительную информацию, пожалуйста, свяжитесь со мной по телефону [номер]. Надеюсь встретиться с Вами и подробно обсудить, чем я могу быть полезен Вашей компании. Заранее спасибо за рассмотрение моего резюме.

С уважением, [Ваше Имя]

Прилагаемый документ: Резюме

Уважаемый [Имя получателя]:

С большим интересом прочитал Ваше объявление на сайте [сайт] по поводу кандидатуры веб-дизайнера. Моя квалификация соответствует Вашим требованиям:

- более 3-х опыта в веб-дизайне

- 7 лет опыта в графическом дизайне

- опыт в использовании Java Script, HTML, Abode Photoshop

- высшее образование

Дополнительно я обладаю превосходными организационными способностями и навыками в деловых переговорах. Эти качества должны позволить мне сделать ценный вклад в [название компании], если появится такая возможность.

Прилагаю резюме для Вашего обзора. Надеюсь встретиться с Вами, чтобы подробнее обсудить, чем я могу быть полезен Вашей компании.

Спасибо за Ваше потраченное время на рассмотрение моей кандидатуры. С уважением,

[Ваше Имя]

Прилагаемый документ: Резюме

15