Письма-предложения

Структура делового письма этого вида такая же, как и письма-просьбы:

• Указание вопроса;

• Характеристика отношений;

• Предложение партнерства;

Разновидностями писем-предложений являются:

• Письма-предложения о партнерстве;

• Письма-уведомления;

• Письма рекламного характера.

Письмо-извинение

Письмо-извинение – письмо, автор которого приносит извинения корреспонденту за причиненные неудобства.

Начинать письмо-извинение лучше с выражения сожаления, личной обеспокоенности сложившейся ситуацией. Необходимо объяснить, какие шаги будут/были предприняты, чтобы устранить проблему и избежать ее повторения в будущем.

План письма может быть такой:

1. Выражение признательности за сообщение о сложившейся ситуации

2. Выражение сожаления.

3. Извинение.

4. Объяснение действий компании.

5. Напоминание о большой важности для совместного сотрудничества.

Письма-извинения, как правило, начинаются следующими фразами:

Приносим свои извинения за то, что…

Позвольте принести (вам) свои извинения за…

Искренне сожалеем, что…

Примите наши искренние извинения за…

Письмо-требование

Письмо-требование – это служебное письмо, цель которого – заставить адресата выполнить взятые на себя обязательства в условиях, когда имеются серьезные нарушения ранее принятых договоренностей.

Ключевыми фразами в письме являются:

Требуем выполнить взятые на себя обязательства...

Срочно требуем выполнить (выслать, предоставить, перечислить)…

Требуем незамедлительно выполнить…  

В противном случае дело будет передано в Арбитражный суд...

В противном случае Вам будут предъявлены штрафные санкции...

Письмо-требование должно быть составлено логично, последовательно, убедительно в исключительно корректной форме. Все события и факты следует излагать четко, ясно, кратко, лаконично и объективно.

Письмо-подтверждение

Письмо-подтверждение – это служебное письмо, в котором адресат подтверждает получение сведений, документов или других материалов, ранее достигнутые договоренности, намерения и т.п. Если подтверждается предварительная договоренность, в тексте письма следует коротко изложить ее суть, если подтверждается получение документов – необходимо назвать их.

Направление писем-подтверждений относится к обязательной части деловых отношений, т.к. позволяет снять вопрос с контроля

Ключевыми фразами в письме-подтврждении являются:

Подтверждаем получение (документов, предварительную договоренность, согласие и т.п.)…

Подтверждаем договоренности, достигнутые на переговорах…

Подтверждаем намерение…

С благодарностью подтверждаем получение материалов… и др. 

Письмо о сотрудничестве

Письмо о сотрудничестве – это деловое письмо, которое составляется и отсылается организацией своему потенциальному партнеру, с предложением о дальнейшем сотрудничестве в разной форме.

Деловые письма о сотрудничестве могут быть с предложением продать товары, услуги, продукты или же купить их.

Письмо-просьба

Письмо-просьба – это обращение, цель которого подвигнуть к действию второе лицо. Письмо-просьба может быть адресовано конкретному человеку или направлено в организацию на имя директора.

Нередко в одном письме содержится несколько просьб, которые требуют удовлетворения, такая форма составления документа вполне допустима. Подобное написание письма-просьбы сэкономит время отправителя и адресата и избавит их от лишнего, никому не нужного, документооборота.