МУ-лаб-Информ_№1-6-готов

100

2.Рассказать о структуре стандартного окна Excel, его основных и специфических элементах.

3.Рассказать о приемах создания, сохранения и редактирования таблиц.

4.Рассказать о вычислительных возможностях Excel (вставка формул, их пересчет).

5.Перечислить способы форматирования числовой и текстовой информации, а также возможности условного форматирования.

6.Работа с базами данных в Excel.

7.Назначение и способы создания сводных таблиц в Excel.

ЛИТЕРАТУРА

Основная:

1.Информатика. Базовый курс, под ред. С.В. Симоновича.­С­Пб., 2001г.

2.Могилёв А.В., Пак Н.И., Хеннер Е.К, Информатика. – М., 2000г.

3.Беньяш Ю.Л. Освоение ПК и работа с документами. – Москва, «Радио и связь», 2005г.

4.Фигурнов В.Э. IBM PC для пользователя. – Москва, «Высшая школа», 2001г. Дополнительная:

1.Джордейн Р. Справочник программиста персональных компьютеров типа IBM PC, ХТ и АТ: Пер. с англ./ Предис. Н.В. Гайского.­М.: Финансы и статистика,1991.­ 544 с.

2.Микляев А. Настольная книга пользователя IBM PC. – Москва, «СОЛОН», 1997г.

Лабораторная работа №6

Тема: «Система управления базами данных Access. Основы работы»

Цель: научиться работать с базами данных в СУБД Access, выполнять основные действия с данными, а также их представлению в графической форме.

В результате выполнения лабораторной работы студент должен: ЗНАТЬ:

-понятие базы данных и ее структурных элементов;

-способы хранения и доступа к данным в базах данных Access;

-основные способы работы с информацией. УМЕТЬ:

-выполнять основные действия с данными: ввод данных, поиск и фильтрацию, сортировку;

-использовать запросы для быстрого поиска данных, а также представление отчетности;

-создавать средствами Access информационные системы на основе форм.

ИМЕТЬ ПРЕДСТАВЛЕНИЕ:

­о видах баз данных (реляционных, иерархических, сетевых);

­о системах баз данных, применяемых для сетевых программных коммерческих продуктов.

1.Теоретические сведения

Базами данных (БД) называют электронные хранилища информации, доступ к которым осуществляется с помощью одного или нескольких компьютеров. Обычно БД создается для хранения и доступа к данным, содержащим сведения о некоторой предметной области, то есть некоторой области человеческой деятельности или области реального мира.

Типы СУБД.

Сист емы управления базами данных (СУБД) — это программные средства, предназначенные для создания, наполнения, обновления и удаления баз данных.

Различают три основных вида СУБД: промышленные универсального назначения, промышленные специального назначения и разрабатываемые для конкретного заказчика.

-Специализированные СУБД создаются для управления базами данных конкретного назначения — бухгалтерские, складские, банковские и т.д.

-Универсальные СУБД не имеют четко очерченных рамок применения, они рассчитаны «на все случаи жизни» и, как следствие, достаточно сложны и требуют от пользователя специальных знаний. Как специализированные, так и универсальные промышленные СУБД относительно дешевы, достаточно надежны (отлажены) и готовы к немедленной работе.

101

-Заказные СУБД требуют существенных затрат, а их подготовка к работе и отладка занимают значительный период (от нескольких месяцев до нескольких лет). Однако, в отличие от промышленных заказные СУБД в максимальной степени учитывают специфику работы заказчика (того или иного предприятия), их интерфейс обычно интуитивно понятен пользо­ вателям и не требует от них специальных знаний.

По своей архитектуре СУБД делятся на одно­, двух­ и трехзвенные.

-В однозвенной архитектуре используется единственное звено (клиент), обеспечивающее необходимую логику управления данными и их визуализацию.

-В двухзвенной архитектуре значительную часть логики управления данными берет на себя сервер БД, в то время как клиент в основном занят отображением данных в удобном для пользователя виде.

-В трехзвенных СУБД используется промежуточное звено — сервер приложений, являющееся посредником между клиентом и сервером БД. Сервер приложений призван полностью избавить клиента от каких бы то ни было забот по управлению данными и обеспечению связи

с сервером БД.

В зависимости от расположения отдельных частей СУБД различают локальные и сетевые СУБД.

Все части локальной СУБД размещаются на компьютере пользователя базы данных. Чтобы с одной и той же БД одновременно могло работать несколько пользователей, каждый пользовательский компьютер должен иметь свою копию локальной БД. Существенной проблемой СУБД такого типа является синхронизация копий данных, именно поэтому для решения задач, требующих совместной работы нескольких пользователей, локальные СУБД фактически не используются.

К сет евым относятся файл­серверные, клиент­серверные и распределенные СУБД. Непременным атрибутом этих систем является сеть, обеспечивающая аппаратную связь компьютеров и делающая возможной корпоративную работу множества пользователей с одними и теми же данными.

-В файл­серверных СУБД все данные обычно размещаются в одном или нескольких каталогах достаточно мощной машины, специально выделенной для этих целей и постоянно подключенной к сети. Такой компьютер называется файл­сервером — отсюда название СУБД. Безусловным достоинством СУБД этого типа является относительная простота ее создания и обслуживания — фактически все сводится лишь к развертыванию локальной сети и установке на подключенных к ней компьютерах сетевых операционных систем. Недостатком файл­ серверных систем является значительная нагрузка на сеть. Ясно, что при интенсивной работе с данными уже нескольких десятков клиентов пропускная способность сети может оказаться недостаточной. Файл­серверные СУБД могут успешно использоваться в относительно небольших фирмах с количеством клиентских мест до нескольких десятков.

-Клиент­серверные (двухзвенные) системы значительно снижают нагрузку на сеть, так как клиент общается с данными через специализированного посредника — сервер базы данных, который размещается на машине с данными. Сервер БД принимает запрос от клиента, отыскивает в данных нужную запись и передает ее клиенту. Таким образом, по сети передается относительно короткий запрос и единственная нужная запись, даже если соответствующий файл с данными содержит сотни тысяч записей. Запрос к серверу формируется на специальном языке структурированных запросов (Structured Query Language, SQL), поэтому часто серверы БД называются SQL­серверами. Серверы БД представляют собой относительно сложные программы, изготавливаемые различными фирмами. К ним относятся, например, Microsoft SQL Server производства корпорации Microsoft, Sybase SQL Server корпорации Sybase, Oracle производства одноименной корпорации1, DB2 корпорации

IBM и т. Д.

-Распределенные СУБД могут содержать несколько десятков и сотен серверов БД. Количество клиентских мест в них может достигать десятков и сотен тысяч. Обычно такие СУБД работают на предприятиях государственного масштаба, отдельные подразделения которых разнесены на значительной территории. К таковым, например, относятся подразделения Министерства обороны и Министерства внутренних дел. В распределенных СУБД некоторые серверы могут дублировать друг друга с целью достижения предельно малой вероятности отказов и сбоев, которые могут исказить жизненно важную информацию. Они используют

102

собственные региональные средства связи. Интерес к распределенным СУБД возрос в связи со стремительным развитием Интернета. Опираясь на возможности Интернета, распределенные системы строят не только предприятия государственного масштаба, но и относительно небольшие коммерческие предприятия, обеспечивая своим сотрудникам работу с корпоративными данными на дому и в командировках.

Таблицы БД и связи между ними. Единицей хранящейся в БД информации является таблица. Каждая таблица представляет собой совокупность строк и столбцов, где строки соответствуют экземпляру объекта, конкретному событию или явлению, а столбцы — атрибутам (признакам, характеристикам, параметрам) этого объекта, события, явления. В терминах БД столбцы таблицы называются полями, а ее строки — записями.

Между отдельными таблицами БД могут существовать связи. Базы данных, между отдельными таблицами которых существуют связи, называются реляционными (от relation — связь, отношение).

Связанные отношениями таблицы взаимодействуют по принципу главная (master) — детальная (detail). Главную таблицу часто называют родительской, а детальную — дочерней. Одна и та же таблица может быть главной по отношению к одной таблице БД и дочерней по отношению к другой.

Первичные ключи и индексы. В каждой таблице БД может существовать первичный ключ

— поле или набор полей, однозначно идентифицирующий запись. Значение первичного ключа в таблице БД должно быть уникальным, то есть в таблице не должно существовать двух или более записей с одинаковым значением первичного ключа.

Первичные ключи облегчают установление связи между таблицами. Отношение главная ­ детальная часто называют еще отношением главная ­ подчиненная.

Поскольку первичный ключ должен быть уникальным, для него могут использоваться не все поля таблицы. Если в таблице нет полей, значения в которых уникальны, для создания первичного ключа в нее обычно вводят дополнительное числовое поле, значениями которого СУБД может распоряжаться по своему усмотрению.

Индексы отличаются от первичных ключей тем, что не требуют непременной уникальности значений входящих в их состав полей. Они устанавливаются по полям, которые часто используются при поиске и сортировке данных: индексы помогут системе значительно быстрее найти нужные данные или отсортировать их в нужной последовательности.

Стандартное окно MS Access. После запуска приложения на экране открывается стандартное окно Access. Чтобы создать новую базу данных, следует активизировать команду Создать базу

данных меню Файл или нажать кнопку на панели инструментов. Меню Файл.

Команда Создат ь базу данных позволяет либо открыть пустой файл базы данных, либо построить базу данных на основе готового решения с использованием Мастера, который настроит

103

уже существующую заготовку с учетом требований пользователя. Исходным материалом при этом служат шаблоны баз данных – файлы типа .MDZ, используемым мастером баз данных. Они доступны на специальной вкладке в окне Создание. При создании базы данных на основе готового решения формируется не только структура таблиц, но и связи между ними, формы, отчеты, макросы и т.д.

Команда От крыт ь базу данных позволяет загружать файлы баз данных, надстроек, рабочих групп или MDE­файлы. Окно Открытие файла базы данных содержит стандартные для программ Microsoft средства поиска файлов. Перед открытием нового файла программа автоматически закрывает текущую базу данных.

Пункт Внешние данные содержит две команды. Они доступны при работе с базой данных, при открытой вкладке Таблица, и являются вариантами создания новой таблицы, когда данные в нее копируются из другого файла. Вообще, в Access часто встречаются примеры того , как одну команду ,а , следовательно , и связанную с ней процедуру , можно вызвать по­разному, использовав: меню, кнопку на панели инструментов или на вкладках, элемент контекстного меню. В последнем случае пользователю важно помнить название команды.

Команда Закрыт ь, позволяющая прекратить работу с базой данных, не является необходимой в современном приложении для Windows 95. Интересно, что в некоторых программах она отсутствует, а ее функции выполняют команды создания нового файла и выхода. Несмотря на то, что использовать эту команду не обязательно (файлы можно закрыть и автоматически), она может быть полезна хотя бы тем, что приводит Access в исходное состояние.

Во время работы пользователю не так уж часто приходится прибегать к автоматической записи данных (например, в тот момент, когда пользователь закрывает одно из окон), поэтому можно не бояться потери информации. Нужно только правильно отвечать на вопросы программы и иметь стабильно работающий компьютер. Access в этом смысле – надежная и удобная СУБД.

Команда Сохранит ь как / Экспорт позволяет скопировать данные из таблицы Access в файл рабочей книги Excel или сохранить их как текстовый документ.

Команда Сохранит ь в формате HTML позволяет запустить Мастер публикаций для создания гипертекстового документа.

Команда Парамет ры страницы служит как для определения вида страницы, так и для выбора принтера. По этой команде становится доступными две или три вкладки. На вкладке Поля задается размер полей страницы. Вкладка Станица позволяет задать размер бумаги, ориентацию листа (книжная/альбомная) и настроить принтер. Третья вкладка – Столбцы – в некоторых случаях недоступна. Она позволяет задать дополнительные свойства страницы.

Команда Предварит ельный просмот р, как явствует из названия, позволяет увидеть страницу перед печатью. Эта команда действует аналогично кнопке Просмотр на вкладке Отчеты.

Команда Печат ь позволяет не только вывести данные на бумагу, но и настроить параметры принтера.

Команда От правит ь позволяет переслать объект Access по электронной почте.

Команда Свойст ва базы данных открывает доступ к окну Свойства, которое имеет несколько вкладок. Свойства файла – это скорее сервисные возможности и обеспечение удобства, нежели реальные инструменты воздействия на базу данных. Пользователь может успешно работать, вообще не заглядывая на вкладки свойств. Но в некоторых случаях, например, при поиске файлов, знание свойств может оказаться полезным. Самая интересная вкладка – Состав. На ней находится список всех объектов текущей базы данных: таблиц, запросов, форм и т.д.

В конце меню Файл имеется список нескольких баз данных, которые были открыты последними. Он позволяет быстро открывать файлы, не используя диалоговое окно.

Меню Правка. Меню Правка содержит стандартные для Windows команды редактирования. Первый элемент этого меню позволяет отменить действие нескольких последних выполненных команд. Правда, существуют команды, результат выполнения которых отменить невозможно.

104

Следующие три элемента меню используются для управления буфером обмена. Самые разные объекты Windows могут быть перенесены в буфер обмена. Зато копирование объекта путем перетаскивания его на рабочий стол программа поддерживает не во всех случаях. Помните только, что в буфер копируются данные, выделенные, как правило, темным цветом. Выделение в большинстве случаев производится мышью.

Команда Создат ь ярлык позволяет построить ярлык для таких объектов баз данных, как таблицы, запросы, формы и т.д. Он может быть размещен на рабочем столе Widows. Ярлык позволяет соединить в один щелчок мыши множество действий: запуск Access, открытие нужной базы данных, получение доступа к заданному объекту.

Команда Переименоват ь позволяет отредактировать имя объекта.

С командой Специальная вставка связано одноименное окно, которое помогает пользователю определить, каким именно образом будет перенесен объект из другого приложения. При вставке данных в таблицу способ вставки зависит от типа поля.

Положение переключателя Вст авит ь обеспечивает внедрение объекта OLE. Если объект определен как документ Microsoft Word, то для работы с ним будет использоваться этот редактор.

Вданном случае Word будет запускаться из Access. Закрыв редактор, пользователь возвращается в СУБД. Второй вариант вставки – Picture (рисунок) – использован программой в данном случае ошибочно. Если пользователь выберет его, то в дальнейшем не сможет получить доступ к объекту. Программа не поймет, какими средствами надо редактировать рисунок. Этот случай отличается , к примеру, от внедрения файла типа .BMP, когда Access «знает», что для редактирования таких картинок надо запустить графический редактор Paint.

Если переключатель в окне Специальная вст авка был поставлен в положение Связать, то пользователю предложат только один вариант внедрения объекта – как документ редактора Word.

Вэтом случае предполагается, что редактирование документа должно осуществляться в Word, который работает параллельно с Access. Между двумя программами устанавливается связь с использованием протокола OLE. Проследить наличие таких связей можно при помощи команды Связи OLE/DDE из меню Правка.

Команда Вст авит ь как гиперссылку по своему результату похожа на предыдущую, но ориентировfна на работу с Internet или локальной сетью. Гиперссылка также позволяет открыть файл при помощи того приложения, которое подходит для его просмотра. Но, так как подразумевается, что гиперссылка может указывать на ресурс Internet, при открытии приложения из Microsoft Office в нем автоматически активизируются инструменты для работы с World Wide Web.

При помощи команды Добавит ь из буфера можно создать новые записи в таблице. Следующие пять команд – для удаления и выделения – не нуждаются в подробных

комментариях. Их названия достаточно точно отражают действие этих команд. Заметим лишь, что в базе данных Access информация всегда организована единообразно – в табличной форме – независимо от того, что мы видим на экране. Поэтому для выделения, удаления и вставки данных

105

всегда используются одни и те же объекты: ячейка, блок ячеек, запись, поле, таблица. Следовательно, операции удаления записей и столбцов могут применяться при работе с любой базой данных. Хочу еще подчеркнуть, что команда, позволяющая выделить все записи (Ctrl+A), весьма удобна, а в ряде случаев – незаменима.

Команда Найт и открывает доступ к окну. Пользователь должен ввести фрагмент данных для поиска (в строку Образец) и задать необходимые параметры. Программа может не найти нужный вам фрагмент, несмотря на то, что он присутствует в таблице, если условия выбраны так, что позволяют программе «не видеть» эти данные. Суть в том, правильно или неправильно пользователь определил параметры поиска. Записи могут просматриваться вверх (по направлению к началу таблицы), вниз (к концу таблицы) или целиком, независимо от положения курсора.

Пункт Перейт и содержит команды, позволяющие перемещаться по большой таблице, но для перехода к предыдущей, последующей или ближайшим записям существуют более удобные средства. В Access одно и то же действие можно выполнять разными способами. Например, если нас не удовлетворяют инструменты в окне таблицы, можно разместить команды, входящие в упомянутый пункт, на отдельной панели инструментов.

Команда Связи OLE/DDE доступна только в том случае, если в текущей таблице определена хотя бы одна такая связь.

Меню Вид. Пункт Объекты базы данных позволяет выбрать необходимую вкладку. Правда, это проще сделать, щелкнув саму вкладку. Следующие четыре команды позволяют задать способ представления информации на вкладках окна базы данных. Самый информативный режим информации на вкладках окна базы данных. Самый информативный режим включает команда Таблица. Она позволяет вывести для каждого объекта базы данных графы «Описание», «Дата изменения», «Дата создания», «Тип». Почему­то этот режим не используется по умолчанию, хотя он довольно удобен. Для управления этим режимом можно использовать пункт Упорядочить значки.

Команда Выст роит ь значки позволяет выровнять значки на вкладке.

Команда Свойст ва позволяет получить доступ к окну свойств любого объекта базы данных. Но объекты базы данных имеют мало свойств, и получить от них какую­либо пользу трудно.

Пункт Панели инст румент ов позволяет подключать и отключать панели, необходимые в текущем режиме. Команда Настройка активизирует окно. Оно позволяет сконфигурировать существующие панели инструментов или создать новые. Если рассматривать настройки Access по умолчанию, то можно сказать, что не существует «главной» панели инструментов, которая должна постоянно оставаться перед глазами пользователя. В разных режимах работы под главным меню автоматически выводятся разные панели, и для каждого режима можно определить свою «главную» панель. Одни и те же кнопки по умолчанию присутствуют на разных панелях. Пользователь может, разумеется, вывести на экран любую панель и расположить на ней какие ему угодно кнопки.

Значительно число инструментов Acсess скрыты от пользователя и как бы находится в резерве. Большая часть из них представлена в виде кнопок, меньшая – в виде списка. Существуют

106

кнопки, которые могут быть использованы только при решении определенных задач (например, категория Конструктор запросов), а есть такие, назначение которых универсально (категории Файл, Правка, Записи). Впечатляющий набор кнопок дает представление о возможностях программы. Кнопка Описание позволяет получить краткую справку о любой команде.

Каждая панель инструментов или находится на экране в виде отдельного окна, и тогда ее можно легко перемещать в рамках окна приложения, или закреплена, то есть встроена в окно приложения на любам из его краев. Преобразование панели происходит автоматически, когда пользователь перетаскивает ее мышью на новое место. Для построения новой панели в окне Настройка предусмотрена кнопка Создать.

Все перемещения кнопок на панелях возможны только в то время, когда активизировано окно настройка. В этом случае щелчок кнопки не приводит к выполнению связанной с ней операции, и можно перетаскивать кнопки мышью с одной панели на другую, удалять их (перетаскивая в границы упомянутого окна) и добавлять, перемещая кнопки из окна настройки на панели инструментов.

Меню Вставка. Набор команд меню Вставка зависит от режима работы программы, выбранного пользователем. В режиме работы с окном базы данных оно позволяет создавать новые объекты базы данных, при просмотре таблицы – добавлять в нее элементы и т.д. Ценность этого меню заключается в том, что раскрыв его, пользователь видит, какие объекты он может создать, находясь в определенном режиме работы с базой данных. Например, просмотрев это меню в режиме конструктора формы, мы сразу поймем, какие возможности для усовершенствования формы нам представлены.

Меню Сервис. Команда Орфография обеспечивает выполнение стандартной для программ MS Office процедуры проверки орфографии.

Пользователь имеет возможность добавлять неизвестные слова в словарь. По умолчанию – это файл CUSTOM.DIC. При стандартных установках программ он размещается в директории WINDOWS\MSAPPS\PROOF и используется различными приложениями.

107

Команда Авт озамена предназначена для настройки параметров автоматической корректировки текста и исправления опечаток. Режим «заменять при вводе» позволяет, во­первых, вводить символы, отсутствующие на клавиатуре, но входящие в состав шрифта. Во­вторых, в этом режиме опечатки исправляются «на лету». Пользователь может сам составить список заменяемых слов. Количество всех возможных опечаток очень велико, и для проверки орфографии необходимо использовать словарь. Однако в некоторых случаях полезны и иные методы. Так, здесь используется тот факт, что при быстром наборе текста «вслепую» оператор не успевает нажимать клавиши или нажимает их не в том порядке, который нужен. В результате в тексте получаются слова с переставленными буквами. Кроме того, можно просто ошибиться, но и в этом есть своя закономерность — путают, чаще всего клавиши, расположенные рядом, или клавиши с одинаковым начертанием русских и латинских букв. Поскольку размещение клавиш стандартизовано, существуют часто встречающиеся варианты опечаток, и их можно выявить во время проведения проверки орфографии. Конечно, не исключено, что у вас большая доля ошибок приходится на слова, отсутствующие в списке. Выход простой — добавляйте такие слова и их правильное написание в окне Автозамена.

Пункт Связи с Office содержит набор команд, облегчающих совместное использование программ, входящих в MS Office.

Команда Схема данных используется для организации связи между таблицами. Можно сказать, что без просмотра схемы данных не обойтись, как только в базе данных появляются хотя бы две связанные таблицы. В настоящее время без подобного инструмента не мыслима ни одна современная СУБД. Схема данных нужна не только для просмотра связей между таблицами, но и для обеспечения наглядного процесса их установки или отмены. При работе со схемой достаточно руководствоваться тремя правилами:

1.Все объекты на схеме данных подвижны и управляются при помощи мыши;

2.Для редактирования любого объекта схемы, включая соединительные линии, надо выделить его и использовать связанное с ним контекстное меню;

3.Новая связь также устанавливается при помощи мыши, при этом подсказкой служит форма указателя. Если он принимает вид перечеркнутого круга, значит, что­то не так.

Пункт Анализ содержит три команды. Первая из них — Таблица. При ее использовании вызывается Мастер по анализу таблиц, который выдает рекомендации по разделению одной таблицы на несколько, организованных более рационально. Это достаточно сложный, неоднозначный процесс, и от пользователя требуется отделить действительно ценные рекомендации Мастера от бессмысленных. Команда Быстродействие запускает Мастер, который вырабатывает рекомендации по улучшению быстродействия различных составляющих базы данных. Команда Архивариус позволяет собрать воедино все сведения об объекте базы данных, о нескольких объектах или обо всей базе целиком и оформить их в виде отчета.

Пункт Служ ебные программы содержит команды для работы с файлами баз данных. Команда Преобразоват ь базу данных служит для конвертирования баз данных Access ранних

версий к формату Access 97. Для уменьшения размера и дефрагментации файла базы данных

108

(сжатия) используется команда Сжать базу данных. Программа допускает возможность перезаписи существующего файла (т. Е. Сохранение его имени) в процессе сжатия. Команда Восстановить базу данных используется для «лечения» поврежденного файла базы данных. Результат этой операции нельзя предугадать — в случае повреждения файла нет гарантии, что его удастся восстановить. Кроме того, нелишне создать страховочную копию файла перед попыткой его восстановления. Команда Создать MDE­файл позволяет преобразовать обычную базу данных типа MDB в файл типа MDE. Последний более компактен, и в нем отсутствует доступ к текстам подпрограмм.

Пункт Защит а открывает доступ к комплексу средств защиты базы данных. Меры по защите выбираются в каждом случае свои, в зависимости от конкретной задачи. Среди основных средств защиты можно назвать: разбиение пользователей на группы и присвоение каждой группе определенных прав доступа, определение пароля для открытия базы данных, ограничение доступа и возможности редактирования для отдельных объектов базы данных.

Команда Маст ер позволяет запустить Мастер по защите базы данных, который позволит создать защищенную копию базы.

Команда Шифроват ь/дешифроват ь позволяет ограничить доступ к данным. Само по себе шифрование информации в базе данных не защищает ее от просмотра. Оно предотвращает доступ к данным при помощи других программ. В Access же дешифрирование базы данных происходит автоматически. Для того чтобы шифрование данных давало результат и в Access, его надо комбинировать с другими средствами защиты — ограничением доступа к объектам базы данных или к базе данных в целом.

Пункт Репликация открывает доступ к средствам решения очень важной проблемы, возникающей при работе с базой данных. Это — обеспечение возможности редактирования одной базы данных разными пользователями на своих компьютерах. Если каждый пользователь вносит в базу данных изменения, то необходимы специальные средства для объединения всех исправлений в одном файле. В Access данная задача решается путем создания специальных копий (реплик) базы данных с последующим восстановлением (синхронизацией) основной реплики. При выполнении синхронизации учитывается время внесения изменений — самое недавнее исправление считается наиболее верным. Это, разумеется, только принцип, и для реальной задачи он может быть непригоден. Основное достоинство синхронизации заключается в том, что она выполняется программой, без привлечения оператора к рутинной работе. Репликация может быть полезна и для одного пользователя, если он работает на нескольких компьютерах, например, на работе и дома.

Команда Парамет ры запуска позволяет открыть одноименное окно. По всей видимости, менять параметры в этом окне имеет смысл только при создании «фирменного» приложения. При обычной, рутинной работе с базой данных необходимость переопределения параметров в этом окне представляется сомнительной.

Команда Парамет ры открывает доступ к нескольким вкладкам, которые управляют настройкой Access.

Вкладка Вид отвечает за вывод на экран различных объектов. Флажки на этой вкладке не меняют ничего в работе СУБД, но они позволяют оператору обеспечить себе удобную рабочую среду.

Вкладка Реж им т аблицы позволяет определить вид таблицы при просмотре данных. Эта вкладка также не меняет ничего в программе с точки зрения потребителя данных. Она позволяет решать дизайнерские задачи. В отличие от двух предыдущих.

Вкладка Клавиат ура может оказать существенное влияние на стиль работы пользователя. Это проявляется при вводе больших массивов данных в таблицу. Когда объем записей исчисляется сотнями и тысячами, каждое лишнее нажатие клавиши пли движение мышью имеет значение. В частности, важно, куда перемещается курсор после заполнения поля. Если он не перемешается автоматически на нужное место, то это создает оператору определенные неудобства. Настроить режим ввода можно, выбрав подходящую комбинацию параметров на этой вкладке.

Вкладка Общие содержит мало параметров, но те, что есть, могут оказаться в некоторых случаях весьма важными. Самым интересным из них для большинства пользователей, вероятно, является «Рабочий каталог». Установка этого параметра позволяет избежать поиска своего «родного» каталога перед открытием базы данных. Можно сказать, что в программах для Windows 95 процедуры открытия файлов организованы нерационально. На современном компьютере установлены, как правило, жесткий диск большого объема (иногда даже не один) и CD­ROM.

109

Перед открытием файлов программа читает все диски для того, чтобы обеспечить доступ пользователя ко всему дереву каталогов. Это удобно только в том случае, когда нужный файл надо искать по всему компьютеру. Чем больше объем дисков, тем больше времени тратится на процедуру открытия файла. Поэтому удобно установить вышеупомянутый параметр, чтобы сразу получить доступ к нужному каталогу.

Параметр «Порядок сорт ировки базы данных» определяет последовательность символов для проведения операции сортировки данных. При установке русифицированной версии Access по умолчанию устанавливается значение «Русский». Это подразумевает, что латинские буквы считаются стоящими перед русскими. Изменив это значение (например, на «Обычный») можно получить непредсказуемые результаты, поэтому экспериментировать с ним без необходимости не рекомендуется.

Параметры, относящиеся к таблицам и запросам, нужны, в первую очередь, для настройки режима конструктора этих объектов базы данных. Вкладка Модуль может быть интересна разработчикам модулей. Нет сомнений, что возможность использования различных шрифтов и выбор цвета для вывода различных элементов кода создает большое удобство в работе с текстом программы.

Вкладка Правка/поиск. Группа переключателей «Поиск и замена по умолчанию» позволяет устанавливать принцип поиска. Но в окне Поиск для этой цели также существует элемент управления, который намного удобнее использовать сбрасывать флажки в группе «Подтверждение» не рекомендуется без необходимости – их установка позволяет избежать случайной потери данных.

Вкладка Формы/от чет ы. Параметры на ней относятся к режиму конструкторов форм и отчетов. Переключатель Выделение объектов позволяет определить способ выделения объектов в режиме конструирования. Под «охватом» понимается полное окружение объекта рамкой. В режиме «пересечение» объект выделяется, если в рамку попадает любая его часть.

Вкладка Другие. На ней собраны параметры, обеспечивающие настройку Access при работе в многопользовательском режиме. Под «блокировкой» понимается запрет изменения записи для всех пользователей, кроме одного, редактирующего эту запись в данный момент. В некоторых случаях установка флажка «пропуск команд DDE» позволяет разгрузить компьютер от ненужной работы, если в данный момент использование каналов DDE не обязательно.

Вкладка HTML. Она нужна в тех случаях, когда используется связь с удаленным источником данных. В некоторых случаях обращение к базе данных через сеть требует указания имени пользователя и пароля. Ели данные, представленные в формате HTML, являются результатом запроса, то есть могут обновляться достаточно часто, для их получения и форматирования используются шаблоны HTML и файлы типа ASP (actiex Server page).

Создание базы данных. Чтобы создать новую базу данных, следует активизировать команду

Создать базу данных меню Файл или нажать кнопку на панели инструментов.

На экране появится список с перечнем возможных вариантов создания базы данных. Для создания новой базы данных необходимо выбрать пункт Новая база данных.

После этого откроется диалоговое окно Файл новой базы данных, в котором пользователь должен задать имя файла новой базы и определить, на каком диске и в какой папке он будет храниться.

Имя файла указывается в поле ввода Имя файла. По умолчанию Access присваивает новой базе данных имя db1, а если база с таким именем уже существует, то db2 и т.д. Имя базы данных не должно содержать более 255 символов и может включать пробелы.

В поле Тип файла можно задать тип файлов, которые отображаются в списке выбранной папки: Базы данных Access или Все файлы. При выборе первого элемента в списке отобразятся только имена файлов, имеющих расширение .mdb, т.е. Имена файлов баз данных. Во втором случае увидим имена всех файлов текущей папки.

После выбора диска и папки для хранения файла базы данных нажмем кнопку Создать. В результате будет создана новая база данных, а на экране появится пустое окно, в котором можно поместить ее объекты.

Проектирование таблицы. Основным объектом базы данных является таблица. На базе таблиц осуществляется построение форм, запросов и отчетов. База данных может содержать как одну таблицу, так и множество таблиц. Например, в одной таблице хранятся сведения о клиентах,