Административное закрытие проекта
Проект или фаза, после которой проект или достигает своих целей или прерывается по каким-то причинам, требует закрытия. Административное закрытие состоит из проверки и документирования результатов проекта с целью формализации приема продукта проекта инвестором, клиентом или потребителем. Административное закрытие включает много записей проекта, которые отражают финальное описание проекта, анализ успешности и эффективности проекта, а также архивацию этой информации для будущего использования.
Работы по административному закрытию не должны приурочиваться к завершению проекта. Каждая фаза проекта должны быть своевременно и правильно закрыта, для того чтобы убедиться, что важную и полезную информация не потеряно.
Рис. 4. Логическая схема административного закрытия проекта
Входные данные для административного закрытия проекта
1 Документация по контролю выполнения.
Вся разработанная документация относительно хранения и анализа результатов выполнения проекта, включая плановые документы, которые создают основу для контроля выполнения, должнабыть доступной для просмотра во время административного закрытия.
2 Документация на продукт проекта.
Документы, разработанные для описания продукта проекта (планы, спецификации, техническая документация, чертежи, электронные файлы и т.п. – терминология изменяется в зависимости от прикладной сферы), также должны быть доступными для просмотра во время административного закрытия.
3 Другие записи по проекту.
Методы и средства административного закрытия проекта
1 Метода и средства для составления отчетов о выполнении.
Результаты административного закрытия
1 Архив проекта.
Все множество индексированных записей по проекту должно быть подготовлено для передачи в архив соответствующими лицами. Любые проектно-ориентированные или программно-зависимые базы данных должны быть откорректированы. Если проекты выполняются по контракту или включают значительные закупки, особое внимание должно быть уделено сохранениюзаписей относительно финансов.
2 Формальная приемка.
Должна быть подготовлена документация, по которой клиент или спонсор будет принимать продукт по проекту (или фазы проекта).
3 Усвоенные уроки.
Документирование случаев отклонений, корректирующих действий и других типов уроков должно быть выполнено таким способом, чтобы они стали частью базы данных как по этому, так и по другим проектам, которые выполняются в данной организации.
====================