3 Отчетность по исполнению: выходы

.1 Отчеты об исполнении

В отчетах об исполнении представляется в упорядоченном и суммированном виде собранная информация и анализ по результатам сравнения с базовым планом исполнения. В отчетах должна содержаться информация о состоянии и прогрессе проекта со степенью детализации, требуемой для данного участника проекта, согласно плану управления коммуникациями.

Методы анализа и контроля выполнения проекта

Анализ отклонений

Анализ отклонений предусматривает сравнение фактических результатов проекта с плановыми или ожидаемыми. Чаще всего анализируют цены и графики, но отклонения от плана, содержания, качества и рисков оказываются часто так же важными, если не больше.

Анализ тенденций

Анализ тенденций включает исследование через определенные отрезки времени результатов проекта с целью определения того, улучшается или ухудшается выполнение.

Анализ освоенного объема

Анализ освоенного объема в разных формах является наиболее часто используемым методом контроля выполнения. Он состоит в контроле показателей содержания, стоимости и календарного плана и помогает команде менеджеров проекта оценить выполнение проекта.

Анализ освоенного объема включает контроль по каждой работе таких трех основных показателей:

• Бюджет, илибюджетная стоимость запланированных работ(БС_ПР), – часть утвержденной сметы, которая планируется быть израсходованной за определенный период времени.

• Фактическая стоимость выполненных работ(ФС_ВР) –израсходованнаясумма прямых и косвенных денежных расходов нафактически исполненныеработы за определенный период времени.

• Бюджетная стоимость выполненных работ(БС_ВР) –запланированнаясумма прямых и косвенных денежных расходов нафактически исполненныеработы за определенный период времени.

Эти три показателя используют совместно, чтобы определить, будет работа завершена так, как планировалось, или нет. Чаще всего оценивают:

• стоимостное отклонение (отклонение по стоимости)СО = БС_ВР- ФС_ВР

• плановое отклонение (отклонение по срокам)ПО =БС_ВР– БС_ПР, а также

• показатель стоимостного выполнения (индикатор выполнения стоимости)ПС_ВР= БС_ВР: ФС_ВР.

Накопленный (кумулятивный) показатель стоимостного выполненияПС_ВР(сумма всех отдельных БС_ВР, разделенная на сумму всех отдельных ФС_ВР) широко используют для прогнозированиястоимости проекта по завершении.

Метод освоенного объема

В отчетность по исполнению часто включаются результаты анализа освоенного объема.

Освоенный объем (индикатор выполнения расписания)– процент общего бюджета, который равняется проценту фактически выполненной работы в рамках проекта:

ОО=(БС_ВР/ БС_ПР)*100%

Этот показатель используется для прогнозирования даты завершения проекта.

Многие реализации метода освоенного объема используют только несколько процентных значений (например, 30%, 70%, 90%, 100%) для упрощения сбора данных. Некоторые реализации метода освоенного объема используют только 100% или 0% (выполнено или не выполнено) для того, чтобы помочь добиться объективности в оценке выполнения.

Обычно отчеты об исполнении предоставляются в форматах столбиковых горизонтальных диаграмм (линейные графики, или графики Гантта), S-кривых, гистограмм или таблиц.

На рис. 7-7 изображена S-кривая результатов анализа освоенного объема, а в табл. 10-7 данные освоенного объема представлены в виде таблицы.

Рис.7-7. Пример отчета о выполнении в виде графика (S-кривая)

Таблица 10-7 Пример отчета об исполнении, представленном в виде таблицы

Элемент ИСР	Запла-ниро-ванный бюджет (ПБ)	Осво-енный бюд-жет (ОБ)	Факти-ческая стои-мость (ФС)	Отклонение по стоимости		Отклонение по срокам		Показатели производительности
				ОСт= ОБ-ФС	%ОСт= ОСт:ОБ	ОСр= ОБ-ПБ	%ОСт= ОСр:ПБ	ИВС= ОБ:ФС	ИВР= ОБ:ПБ
1.Предпилот-ный план	63000	58000	62500	-4500	-7,8	-5000	-7,9	0,93	0,92
2.Контрольные списки	64000	48000	46800	1200	2,5	-16000	-25,0	1,03	0,75
3.Учебный план	23000	20000	23500	-3500	-17,5	-3000	-13,0	0,85	0,87
4.Оценка показателей в середине срока	68000	68000	72500	-4500	-6,6	0	0,0	0,94	1,00
5.Поддержка осуществления	12000	10000	10000	0	0,0	-2000	-16,7	1,00	0,83
6.Руководство по практическому выполнению	7000	6200	6000	200	3,2	-800	-11,4	1,03	0,89
7.План завершения	20000	13500	18100	-4600	-34,1	-6500	-32,5	0,075	0,68
Итого	257000	223700	239400	-15700	-7,0	-33300	-13,0	0,93	0,87

Примечания:

1. Все цифры указаны по состоянию проекта на момент составления отчета.

2. В данных расчетах могут также использоваться другие единицы измерения стоимости, а не только денежные, например: рабочее время (в часах), бетон (в кубических метрах) и т.д.

3. ИСР – исполнение стоимости и расписания

4. ИВС – индикатор выполнения стоимости

5. ИВР – индикатор выполнения расписания

.2 Прогнозы

Прогнозы подлежат исправлению и повторному опубликованию по мере исполнения проекта на основании информации о выполнении работ. Эта информация относится к ходу выполнения работ по проекту в прошлом и может повлиять на данные о выполнении проекта в будущем, например, на прогноз по завершении и на прогноз до завершения.

.3 Запрошенные изменения

Анализ выполнения и эффективности исполнения проекта часто порождает (генерирует) запросы на изменения, касающиеся отдельных аспектов проекта. Эти запрошенные изменения затем обрабатываются в рамках общего управления изменениями.

.4 Рекомендованные корректирующие действия

Рекомендованные корректирующие действия предусматривают внесение изменений, направленных на приведение ожидаемого будущего исполнения проекта в соответствие с планом исполнения проекта.

.5 Активы организационного процесса (обновления)

Документация о накопленных знаниях содержит информацию о причинах возникновения проблем, обоснование предпринятых корректирующих действий, а также иные накопленные знания, относящиеся к отчетности по исполнению. Накопленные знания документально оформляются, чтобы их можно было использовать в качестве части исторических баз данных, как для данного проекта, так и для исполняющей организации в целом.