4. Контроль исполнения документов

Контроль исполнения документов и поручений – совокупность действий, обеспечивающих своевременно исполнение документов, созданных в организации, поступивших и вышестоящих организаций, от других организаций и граждан. Контроль исполнения документов ведется с целью своевременного и качественного исполнения документов. Контроль за прохождением и сроками исполнения документа осуществляет секретарь.

В течение установленного срока исполнения, поставленные в резолюции вопросы, должны быть полностью решены. Если на документ требуется дать письменный ответ, то документ считается исполненным после отправки ответа по назначению. Направление в процессе исполнения документа дополнительных запросов не дает основания считать его исполненным.

Исполнитель обязан дать секретарю школы-интерната точные ответы на все вопросы, связанные с ходом исполнения документов.

Сведения об исполнении контрольного задания должны поступать секретарю школы-интерната не позднее дня исполнения для внесения информации в «Журнал учета контроля и движения документов» и снятия документа с контроля.

Если документ не исполнен в срок, то исполнитель обязан до истечения контрольного срока предоставить информацию о причине задержки. Ответственность за неисполнение документа несет исполнитель.

Об изменении срока исполнения документа, согласованного с директором школы-интерната, необходимо сообщить секретарю, который вносит новый срок в «Журнал учета контроля и движения документов».

Для исполнения документов устанавливаются типовые и индивидуальные сроки. Индивидуальный срок может быть определен в тексте документа или установлен директором школы-интерната. При определении срока исполнения необходимо учитывать сложность вопросов, содержащихся в документе.

Если в документе или резолюции руководства срок исполнения не указан, документ должен быть исполнен в месячный срок.

Если в документе или резолюции руководства стоит отметка «срочно», документ должен быть исполнен в течение 3 дней.

Если в документе или резолюции руководства стоит отметка «оперативно», документ должен быть исполнен в течение 10 дней.

Срок исполнения исчисляется в рабочих дня со дня, следующего за резолюцией руководства.

В тех случаях, когда подготовка документа поручается нескольким исполнителям, виза или замечания соискателей даются в течение двух рабочих дней после получения подготовленного проекта документа от основного исполнителя.

5. Текущее хранение документов

   1. Порядок составления и утверждения номенклатуры дел

      1. Номенклатура дел является основным документом, обеспечивающим систематизацию документов и дел, учет дел, поиск документов и дел, а также является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, и по личному составу, актов на уничтожение дел организации с истекшими сроками хранения.

В номенклатуру дел включаются все документы, создаваемые в школе-интернате и поступающие. Не включаются в номенклатуру дел периодические издания.

2. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться учредительными документами организации (уставом организации), штатным расписанием (структурой) организации, планами и отчетами о работе, перечнями документов с указанием сроков хранения, типовыми (примерными) номенклатурами дел, номенклатурами дел за предшествующие годы. Изучаются документы, образующиеся в деятельности школы-интерната, их виды, состав и содержание.

3. В организации составляются номенклатуры дел по направлениям деятельности (приложение 8) и сводная номенклатура дел организации (приложение 9).

Номенклатура дел по направлениям деятельности составляется лицом, ответственным за делопроизводство по направлению, согласовывается со специалистом по кадрам и (или) архивом и, в необходимых случаях, с Экспертной комиссией (далее - ЭК) школы-интерната, подписывается лицом, ответственным за делопроизводство по направлению и представляется до 1 декабря текущего года специалисту по кадрам.

Ответственность за своевременность и правильность составления номенклатуры дел по направлениям деятельности несет лицо, ответственное за делопроизводство по направлению.

4. Сводная номенклатура дел организации составляется специалистом по кадрам на основе номенклатур дел по направлениям деятельности.

Номенклатура дел школы-интерната на предстоящий календарный год составляется в последнем квартале текущего года.

Сводная номенклатура дел школы-интерната оформляется на общем бланке, согласовывается с ЭК школы-интерната, подписывается специалистом по кадрам, представляется на согласование с Экспертной проверочной комиссией (далее - ЭПК) соответствующего государственного или муниципального архива (не реже одного раза в 5 лет), после чего утверждается директором школы-интерната.

5. В конце каждого года номенклатура дел уточняется, утверждается директором школы-интерната и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

В случае коренного изменения функций и структуры школы-интерната составляется новая номенклатура дел.

6. Сводная номенклатура дел печатается в необходимом количестве экземпляров. Первый экземпляр утвержденной номенклатуры дел является документом постоянного срока хранения и включается в номенклатуру дел отдела, сотрудник которого, назначен ответственным за делопроизводство, второй используется в качестве рабочего, третий экземпляр применяется в архиве школы-интерната, четвертый - в соответствующем архивном учреждении, если номенклатура дел проходила согласование с архивным учреждением, пятый - в виде выписок соответствующих разделов тиражируется для структурных подразделений, для использования в их работе. Рабочие экземпляры номенклатуры дел могут вестись в электронном виде.

7. В сводной номенклатуре дел разделы располагаются в соответствии с утвержденной структурой (штатным расписанием) школы-интерната. Названиями разделов (подразделов) номенклатуры дел школы-интерната являются названия направлений деятельности (например: канцелярия, бухгалтерия, отдел кадров и т.п.).

8. Номенклатура дел составляется по установленной форме.

Графы номенклатуры дел заполняются следующим образом. В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы дел. Индекс дела состоит из кода направления деятельности (в соответствии со штатным расписанием, структурой) и порядкового номера дела в пределах раздела. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 01-05, где:

01 - код структурного подразделения;

05 -порядковый номер дела в разделе номенклатуры дел.

Дела по вопросам, неразрешенным в течение одного года, являются «переходящими» и вносятся в номенклатуру дел следующего года с тем же индексом. Рекомендуется также сохранять в номенклатуре дел схожие индексы для однородных дел в пределах разных структурных подразделений.

В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей).

Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела. Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок («разные материалы», «общая переписка» и т.д.). Заголовки дел могут уточняться в течение делопроизводственного года в процессе формирования и оформления дел.

Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности:

- название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или

- разновидности документов (протоколы, приказы и т.д.);

- название организации или структурного подразделения (автор документа);

- название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа);

- краткое содержание документов дела;

- название местности (территории), с которой связано содержание документов дела;

- дата (период), к которым относятся документы дела;

- указание на копийность документа.

Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью.

В начале раздела располагаются заголовки дел, содержащих учредительные, организационно-правовые и распорядительные документы. При этом заголовки дел, содержащих постановления, решения, поручения, приказы вышестоящих организаций, располагаются перед заголовками дел с приказами директора школы-интерната.

Затем следуют заголовки дел, содержащих плановые, отчетные, информационно-аналитические документы, документы, отражающие специфическую деятельность организации и её подразделений, переписку и др. Заголовки дел, составленных по корреспондентскому и географическому признакам, вносятся в номенклатуру дел по алфавиту корреспондентов или географических названий.

В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин «документы», а в конце заголовка в скобках указываются основные названия документов, которые должны быть в деле, например:

Документы о проведении совещаний и семинаров (программы, списки, доклады).

Термин «документы» применяется также в заголовках дел, содержащих документы - приложения к какому либо документу, например:

Документы к протоколам заседаний Педагогического совета.

В заголовках дел, предназначенных для группировки однотипных документов, эта группа документов указывается во множественном числе, например:

Протоколы заседаний Методического совета.

В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется. В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не указываются, а указывается их общее видовое название, например:

Переписка с органами исполнительной власти

В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним, например:

Переписка с Министерством образования РК по вопросам, касающимся основной деятельности

При обозначении в заголовках дел административно-территориальных единиц учитывается следующее: если содержание дела касается нескольких однородных административно-территориальных единиц, в заголовке дела не указываются их конкретные названия, а указывается их общее видовое название, например:

Переписка с главами администраций муниципальных районов РК

В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (месяц, квартал, год) на (за) который составлены планы (отчеты), например:

Отчеты преподавателей за 2014 год

Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела в целом.

Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел. Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года.

В графе 4 указываются срок хранения дела, номера статей по перечню документов с указанием сроков хранения (ведомственному, типовому). При включении в номенклатуру заголовков дел, срок хранения которых не предусмотрен перечнями, срок их хранения определяется по типовой или примерной номенклатуре дел, или устанавливается ЭК школы-интерната по согласованию с соответствующими архивными учреждениями.

Отметка «ЭПК» (экспертно-проверочная комиссия) в отдельных статьях перечней документов со сроками хранения означает, что, среди таких документов могут быть документы, имеющие научное, социально-культурное или историческое значение, поэтому окончательный срок хранения этих документов устанавливается ЭПК соответствующего архивного учреждения по представлению архива и ЭК школы-интерната.

В графе 5 «Примечание» указывается название перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, а также в течение всего срока действия номенклатуры проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах (например, переходящее с 2013 г.), о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другую организацию для продолжения и др. В этой же графе на дела, состоящие из электронных документов и баз данных, проставляется соответствующая отметка «В электронном виде».

Экспертиза ценности документов в архиве школы-интерната проводится в целях отбора документов, отнесенных к составу Национального архивного фонда, подготовки их к передаче на постоянное хранение в соответствующий государственный архив, определения сроков хранения документов, не отнесенных к составу Национального архивного фонда и выделения к уничтожению документов и дел с истекшими сроками хранения.

По окончании делопроизводственного года в конце номенклатуры дел оформляется итоговая запись, в которую вносятся сведения о количестве заведенных дел (томов, частей), отдельно постоянного и временного хранения. Сведения, содержащиеся в итоговой записи номенклатуры дел школы-интерната, передаются в архив, о чем в номенклатуре проставляется отметка с указанием должности и подписи лица, сделавшего отметку.