3. Организация документооборота и исполнение документов

Основными принципами организации рационального документооборота являются:

- централизация операций по приему и отправке документов;

- организация движения документа по наиболее короткому пути;

- исключение возвратных движений документа, не обусловленных деловой необходимостью;

- организация предварительного рассмотрения поступивших документов;

- устранение необоснованных согласований, организация параллельного согласования проектов документов;

- организация движения документов по документопотокам - организованным в пределах документооборота группам документам, имеющим одинаковый маршрут.

1. Прием, обработка и прохождение поступающих документов

Поступающая документация принимается централизованно осуществляется секретарем-машинисткой или специалистом по кадрам, кроме бухгалтерской документации. Документы, поступающие в школу-интернат (включая телеграммы, телексы, факсограммы, телефонограммы) проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством и доставляются исполнителям.

При получении документа секретарь-машинистка или специалист по кадрам проверяет целостность конверта, пакета или упаковки, правильность адресования документа, а при вскрытии конверта – наличие в нем документов, включая приложения.

О недостаче вложений, повреждении документов или приложений к ним в тот же день сообщается отправителю в письменной форме.

При обнаружении отсутствия документов или приложений к ним составляется акт в трех экземплярах: первый остается в отделе управления документацией, второй приобщается к поступившему документу, третий направляется отправителю документа.

Не вскрываются конверты с пометкой «Лично» и грифами ограничения доступа («Секретно», «Коммерческая тайна», «Конфиденциально» и др.). На конвертах с грифом ограничения доступа проставляется штамп о поступлении и дата поступления, после чего конверты с документами передаются сотруднику, отвечающему за работу с информацией ограниченного доступа. Ошибочно доставленная корреспонденция возвращается отправителю.

Конверты сохраняются и прилагаются к документам в случаях, когда только по ним можно установить адрес отправителя и дату отправки. В остальных случаях конверты уничтожаются.

Прием факсограмм (факсов), адресованных руководству, осуществляется в приемной директора. При поступлении по факсу документа, требующего рассмотрения руководства, передается секретарю-машинистке организующему дальнейшую работу с документом.

Документы в электронном виде, поступающие в школу-интернат, проходят прием, регистрацию, предварительное рассмотрение, рассмотрение руководством и доставляются исполнителям. Прием и регистрация документов в электронном виде, поступивших на электронный адрес школы-интерната, осуществляется сотрудником, назначенным ответственным за делопроизводство.

Документы, требующие срочного рассмотрения, передаются на регистрацию незамедлительно. Обработка остальной корреспонденции и передача её на регистрацию осуществляется в день ее поступления или в первый рабочий день при поступлении документов в нерабочее время.

Поступившие телеграммы принимаются под расписку с проставлением даты и времени приема.

Текст поступившей телефонограммы записывается (печатается) получателем на специальном бланке, регистрируется и оперативно передается руководителю, которому она адресована.

Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределения поступивших документов на документы, требующие обязательного рассмотрения руководством и направляемые непосредственно ответственным исполнителям.

Предварительное рассмотрение документов осуществляется, исходя из оценки их содержания, на основании установленного в школе-интернате распределения обязанностей между руководством.

Прошедшие предварительное рассмотрение документы и предназначенные для передачи на резолюцию руководству, подлежат регистрации.

Рассмотренные руководством документы с резолюциями возвращаются к секретарю-машинистке, который в регистрационно-контрольную форму (журнал, базу данных) вносится содержание резолюции, а документ передается на исполнение. Исполнителям передаются копии.