2. Формирование дел

   1. Формирование дел – группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

   2. Дела в школе-интернате формируются у сотрудников, ответственных за делопроизводство по направлениям деятельности.

Формирование дел ведется под непосредственным методическим руководством архива школы-интерната, а при необходимости - соответствующего государственного архива.

Исполненные документы передаются исполнителем сотруднику, ответственному за ведение делопроизводства по направлению деятельности, для формирования документов в дела.

Номер (индекс) дела, в которое должен быть помещен документ, определяется сотрудником, ответственным за ведение делопроизводства по направлению деятельности совместно со специалистом по кадрам на основании номенклатуры дел.

3. При формировании дел необходимо соблюдать следующие правила:

- в дело помещаются только исполненные документы, соответствующие по своему содержанию заголовку дела по номенклатуре дел;

- в дело помещаются все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса;

- приложения помещаются в дело вместе с основными документами;

- в дело группируются документы одного календарного года, за исключением переходящих дел, судебных дел, личных дел, документов выборных органов и их постоянных комиссий, депутатских групп, учебных заведений, театров, дел фильмов, рукописей, истории болезней и некоторых других специфических групп документов, период формирования которых не совпадает с календарным годом;

- документы постоянного и временных сроков хранения группируются в дела раздельно;

- в дело включается по одному экземпляру каждого документа;

- в дело не включаются документы, подлежащие возврату, лишние и черновые экземпляры документов (за исключением особо ценных);

- факсограммы, телеграммы, телефонограммы помещаются в дела на общих основаниях;

- каждый документ, помещенный в дело, должен быть правильно оформлен (иметь дату, подпись и др. реквизиты);

- по объему дело не должно превышать 250 листов, при толщине не более 4 см (при превышении данного объема заводится второй том, при наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением "т. 1", "т. 2" и т.д.).

4. Документы внутри дела располагаются сверху вниз в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании.

Документы органов государственной власти и местного самоуправления и документы по их исполнению группируются в дела по направлениям деятельности организации.

Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.

Уставы, положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами. Если же они утверждены в качестве самостоятельного документа, то их группируют в отдельные дела.

Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу.

Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по порядку номеров. Документы к заседаниям группируются в отдельное дело, так же, как и приложения к протоколам, если они содержат более 25 страниц.

Документы к протоколам, если они сгруппированы в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов.

Поручения вышестоящих организаций и документы по их исполнению группируются в дела по направлениям деятельности организации.

Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от проектов.

Документы в личных делах располагаются в хронологическом порядке по мере их поступления.

Лицевые счета рабочих и служащих по заработной плате и другие подобные документы группируются в отдельные дела в пределах года и располагаются в них по алфавиту фамилий.

Обращения (предложения, заявления и жалобы) граждан по вопросам работы школы-интерната и все документы по их рассмотрению и исполнению группируются отдельно от заявлений граждан по личным вопросам. Обращения граждан и документы, связанные с их разрешением, располагаются в деле в хронологическом или алфавитном порядке. Каждое обращение и документы по его рассмотрению составляют в деле самостоятельную группу. Повторные обращения или дополнительные документы по ним подшиваются к данной группе документов.

Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности: документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с Указанием индекса дела предыдущего года. В зависимости от специфики деятельности организации переписка может группироваться также за учебный год, срок созыва выборных органов и др.