6. Обработка дел для последующего хранения

   1. Экспертиза ценности документов

6.1.1. Подготовка документов к передаче на хранение в архив школы-интерната включает, наряду с формированием и оформлением дел, работу по проведению экспертизы ценности документов, составлению описей дел и актов о выделении к уничтожению документов и дел.

6.1.2. Экспертиза ценности документов – отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев. Экспертиза ценности документов проводится на основе:

- действующего законодательства и правовых актов Российской Федерации по архивному делу и документационному обеспечению управления;

- типовых и ведомственных перечней документов с указанием сроков их хранения, типовых и примерных номенклатур дел;

- нормативно-методических документов Росархива и органов управления архивным делом субъектов Российской Федерации в области архивного дела.

6.1.3. Экспертиза ценности документов в школе-интернате проводится: на стадии делопроизводства - при составлении номенклатуры дел; в процессе формирования дел и проверки правильности отнесения документов к делам; при подготовке дел к передаче в архив организации; в архиве - в процессе подготовки к передаче дел на государственное хранение.

Для организации и проведения работы по экспертизе ценности документов в организации создается ЭК.

ЭК создается приказом директора школы-интерната из числа наиболее квалифицированных и опытных работников в количестве не менее трех человек. В состав ЭК школы-интерната в обязательном порядке включается лицо, ответственное за архив, выполняющий функцию секретаря ЭК. Целесообразно также включение в состав ЭК представителя курирующего организации государственного (муниципального) архива.

Председателем ЭК назначается один из руководящих работников организации, курирующий вопросы делопроизводства и архива.

Задачи, функции и права ЭК школы-интерната, порядок их работы определяются положениями, которые утверждаются руководством. Положение об ЭК школы-интерната до его утверждения подлежит в необходимых случаях согласованию с соответствующим архивным учреждением.

6.1.4. Основными задачами ЭК являются:

- организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии делопроизводства при составлении номенклатуры дел и в процессе формирования дел;

- организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии подготовки их к передаче в архив организации;

- организация и проведение отбора и подготовки документов к передаче на постоянное хранение в государственный или муниципальный архив.

6.1.5. Основными функциями ЭК являются:

- организация ежегодного отбора дел для хранения и уничтожения;

- рассмотрение и вынесение на утверждение, и согласование ЭПК архивного учреждения проектов номенклатур дел организации, описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе по личному составу, актов о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению;

- подготовка и вынесение на рассмотрение ЭПК архивного учреждения предложений об изменении сроков хранения отдельных категорий документов, установленных перечнями, и об определении сроков хранения документов, не предусмотренных перечнями;

- участие в подготовке и рассмотрении проектов нормативных и методических документов по вопросам работы с документами в организации.

6.1.6. ЭК проводит заседания в соответствии с планом работы и по мере необходимости, но не реже 2 раз в год. Заседания ЭК протоколируются. Решения ЭК вступают в силу после утверждения директором школы-интерната.

6.1.7. Экспертиза ценности документов осуществляется ежегодно сотрудником, назначенным ответственным за делопроизводство, совместно с ЭК школы-интерната под методическим руководством архива.

При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, для передачи в архив организации; отбор документов с временными сроками хранения и с пометками «До минования надобности», «До замены новыми» подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях; выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли. При этом одновременно проверяется качество и полнота номенклатуры дел организации, правильность определения сроков хранения дел.

Отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения проводится на основании перечней документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел школы-интерната, путем полистного просмотра дел. В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, незаверенные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения. Не допускается отбор документов для хранения и уничтожения только на основании заголовков дел.

Дела с отметкой «ЭПК» подвергаются полистному просмотру с целью определения и выделения из их состава документов, подлежащих постоянному хранению.

Дела с отметкой «ЭПК», содержащие документы постоянного хранения, подлежат переформированию. Выделенные из состава этих дел документы постоянного хранения присоединяются к однородным делам или оформляются в самостоятельные дела.

Сроки хранения дел с отметкой «ЭПК», содержащих оставшиеся в них документы временного хранения, определяются по перечню документов с указанием сроков их хранения или по номенклатуре дел школы-интерната.

Подшивка вновь сформированных дел производится только после завершения экспертизы ценности документов.

6.1.8. По результатам экспертизы ценности документов в организации составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению.

6.1.9. Опись дела – архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, коллекции и предназначенный для их учета и раскрытия содержания. Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) законченной нумерацией.

Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения; дела временного (свыше 10 лет) хранения; дела по личному составу; на дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются.

ЭПК архивного учреждения утверждает описи на дела постоянного хранения и согласовывает описи на дела по личному составу. Указанные описи и акты рассматриваются на заседании ЭК школы-интерната одновременно. Одобренные ЭК акты и описи утверждаются директором школы-интерната только после утверждения ЭПК архивного учреждения описей дел постоянного хранения; после этого учреждение имеет право уничтожать дела, включенные в данные акты.

6.1.10. Дела включаются в акт, если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составлен акт. Например, законченные в 2013 г. дела с 3-летним сроком хранения, могут быть включены в акт, который будет составлен не ранее 1 января 2017 г.

Акт о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению, составляется на дела всей школы-интерната. Если в акте указаны дела нескольких подразделений, то название каждого подразделения указывается перед группой заголовков дел этого подразделения. Заголовки однородных дел, отобранных к уничтожению, вносятся в акт под общим заголовком с указанием количества дел, отнесенных к данной группе.

6.1.11. Архивные учреждения проверяют правильность отбора дел на постоянное хранение и при необходимости имеют право потребовать включить в опись дел постоянного хранения дела, отобранные на временное хранение или к уничтожению.

Дела, подлежащие уничтожению, передаются на утилизацию, при этом составляется акт о выделении к уничтожению дел. Факт уничтожения документов оформляется актом, который составляется по унифицированной форме с указанием состава комиссии проводившей утилизацию документов, а также в нем указывается дата совершения уничтожения документов. Акт подписывается членами комиссии и утверждается руководителем.

После уничтожения дел в номенклатуре дел проставляются отметки, заверяемые подписью лица, ответственного за делопроизводство, и датой.

Например:

«Уничтожено. См. акт от ___________ № _______» Фамилия, инициалы