2.2. Требования к бланкам управленческих документов

2.2.1. Документы школы-интерната оформляются на бланках или стандартных листах бумаги формата А4 (210 х 297 мм) и А5 (148х210 мм). Состав и виды применяемых в школе-интернате бланков документов утверждаются директором школы-интерната по представлению сотрудника, назначенного ответственным за ведение делопроизводства. Бланки документов изготавливаются на белой бумаге или бумаге светлых тонов. Бланки документов школы-интерната разрабатываются на основе углового или продольного варианта расположения реквизитов: при угловом варианте реквизиты бланка располагаются в верхнем левом углу, при продольном – по середине листа вдоль верхнего поля.

2.2.2. Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее:

левое – 20 мм

правое – 10 мм

верхнее – 20 мм

нижнее – 20 мм.

2.2.3. В школе-интернате используются следующие виды бланков:

- общий бланк (приложение 1);

- бланк письма (приложение 2);

- бланк конкретного вида документа (приложение 3).

2.2.4. Бланк письма организации содержит следующие реквизиты:

- наименование организации - автора документа;

- справочные данные об организации;

- код организации;

- основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

- идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет (ИНН/КПП),

а также ограничительные отметки для проставления реквизитов;

- дата документа;

- регистрационный номер документа;

- ссылка на регистрационный номер и дату документа;

- адресат;

- заголовок к тексту.

2.2.5. Бланки конкретного вида документа содержат следующие реквизиты:

- наименование организации - автора документа;

- наименование вида документа;

- место составления или издания документа,

а также ограничительные отметки для размещения реквизитов:

- дата документа;

- регистрационный номер документа.

2.2.6. Внутренние документы школы-интерната, оформляемые не на бланке (докладные, служебные, аналитические, объяснительные записки, справки, сводки, акты и др.), должны содержать соответствующие виду документа реквизиты, оформленные по установленным правилам.

2.3. Оформление реквизитов документов

2.3.1. Код организации

Код школы-интерната указывается в бланках писем в соответствии с Общероссийским классификатором предприятий и организаций (ОКПО).

Для школы-интерната ОКПО 2095453.

2.3.2. Основной государственный регистрационный номер (ОГРН)

ОГРН юридического лица указывается в бланках писем школы-интерната в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

ОГРН школы-интерната 1021100971319

2.3.3. Идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет (ИНН/КПП)

ИНН/КПП указывают в бланках писем в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

ИНН/КПП 1109005312/110901001

2.3.4. Наименование организации

Наименование школы-интерната на бланках документов должно соответствовать наименованию, закрепленному в Уставе школы-интерната. Наименование школы-интерната включает организационно-правовую форму и фирменное наименование.

Под полным наименованием школы-интерната (в скобках) указывается сокращенное наименование, закрепленное в учредительном документе школы-интерната.

Наименование школы-интерната наряду с государственным языком Российской Федерации (русским) печатается на государственном языке Республики Коми (коми).

Наименование школы-интерната на коми языке располагается ниже от наименования на русском языке.

Наименование школы-интерната на русском языке на бланках документов пишется полужирным шрифтом.

2.3.5. Справочные данные об организации

Справочные данные о школе-интернате включают в себя: почтовый адрес; номер телефона и другие сведения по усмотрению школы-интерната (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.).

Почтовый адрес указывается на бланках в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи: название улицы, номер дома, квартиры; название населенного пункта (город, поселок и др.); район; край (область, автономный округ (автономная область), республика в составе Российской Федерации, почтовый индекс.

2.3.6. Наименование вида документа

Наименование вида документа, составленного или изданного школой-интернатом, должно быть определено уставом и должно соответствовать видам документов, предусмотренным ОКУД (класс 0200000).

Наименование вида документа всегда пишется прописными буквами, полужирным шрифтом.

2.3.7. Дата документа

Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола - дата заседания (принятия решения), для акта - дата события.

Дата документа оформляется либо цифровым, либо буквенно-цифровым способом арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год: 23.04.2014 или 23 апреля 2014 года.

Дата на документе проставляется должностным лицом при подписании документа или сотрудником, назначенным ответственным за делопроизводство.

2.3.8. Регистрационный номер документа

Регистрационный номер – цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации. Регистрация документа проводится после его подписания или утверждения.

Не допускается отправлять корреспондентам письма, не имеющие регистрационного номера и даты.

Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров, присвоенных каждой из организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.

2.3.9. Ссылка на регистрационный номер и дату документа

Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ.

2.3.10. Место составления или издания документа

Место составления или издания документа указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам "Наименование школы-интерната" и "Справочные данные о школе-интернате". Место составления или издания указывают с учетом принятого административно-территориального деления, оно включает в себя только общепринятые сокращения.

2.3.11. Адресат

В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. При адресовании документа должностному лицу инициалы указывают перед фамилией. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже. Например:

Министерство образования РК

Отдел правовой работы

Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже, например:

Генеральному директору

ООО «МедиаИнформ»

И.И. Иванову

или

ОАО «Комиэнерго»

Главному бухгалтеру

С.А. Сидоровой

Если документ отправляют в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно, например:

Администрации районов

Республики Коми

Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово "Копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При большем числе адресатов составляют список рассылки документа.

В состав реквизита "Адресат" может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи.

При адресовании письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес, например:

ГОУ ВО «Коми республиканская академия

государственной службы и управления»

Коммунистическая ул., д. 11,

г. Сыктывкар, 167000

При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес, например:

Иванову И.И.

Оплеснина ул., д.5, кв. 45,

г. Сыктывкар, Республика Коми

2.3.12. Гриф утверждения документа

Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек) прописными буквами, наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения, например:

УТВЕРЖДАЮ

Директор ГБОУ «Школа-интернат

№15 VIII вида»

___________________А.В. Будний

« _____»_______________2014 г.

Сокращенное наименование школы-интерната в наименовании должности указывается в том случае, если документ, утверждаемый должностным лицом, оформлен не на бланке школы-интерната. В случае, когда документ оформлен на бланке школы-интерната, гриф утверждения оформляется в соответствии с примером:

УТВЕРЖДАЮ

Директор

___________________А.В. Будний

« _____»_______________2014 г.

При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне.

При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера. Например:

УТВЕРЖДЕН

решением собрания

Методического совета

от 23.04.2014 № 23

или

УТВЕРЖДЕНА

приказом директора

от 23.04.2014 № 56

Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа.

2.3.13. Резолюция

Резолюция, написанная на документе соответствующим должностным лицом, включает в себя фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись и дату, например:

Сидоровой С.С.

прошу подготовить проект

договора с ООО «Гранит»

к 05.05.2014

Личная подпись

Дата

Допускается оформление резолюции на отдельном листе.

Если поручение дается двум или нескольким лицам, равным по должности, основным исполнителем является лицо, указанное в поручении первым. Ему предоставляется право созывать соисполнителей на рабочие совещания и координировать их работу. Основной исполнитель и соисполнитель вправе давать поручения в виде резолюций лицам, непосредственно им подчиненным.

Резолюция должна содержать конкретные указания по исполнению документа или формулировать цель рассмотрения документа. Не рекомендуется выносить такие резолюции, как: «Прошу переговорить», «Прошу зайти», «Прошу рассмотреть» и т.п. В документе не должно быть более четырех резолюций.

2.3.14. Заголовок к тексту

Заголовок к тексту включает в себя краткое содержание документа. Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа.

Заголовок может отвечать на вопросы:

о чем (о ком)?, например:

Приказ о создании аттестационной комиссии;

чего (кого)?, например:

Должностная инструкция ведущего эксперта.

Заголовок к тексту документа располагается над текстом документа по левому краю, выделяется курсивом, допустимый размер шрифта 12-14 пт.

К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок допускается не указывать.

2.3.15. Отметка о контроле

Отметку о контроле за исполнением документа обозначают буквой "К", словом или штампом "Контроль".

2.3.16. Текст документа

Текст документа – выраженное средствами русского литературного языка содержание управленческих действий и ситуаций.

Композиционная структура текста, стиль изложения и языковые средства выбираются в соответствии с видом документа.

Текст документа должен содержать достоверную и аргументированную информацию, выраженную точно, ясно, логично, кратко. Используемые в тексте документа формулировки не должны допускать различных толкований. Содержание документа должно быть увязано с ранее изданными по данному вопросу документами.

Тексты документов должны составляться с соблюдением следующих принципов:

- краткости, исключения лишней информации;

- полноты и достаточности информации;

- объективности;

- точности изложения фактов;

- чёткости формулировок, не допускающих различных толкований.

При составлении текстов документов необходимо соблюдать правила написания официальных наименований предприятий и организаций, должностей, населенных пунктов и др.

При упоминании в тексте документа фамилии должностного лица или работника инициалы ставятся после фамилии.

Текст документа может быть представлен в виде грамматически связного текста, текста-трафарета, анкеты, таблицы или их сочетания.

При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени (имеете, были, находились и т.д.).

Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками.

Тексты организационно-правовых документов (уставов, положений, инструкций, правил, регламентов и др.) состоят из разделов и подразделов, подразделяемых на пункты и подпункты. Разделы и подразделы текста могут иметь самостоятельные заголовки. Все составные части текста нумеруются арабскими цифрами. При необходимости в тексте используется многоуровневая рубрикация текста, при этом номер каждой последующей рубрики содержит номера предыдущих уровней: 1.; 1.1.; 1.1.1.;.1.1.1.1.;.1.2.; 1.2.1; 1.2.1.1. и т.д.

В документах используется не более четырех уровней рубрикации текста. В конце номера (пункта, подпункта) ставится точка.

Тексты распорядительных документов, как правило, состоят из двух частей: констатирующей (обоснования) и распорядительной части.

Тексты информационно-справочных документов (деловые письма, докладные и служебные записки, справки и др.) состоят из двух-трех взаимосвязанных смысловых частей.

При упоминании в тексте документа законодательного, нормативного правового акта или иного документа указываются все поисковые данные документа: наименование документа, кем он издан или утвержден, дата и регистрационный номер документа (или дата утверждения), заголовок к тесту.

В распорядительных документах, а также в документах, подготовленных должностным лицом или специалистом, текст излагается от первого лица единственного числа («ПРИКАЗЫВАЮ», «ОБЯЗЫВАЮ»).

Текст протокола излагают от первого лица множественного числа («слушали», «выступили», «постановили» или «решили»).

В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений, должностных лиц и работников (положение, инструкция, правила, должностная инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа («отдел осуществляет функции», «в состав совета входят», «комиссия установила»).

Запрещается вносить исправления и изменения в текст подписанного документа.

2.3.17. Отметка о наличии приложения

Отметку о наличии приложения, названного в тексте письма, оформляют следующим образом:

Приложение: на 5 л. в 2 экз.

Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:

Приложение: 1. Положение о структурном подразделении на 34 л. в 1 экз.

2.Перечень сведений, не относящихся к коммерческой тайне 65 л. в 1 экз.

Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:

Приложение: на 4 л. в 6 экз. только в первый адрес.

В приложении к распорядительному документу (постановления, приказы, распоряжения, правила, инструкции, положения, решения) на первом его листе в правом верхнем углу пишут "Приложение №" с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера, например:

Приложение № 4

к приказу директора

от 24.04.2014 № 654

2.3.18. Подпись

В состав реквизита "Подпись" входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке школы-интерната, и сокращенное - на документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия), например:

Директор Личная подпись А.В. Будний

При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывают.

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:

Директор Личная подпись А.В. Будний

Главный бухгалтер Личная подпись С.С. Сидорова

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне, например:

Заместитель директора по УВР

Личная подпись И.И. Иванов

Заместитель директора по ВР

Личная подпись С.С. Сидоров

В документах, составленных комиссией, в подписи указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии, например:

Председатель комиссии Подпись В.Ф. Логинова

Члены комиссии Подпись А.Н. Иванова

Подпись В.П. Петрова

Подпись А.С. Лоншакова

Протоколы собраний, совещаний, советов и др. подписываются председателем (или председательствующим на заседании) и секретарем.

При отсутствии должностного лица, должность и фамилия которого указаны в реквизите «Подпись», документ подписывается другим должностным лицом, имеющим право подписывать документ за отсутствующее должностное лицо. В этом случае документ перепечатывается с указанием должности лица, фактически подписывающего документ.

При подписании документа лицом, назначенным исполняющим обязанности руководителя в соответствии с приказом, подпись оформляют следующим образом:

И.о. директора Личная подпись И.И. Иванова

2.3.19. Гриф согласования документа

Гриф согласования документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласован документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования, например:

СОГЛАСОВАНО

Министр образования

Республики Коми

___________________В.В. Шарков

«_____»_______________2014 г.

Если согласование осуществляют письмом, протоколом и др., гриф согласования оформляют следующим образом:

СОГЛАСОВАНО

Письмо Российской академии

образования

от 05.06.2003 № 430-162

или

СОГЛАСОВАНО

Протокол заседания

Педагогического совета

от 05.06.2003 № 10

2.3.20. Виза согласования документа

Согласование документа оформляют визой согласования документа (далее - виза), включающей в себя подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания. Например:

Главный бухгалтер

Личная подпись А.С. Орлов

Дата

Визы согласования могут оформляться на листе согласования, в этом случае в документе под подписью делается отметка: лист согласования прилагается.

Лист согласования прилагается к проекту документа и составляет его неотъемлемую часть.

Визы располагаются одна под другой в порядке визирования.

Лист согласования оформляется следующим образом:

ЛИСТ СОГЛАСОВАНИЯ

проекта плана мероприятий на сентябрь 2014 года

Заместитель директора по УВР

Подпись В.Е.Петров

Дата

Заместитель директора по ВР

Подпись Н.М. Иванов

Дата

Заместитель директора по АХР

Подпись В.Е.Афанасьев

Дата

Главный бухгалтер

Подпись Н.М. Титов

Дата

При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим образом:

Замечания прилагаются

Главный бухгалтер

Личная подпись А.С. Орлов

Дата

Замечания излагают на отдельном листе, подписывают и прилагают к документу.

Для документа, подлинник которого остается в организации, визы проставляют в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа.

Для документа, подлинник которого отправляют из организации, визы проставляют в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа.

Возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования.

Допускается, по усмотрению организации, полистное визирование документа и его приложения.

2.3.21. Оттиск печати

Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи.

Документы заверяют печатью школы-интерната.

Оттиск печати проставляется, захватывая часть наименования должности. Допускается проставлять печать на свободном от текста месте. Оттиск печати не должен захватывать подпись должностного лица.

2.3.22. Отметка о заверении копии

При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют заверительную надпись: «Верно»; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения, например:

Верно

Начальник отдела кадров Личная подпись Т.С. Левченко

Дата

Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации.

2.3.23. Отметка об исполнителе

Отметка об исполнителе проставляется в деловых письмах и, при необходимости, в других документах. Отметка включает в себя фамилию, имя, отчество исполнителя документа, номер его телефона.

Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу, например:

Иванова Ирина Ивановна

8(8212) 24-56-56

2.3.24. Отметка о поступлении документа в организацию

Отметка о поступлении документа в школу-интернат содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости - часы и минуты).

Допускается отметку о поступлении документа в организацию проставлять в виде штампа.