3. Составление и передача документов в архив школы-интерната

6.3.1. В архив школы-интерната передаются дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и дела по личному составу. Передача документов в архив школы-интерната производится по утвержденным описям дел. Дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения передаются в архив школы-интерната не ранее чем через год и не позднее чем через 3 года после года, в котором документы были помещены в дело на хранение. Дела временного хранения (до 10 лет) передаче в архив школы-интерната, как правило, не подлежат (они хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке). Передача дел в архив организации осуществляется по графику, составленному лицом, ответственным за архив школы-интерната, утвержденному директором школы-интерната.

В период подготовки дел структурным подразделением к передаче в архив организации лицом, ответственным за архив, предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел школы-интерната. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел работники структурного подразделения обязаны устранить.

6.3.2. Прием каждого дела производится лицом, ответственным за архив в присутствии работника структурного подразделения. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указывается цифрами и прописью количество фактически принятых в архив дел, номера отсутствующих дел. Дата приема-передачи дел, а также подписи ответственного за архив и лица, передавшего дела.

При обнаружении отсутствия дел составляется акт.

При приеме особо ценных дел проверяется количество листов в делах.

Сверенные с описью дела, увязываются в архивные связки толщиной до 20 см. Дела укладываются по возрастанию номеров, корешками на обе стороны. Дела доставляются в архив школы-интерната сотрудниками структурных подразделений.

Вместе с делами в архив передаются регистрационные картотеки (журналы) на документы или программные средства и базы данных, содержащие информацию о регистрации и исполнении передаваемых документов. Наименование каждой картотеки (журнала) или базы данных включается в опись.

6.3.3. В случае ликвидации или реорганизации структурного подразделения школы-интерната, лицо, ответственное за ведение делопроизводства данного структурного подразделения, в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в архив организации, независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по описям дел и номенклатуре дел.

Приложение 3

Государственное бюджетное образовательное учреждение

«Специальная (коррекционная) школа-интернат № 15 для детей-сирот и детей, оставшихся без попечения родителей, с ограниченными возможностями здоровья VIII вида» с. Пажга

(ГБОУ «Школа-интернат №15 VIII вида»)

«VIII сикаса дзоньвидзалунын дзескöдöм позянлуна бать-мамтöм челядьлы да бать-мам дöзьöртöг кольöм челядьлы 15 №-а торъя (коррекционнöй) школа-интернат» Паджга сиктса велöдан канму сьöмкуд учреждение

(ГБОУ «Школа – интернат № 15-а VIII сикаса» )

ДИРЕКТОР

ПРИКАЗ

______________ № ____________

с. Пажга

Приложение 4