2. Регистрация и учёт поступающих документов

Регистрация документа – присвоение документу регистрационного номера и запись в установленном порядке сведений о документе, с помощью регистрации в журнале.

Регистрации подлежат все документы, требующие учёта, исполнения и использования в справочных целях.

Все поступившие документы сортируются на регистрируемые и нерегистрируемые (приложение 7). Документы регистрируются независимо от способа их доставки, передачи или создания.

Регистрация поступивших документов осуществляется, в день поступления, создаваемых – в день подписания или утверждения либо на следующий рабочий день.

Регистрация документов производится в пределах групп, в зависимости от названия вида документа, автора и содержания. Например, отдельно регистрируются документы, поступившие из органов власти и управления, приказы руководителя организации по основной деятельности, приказы по личному составу, служебная переписка, обращения граждан. Регистрация документов осуществляется секретарем-машинисткой.

На документах, подлежащих регистрации, в нижнем правом углу первого листа документа проставляется штамп – отметка о поступлении, в которой указывается дата поступления и входящий регистрационный номер.

Поступившие телеграммы и факсы регистрируются вместе с письмами.

Регистрационный номер документа служит его главным учётным и поисковым признаком, он должен иметь стабильное расположение составных частей.

Регистрационный номер поступающих документов включает: порядковый номер поступления в пределах учебного года. Порядковый номер документа после рассмотрения документа директором и вынесения резолюции дополняется через косую черту индексом дела по номенклатуре дел, например:

234/01-18, где:

234 - порядковый номер поступления в пределах учебного года

01-18 - индекс дела по номенклатуре дел.

Сведения о поступивших документах, подлежащих рассмотрению руководством, заносятся в журнал регистрации поступивших документов.

Документы, поступающие в школу-интернат по факсу, также регистрируются в журнал регистрации поступивших документов как входящая корреспонденция.

Документы, зарегистрированные секретарем-машинисткой, в день их поступления передаются на рассмотрение руководством.

Результаты рассмотрения документов отражаются в резолюции. После рассмотрения руководством документы возвращаются к секретарю для перенесения сведений об исполнителях и сроках исполнения из резолюции в журнал регистрации поступивших документов.

Если в резолюции указано несколько исполнителей, сотрудник, назначенный ответственным за делопроизводство, направляет исполнителям копии документа. Ответственному исполнителю предоставляется право определять порядок исполнения документа, назначать лиц, ответственных за отдельные участки работы, созывать и проводить совещания. Ответственность за своевременное и качественное исполнение документа в равной мере несут все исполнители. Соисполнители обязаны по требованию ответственного исполнителя представлять все необходимые для исполнения документа все материалы.

Передача документа, находящегося на исполнении, от одного сотрудника к другому производится с разрешения руководителя, вынесшего резолюцию. О передаче документа в ходе исполнения уведомляется секретарь.