Розділ 1. Теоретичні аспекти організації контролю виконання документів

1.1. Поняття, значення та організація контролю виконання документів

Контроль за виконанням документів і прийнятих рішень - одна з найважливіших функцій управління, метою якої є сприяння своєчасному і якісному виконанню документів, забезпечення отримання аналітичної інформації, необхідної для оцінки діяльності структурних підрозділів, філій, конкретних співробітників [5,58].

У контролі виконання документів можна виділити:

- контроль за суті вирішення питання, виконання доручення;

- контроль за термінами виконання завдання.

Контроль по суті питання вирішення питання здійснює керівник (Організації або структурного підрозділу) або спеціально уповноважена особа. Контроль по суті - це оцінка, наскільки правильно, вдало, повно вирішено питання.

Контроль за термінами виконання документів здійснюється в крупній організації підрозділом або групою контролю, що входить в службу документаційного забезпечення управління (ДЗУ), у невеликій організації - секретаріатом або секретарем. У ГОСТ 51141-98 «Діловодство та архівна справа. Терміни та визначення закріплено наступне визначення:« Контроль виконання документів - це сукупність дій, що забезпечують своєчасне виконання документів [3, 13]. При цьому основними завданнями групи контролю виконання (співробітника, що здійснює контроль) є:

- відстеження ходу і фіксація фактичного виконання вхідних, вихідних і внутрішніх документів, мають досить важливе значення, зафіксованих вказівок керівництва;

- узагальнення відомостей, одержуваних в ході відстеження процесу і результатів виконання, доведення цих відомостей до керівництва в зручному формалізованому вигляді;

-вироблення пропозицій щодо прискорення документопотоків і зміцненню виконавської дисципліни [7, 68].

Іноді за рішенням керівництва організації контроль за виконанням документів може бути покладений і на співробітника, який не перебуває у штаті служби ДЗУ. Це досить поширена практика при підготовці розпорядчих документів, коли контроль виконання може бути покладено на будь-якого з співробітників або взятий керівником на себе. Але централізація контролю за виконанням документів при цьому є важливим чинником його ефективної постановки.

Контроль (за строками) виконання документів включає в себе кілька послідовних етапів:

- постановку документів на контроль;

- перевірку своєчасності доведення документів до конкретних виконавців;

- попередню перевірку та регулювання ходу виконання;

- зняття документів з контролю;

- облік і узагальнення результатів контролю виконання документів [8, 95].

Початок операцій з контролю, тобто постановка документів на контроль, збігається з моментом реєстрації надійшли або створених в організації документів. Якщо документ має конкретну дату виконання, зазначену в тексті, або документ входить до переліку документів з типовими строками виконання, його має право ставити на контроль служба ДЗУ відразу при реєстрації. Вхідні документи з індивідуальними термінами виконання ставляться на контроль після розгляду їх керівником, який у своїй резолюції визначає конкретний термін. Під час постановки документа на контроль, на його верхньому полі проставляється відмітка про контроль (реквізит 19) [2]. Така ж відмітка проставляється в реєстраційній формі.

Виконання документа повинно контролюватися з моменту постановки на контроль, після здійснення якої документ має бути переданий виконавцю (ям).

При цьому бажано, щоб група контролю або співробітник, відповідальний за контроль, провели перевірку своєчасності доведення документа до конкретного виконавця.

Протягом терміну виконання документа повинні здійснюється попередні перевірки і регулювання ходу виконання, результати яких, як правило, також фіксуються в реєстраційно-контрольній картці. Відповідальність за правильність представленої інформації несуть виконавці.

Перевірки можуть проводитися в усній або письмовій формі. В останньому випадку службою контролю готуються письмові нагадування. Вони можуть бути присвячені як конкретному завданню, так і окремим документом або виконавцю. Можлива також підготовка і розсилка нагадувань, що містять відомості про документах, що знаходяться в одному або декількох структурних підрозділах.

Строки здійснення попередніх перевірок ходу виконання документів повинні бути закріплені в регламенті організації (або при його відсутності в інструкції з діловодства). Зняття документа з контролю здійснює керівник, який встановив контроль, або за його дорученням служба ДЗУ, зняття документа з контролю оформляється відміткою про виконання документа і направлення його до справи (реквізит 28) [2].

Документ вважається виконаним і знімається з контролю після фактичного виконання доручень по суті, документованого підтвердження виконання та повідомлення результатів зацікавленим організаціям і особам або якщо в представлених по ньому матеріалах про виконання не дано додаткових доручень і матеріали не повернуті на доопрацювання. Передача документів на виконання іншим співробітникам не є підставою для зняття їх з контролю або перенесення термінів виконання. Якщо контрольна служба встановлює, що зміст, форма та процедура виконання не відповідає завданням, вона повинна бути вправі повернути документ на доопрацювання без продовження термінів виконання. Дані про хід та результати контролю за виконанням документів повинні враховуватися і періодично узагальнюватися, тобто аналізуватися.Як правило, відомості про стан виконавської дисципліни узагальнюються щомісячно і представляються у вигляді зведень із структурою, закріпленої в організації.

На основі результатів аналізу розробляються і приймаються заходи по прискоренню виконання документів, підвищенню якості виконавської дисципліни, удосконалення організації контролю і управління в цілому [8,101]