1.3. Види контролю виконання документів

Відповідно до ГОСТ ISO 15489-1-2007 в системі управління документами їхній рух і використання необхідно контролювати для того, щоб забезпечувати пошук документів, запобігати випадкам їх втрати, виявляти випадки невиконання обов'язкових дій, вести моніторинг використання системи управління документами в цілях збереження і захисту міститься в ній інформації, а також з метою збереження записів про вироблених з документами операціях.

ГОСТ ISO 15489-1-2007 виділяє два види контролю: контроль дій та контроль місцезнаходження документа.

Контроль дій в системі управління документами застосовується для процесів (операцій), в яких дії обмежені часовими рамками, встановлюваними організацією або для організації. Контроль дій може ефективно застосовуватися тільки в тому випадку, якщо документ зареєстровано в системі управління документами перш, ніж він буде направлений виконавцям.

Контроль місцезнаходження документа здійснюється у випадках, коли документ видається співробітникам для використання в роботі, вилучається з системи для знищення або передачі на архівне зберігання.

У ході контролю місцезнаходження відстежуються факти видачі документів співробітникам, передачі їх між працівниками або підрозділами, дати переміщень документа та повернення документів на місце їх розташування або зберігання.

У традиційно склалася у нас системі ДЗУ застосовуються обидва бачачи контролю. У процесі виконання документа особливе значення має контроль за виконанням документа, що відноситься, відповідно до ГОСТ ISO 15489-1-2007, до контролю дій, оскільки грунтується на відстеженні термінів виконання, або, інакше кажучи, дій, обмежених тимчасовими параметрами.

Система контролю виконання документів дозволяє забезпечити своєчасне і якісне виконання доручень, що містяться в документах, отримати аналітичну інформацію, необхідну для оцінки діяльності підрозділів та окремих виконавців [7, 94].

1.4. Регламентація контролю виконання документів в інструкції з дзу

Основним нормативним документом, що регламентує організацію контролю виконання документів в організації, є інструкція по документаційного забезпечення управління (ДЗУ). В Інструкції, як правило, знаходять відображення такі питання:

- ким здійснюється контроль виконання документів в організації;

- які документи ставляться на контроль;

- етапи контролю виконання документів;

- терміни виконання документів;

- формування та використання масиву даних, необхідних для контролю;

- відображення даних про контроль в реєстраційно-контрольних формах;

- ведення контролю виконання документів (постановка на контроль, перевірка ходу виконання документів, продовження терміну виконання, зняття документа з контролю);

-основні етапи роботи з виконавцями (перевірка ходу виконання, нагадування про наближення терміну виконання та ін);

- узагальнення та аналіз даних про результати контролю виконання документів;

- інформування керівництва організації про результати контролю і про виконавчу дисципліну [5, 102].

Від того, наскільки детально і повно буде описана система контролю виконання документів в інструкції по ДЗУ, залежить організація цієї роботи і її результати, які, безсумнівно, позначаться і на всій діяльності організації.

Нормативних документів, які регламентували б порядок контролю виконання документів і його технологію, в даний час немає. Примірна інструкція з діловодства у державних органах виконавчої влади.

Однак цими документами встановлено організаційні основи контролю виконання доручень і в певних випадках - типові терміни виконання доручень. Що ж стосується технології контролю виконання документів, це питання в регламентах не знайшов відображення.

Завдання даної роботи-розглянути як організаційні питання, так і питання, пов'язані з технологією контролю виконання документів, здійснюваного службою ДЗУ. Оскільки служба ДЗУ веде контроль за термінами виконання документів, основними завданнями контролю виконання документів є:

- відстеження ходу виконання і фіксація відомостей про фактичне виконання вхідних, вихідних і внутрішніх документів, а також усних розпоряджень керівництва;

- узагальнення даних про хід виконання документів та його результати, доведення цих відомостей до керівництва установи;

- вироблення пропозицій про поліпшення організації роботи з документами в установі та підвищенні виконавської дисципліни.

Обов'язки, права та відповідальність працівника, який здійснює контроль виконання документів, повинні бути закріплені в посадовій інструкції.