2.1 Постановка документів на контроль

При постановці документа на контроль у верхньому полі документа праворуч робиться відмітка про контроль (як правило, штампом). Багато організацій включають в цю позначку зазначення терміну виконання. На контроль ставляться тільки зареєстровані документи.

Контроль виконання документів може виконуватися за допомогою автоматизованої інформаційної системи (бази даних), електронного журналу (таблиці Excel), використовуваних одночасно для реєстрації та контролю, або реєстраційно-контрольних карток (РКК), складових контрольно-довідкову картотеку. Вести контроль виконання документів по журналу на паперовому носії (Журналу реєстрації вхідних документів) - завдання дуже трудомістка і неефективна.

Для здійснення контролю виконання документів в реєстраційну форму (Базу даних, журнал, РКК) вводяться відомості про документ.

При веденні контролю за допомогою РКК слід мати на увазі, що в цьому випадку буде потрібно два примірники картки: один - для служби ДЗУ, другий - для структурного підрозділу - виконавця. За другим екземпляру картки буде вестися контроль виконання документа в підрозділі.

Таким чином, в службі ДЗУ формується загальна по організації контрольно-довідкова картотека, в підрозділі - контрольно-довідкова картотека підрозділу. При наявності в організації локальної мережі електронний варіант картки найзручніше направляти по електронній пошті безпосередньо виконавцю та секретарю підрозділи (для контролю).

Єдиної уніфікованої форми РКК не встановлено, але оскільки визначено перелік відомостей про документ, необхідних для ведення контролю документів, кожна організація може розробити власну РКК. З РКК формується контрольна картотека, яка має два розділи: «Контрольований масив »і« Виконані документи ».

У першому розділі РКК розставляються по термінах виконання з 1-го по 31-й день місяця. У додаткову осередок поміщаються картки документів, термін виконання яких настане в наступному місяці. На початку кожного місяця картки документів цього місяця розставляються відповідно до дати їх виконання.

Для контролю за ініціативними вихідними документами, на які очікується відповідь до певного терміну, або особливо важливими документами можна застосовувати окремі картки і, відповідно, формувати окрему комірку контрольного розділу. На вихідний документ заповнюється окрема картка (Коли, кому направлений, вихідний номер, короткий зміст, термін отримання відповіді).

У цьому розділі картотеки РКК на документи доцільно розставляти по передбачуваним датам отримання відповіді.

Другий розділ картотеки В«Виконані документиВ» формується по мірі виконання документів. У нього поміщаються РКК виконаних документів (тобто після того, як документ виконаний і переданий в справу). Цей розділ картотеки може формуватися по будь-якою ознакою, зручного для роботи, з урахуванням специфіки організації: по кореспондентам, видам документів, підрозділам-виконавцям та ін [9, 121].

2.2 Перевірка своєчасності доведення документів до виконавців

При організації контролю важливо, щоб виконавець отримав документ вчасно, оскільки контроль виконання документа починається з моменту його постановки на контроль. Для того щоб служба контролю була впевнена в тому, що документ переданий виконавцю, останньому необхідно розписатися в отриманні документа на РКК, призначеної для контрольної картотеки. Для цього працівник, який несе відповідальність за передачу документів виконавцям, направляє виконавцю документ із двома примірниками РКК; один примірник залишається в підрозділі, інший (екземпляр служби контролю) з розписом виконавця повертається в службу контролю і ставиться в перший розділ контрольної картотеки.

Якщо виконавцю документ передається у вигляді електронного файлу по локальній корпоративній мережі, повинна бути передбачена відправка в службу ДОП сповіщення про прочитання. Отримання такого повідомлення буде означати, що виконавець отримав документ [12, 193].

У разі виконання документа декількома структурними підрозділами оригінал документа направляється відповідальному виконавцю, решта виконавців отримують копії документа.

У підвідомчу організацію разом з документом на виконання пересилаються два примірники РКК. Після виконання один екземпляр картки повертається з указівкою дати і змісту виконання. Примірник РКК представлений у додатку В.

Протягом всього терміну виконання служба ДОП регулярно перевіряє хід виконання документа. При невеликих термінах виконання за 3-5 днів до виконання служба ДОУ нагадує виконавцям про наближення терміну виконання документа. Нагадування може бути зроблено по телефону або у вигляді письмового повідомлення (рисунок. 2).

Для розсилки нагадувань можна використовувати електронну пошту.

Типова інструкція з діловодства в федеральних органах виконавчої влади встановлює порядок перевірки ходу виконання документів з тривалими термінами виконання (попереднього контролю):

-завдання наступних років - не рідше одного разу на рік;

- завдання наступних місяців поточного року - не рідше одного разу на місяць;

- завдання поточного місяця - кожні 10 днів і за 5 днів до закінчення терміну.

Всі нагадування виконавцям і інформація про них фіксуються в реєстраційно-контрольної формі. При необхідності зміни строку виконання документа відповідальний виконавець не пізніше 3 днів до закінчення цього терміну звертається до керівника, який виніс резолюцію, з доповідною запискою, що містить обгрунтовану прохання про продовження терміну виконання документа із зазначенням планованого терміну виконання документа. В іншому випадку документ буде вважатися невиконаним [7, 123].

Продовжити термін виконання документа може то посадова особа або установа, яка цей термін встановило.

Про всі випадки зміни терміну виконання документів відповідальний виконавець своєчасно інформує службу ДОУ для внесення змін до реєстраційно-контрольну ф...орму (новий строк, дата зміни, підстава).

Документ вважається виконаним, коли вирішені поставлені в ньому завдання і кореспонденту дано відповідь по суті. Якщо виконання не документувався, то відомості про характер виконання записуються на

вхідному документі і вносяться в реєстраційно-контрольну форму. перевірка своєчасності доведення документів до виконавців [8, 138].