1.2 Форми контролю за виконанням документів

Існує дві форми (тобто способу ведення) контролю за виконанням документів:

- ручна строкові картотека (або контрольно-довідкова картотека);

- автоматизована система контролю виконання документів [7. 83].

Форма контролю вибирається виходячи з можливостей організації, проте Нині частіше використовується автоматизована. При веденні контролю за виконанням документів за допомогою строкової картотеки, тобто в ручному режимі, використовуються реєстраційні картки та картотечний ящик з 32 рухливими (картонними або пластмасовими)

роздільниками. Тридцять один роздільник позначають числа місяця, тобто 31 день. У них розставляють реєстраційно-контрольні картки у відповідності зі строками виконання, тобто кожну картку кладуть у роздільник з позначенням числа, на яке документ повинен бути виконаний. За 32-й роздільник ставлять картки на документи, термін виконання яких падає на наступний місяць. В останніх числах місяця (за 2-3 дні) ці картки будуть розставлені по числах нового місяця. Перед першим роздільником поміщають картки з простроченим терміном виконання. Вони стоять тут до тих пір, поки не буде вказано новий, продовжений термін виконання. Таким чином, по строкової картотеці легко можна дізнатися, що на який день має бути виконане.

При здійсненні контролю за виконанням документів співробітник, відповідальний за його проведення, виймає з картотеки картки на завдання поточного дня (поточний контроль) та картки на завдання, термін виконання яких закінчується через 5 днів, а також 10 і 20 днів поточного місяця (попереджувальний контроль), та перевіряє хід виконання. При цьому може бути особисте опитування, опитування по телефону і т.п. Отримана інформація про хід виконання завдання заноситься на зворотний бік реєстраційно-контрольної картки (Додаток 1).

Після зняття документа з контролю реєстраційно-контрольна картка виймається з строкової картотеки і переставляється в довідкову, так як вона містить більш повні відомості про документ (хід і характер виконання документа). Картка, що знаходилася в довідковій картотеці, вилучається і використовується при необхідності в інших довідкових картотеках

В даний час найбільш раціональним є автоматизований контроль за виконанням документів, який ведеться за допомогою персональних комп'ютерів і спеціалізованого програмного забезпечення, що дозволяє автоматично отримувати всілякі зведення і звіти.

Необхідно відзначити, що функція контролю за виконанням документів присутній в кожній автоматизованій системі документаційного забезпечення управління (АСДО). Так наприклад, система автоматизації діловодства та електронного документообігу «ДІЛО-Підприємство», що входить в сімейство програмних продуктів«ДЕЛОВ», дозволяє автоматизувати контроль за виконанням документів. У даній системі на контроль може ставитися як виконання резолюцій, так і виконання документа в цілому. Реєстраційна картка контрольного документа та сама резолюція виділяються відповідним візуальним ознакою. При цьому для контрольних документів і резолюцій автоматично відстежуються терміни виконання, особливо виділяються контрольовані документи та документи з термінами виконання. Система дозволяє автоматично формувати нагадування виконавцям і зведення про виконання контрольних документів.

Крім цього «ДІЛО-Підприємство» дозволяє автоматично відправляти документи виконавцям, а інтерфейс в цій частині побудований на базі традиційних понять таким чином, щоб користувачеві було гранично зрозуміло, з якими документами він працює і на якій стадії виконання вони знаходяться.Документи на «робочому столі» групуються в папки «Надійшли», «На виконанні», «На контролі» і ін.

З повним описом функціональних можливостей системи «ДІЛО-ПідприємствоВ» можна ознайомитись, натиснувши на посилання з назвою програмного продукту.