2.3 Зняття документа з контролю

Після виконання документи знімаються з контролю. На копії документа проставляється відмітка про виконання документа і направлення у справу, яка включає:

- короткі відомості про виконання або посилання на документ-відповідь (дата і номер);

-позначку «У справу»;

- номер справи, в якому буде зберігатися документ;

- дату;

- підпис виконавця або керівника структурного підрозділу, в якому виконаний документ.

У реєстраційно-контрольну форму також вносяться відомості про виконання, підпис особи, що підтверджує виконання (відповідальний виконавець), дата.

Якщо контроль вівся за допомогою РКК, картка виконаного документа переставляється в другій розділ картотеки.

Якщо служба ДОУ встановить, що зміст, форма та процедура виконання не відповідали завданням, вона вправі повернути документ на доопрацювання без продовження термінів виконання, навіть якщо документ-відповідь вже був підписаний керівником. У конфліктній ситуації питання про зняття з контролю вирішує керівник, який встановив термін виконання документа, або керівник організації [12, 94].

2.4 Напрямок виконаного документа в справу

Копія виконаного документа поміщається в справу відповідно до відміткою про виконання. Якщо виконувалося надійшло в організацію лист (від організації або фізичної особи), вхідний документ та документ-відповідь поміщаються в одну справу за датою відповіді і складають єдиний комплекс документів.

Служба ДЗУ узагальнює і систематизує дані про хід і результати виконання документів, як правило, один раз на місяць і по завершенні року. Дані про результати контролю представляються керівнику організації і в кожен структурний підрозділ.

Дані про контроль виконання повинні містити відомості про хід і терміни виконання документів, є засобом зворотного зв'язку (виконавець - керівник) та необхідні для підвищення виконавської дисципліни.

Для узагальнення даних про контроль використовуються різні форми зведень (довідок, звітів). Зведення (довідка, звіт) може містити дані по організації в Загалом, по окремих підрозділах, виконавцях і т.д.

Зведення про хід і результати контролю виконання документів підписуються керівником служби ДОУ організації [7, 201].

2.5. Облік, узагальнення та аналіз результатів контролю виконання документів

Дані про хід і результати контролю, узагальнені в зведеннях, представляються керівництву організації. Для аналізу виконавської дисципліни по підрозділам і прийняття рішень по вдосконаленню роботи з документами керівництву необхідні зведення, в яких зазначаються:

- загальна кількість документів на виконанні;

- кількість виконаних документів у строк (%);

- кількість невиконаних документів або виконаних з перевищенням терміну (%);

- причини затримок виконання документів.

На основі аналізу цих даних керівництво вживає заходів щодо поліпшення виконавської дисципліни, прискоренню документообігу організації і підвищенню загальної культури роботи з документами [8, 73].

2.6 Аналіз та проблеми організації контролю виконання документів

У наш час динамічних змін в господарському та соціальному житті суспільства актуальне питання автоматизації документообігу в будь-яких підрозділах. У програмі інформатизації кожного з них у якості однієї з основних цілей зазначено створення інформаційної системи, що забезпечує формування і інтеграцію ресурсів, необхідних для управління соціально-економічними процесами.

У результаті реалізації програми повинна бути створена ефективна інформаційна система, що забезпечує можливість прийняття оптимальних управлінських рішень на всіх рівнях, що дозволяє підвищити якість і оперативність реалізації прийнятих рішень.

Практично всі процеси управління підприємством впритул пов'язані з тими або іншими документами. Для ефективного розвитку бізнесу компанії необхідно управління документами на протязі всього їх життєвого циклу - від створення до списання в архів.

У процесі управління документами виникають різні проблеми. Серед загальних проблем управління документованої інформацією в організаціях можна виділити:

- велике кількість документів;

- велике кількість співробітників, що працюють з документами (паперовими та електронними);

- складні схеми узгодження документів;

- територіальна розподіленість підрозділів;

- відсутність інформації про виконання в реальному часі;

- пошук документів в рамках організації утруднений через децентралізованої реєстрації і зберігання.

Сьогодні на більшості російських промислових підприємств ці операції (Закриття рахунків, формування витрат і фінансового результату) здійснюють щомісяця, тобто плановий відділ підприємства визначає на місяць випуск продукції, витрати і фінансовий результат, а потім розраховує фактичні дані та порівнює з плановими.

Недолік цієї системи - неоперативність. Закриття рахунків, розрахунок витрат та фінансового результату віднімає у бухгалтерії стільки часу, що зазвичай фактичну кошторис витрат отримують до 20-го числа наступного місяця.

Це означає, що, приймаючи рішення, керівник змушений оперувати даними двомісячної давності і більше покладатися на свою інтуїцію. Оперативно може бути надана тільки інформація про обсяг випущеної продукції (щод...енна сводка з цеху) і про рух грошей на розрахунковому рахунку (платіжні доручення та виписки надходять у фінансовий відділ щодня).

Вищесказане робить необхідним створення системи забезпечення керівників підприємства оперативною інформацією про виручку і витратах. Створення такої системи - важливе завдання служби контролінгу: керівники повинні отримувати інформацію про витрати частіше, ніж раз на місяць. Для цього необхідно навести порядок в інформаційних потоках підприємства.

Наведена вище ситуація із забезпеченням керівників підприємства оперативною інформацією обумовлена недоліками організації інформаційних потоків. Серед типових недоліків системи інформаційних потоків російських підприємств слід назвати:

- дублювання надаваної інформації;

- відсутність релевантної (істотної) інформації;

- відсутність однозначного розподілу відповідальності за документи;

- несвоєчасність надання інформації;

- інформація може не доходити до адресата;

- після отримання інформації можуть знадобитися уточнення.

Важливим завданням підприємства стає вдосконалення системи інформаційних потоків, зміна алгоритмів проходження документів, автоматизація передачі інформації.

Система інформаційних потоків підприємства повинна органічно вбудовуватися в загальну систему інформаційних потоків підприємства, інакше відбудеться відторгнення співробітниками підприємства нав'язаної їм схеми.

Необхідний аналіз функціонування існуючої на підприємстві системи інформаційних потоків на наявність В«вузьких місцьВ», зайвих ланок (для цього у організації повинні бути необхідні повноваження).Впровадження системи інформаційних потоків приводить до перебудови і оптимізації системи інформаційних потоків - всього економічного документообігу підприємства.

Інформація, яка збирається для обробки та аналізу, повинна відповідати наступним вимогам:

- своєчасності, тобто інформація за затратами, виручці, прибутку має надходити тоді, коли ще має сенс її аналізувати;

- достовірності;

- релевантності, тобто інформація повинна допомагати приймати рішення;

- корисності (Ефект від використання інформації повинен перекривати витрати на її отримання);

- повноті, тобто НЕ повинно бути упущень;

- зрозумілості, тобто інформація не повинна вимагати В«розшифровкиВ»;

- регулярності надходження.

Система контролінгу вирішує свої завдання і в області автоматизації на підприємстві. Трудомісткість обробки деталізованої інформації по центрам витрат величезна, вручну її обробляти складно. Економісти цехів (філій, складів, магазинів) відразу вимагають автоматизувати їх працю, так як для них робота в системі контролінгу - додаткове навантаження навіть в тому випадку, якщо збір планової і фактичної інформації відбувається раз на місяць. Якщо інформація збирається раз на тиждень, то підрозділи фізично не встигнуть обробити і надати інформацію службі контролінгу, яка в свою чергу не буде встигати зводити всі дані по підприємству. Тому якщо автоматизується обробка проводок і сальдо по рахунках або нарахування амортизації, або розрахунок заробітної плати, точно так само доцільно автоматизувати і контроллінговую роботу.

Для створення системи інформаційних потоків необхідно:

- визначити структуру інформації, яку необхідно надавати;

- проаналізувати існуючий на підприємстві документообіг;

- розробити нову

Для побудови наступні ознаки:

- виконавця

- періодичність

- на рівні

Для організації такої роботи з використанням мережі організації.

Чим більше число робочих місць, пов'язаних з обробкою документів, охоплює така система, тим ефективніше здійснюється управління.рудників, що здійснюють власне роботу з документами.

У цьому випадку при мінімізації трудовитрат діловодного персоналу забезпечується повний контроль над документаційною діяльністю організації в реальному масштабі часу.

АРМ фахівця - це робоче місце, оснащене засобами обчислювальної техніки (технічними і програмними), іншими інструментальними засобами та засобами оргтехніки (телефон, копіювальний апарат і т. п.) і забезпечує автоматизацію більшої частини операцій при виконанні фахівцем своїх професійних функцій.

При виборі технічних засобів для реалізації АРМ, необхідно врахувати вимоги, пропоновані до АРМ:

- можливість функціонувати в рамках автоматизованої системи;

- цілодобова робота;

- робота в реальному масштабі часу;

- забезпечення вимог до часу реакції системи;

- реєстрація всій інформації, що циркулює в системі;

- зберігання даних про стан пристроїв системи;

-можливість видачі інформації на принтер і екран монітора АРМ у формі, яка забезпечує ефективну роботу оператора АРМ;

- забезпечення високої надійності технічних засобів АРМ;

Представлені вище вимоги до АРМ можуть бути реалізовані за допомогою вибору технічних, відповідального вимогам АРМ.

Отже, для автоматизованої системи управління інформаційними процесами, з метою автоматизації збору і обробки даних, необхідно вибрати технічні засоби, що задовольняють функціональним вимогам АРМ.

Представлена в курсовому проекті автоматизована система керування являє собою комплекс засобів автоматизації (КСА), що виконує ряд функцій по обробці інформації.

У відповідності з вимогами, що пред'являються до АРМ, вибираємо персональні комп'ютери.

Представлена автоматизована система керування являє собою комплекс засобів автоматизації (КСА), що виконує ряд функцій по обробці інформації.

Високошвидкісне підключення до мережі Інтернет. Дозволяє вчасно і швидко отримувати потрібну інформацію, а так само користуватися електронною поштою, не використовуючи підключення по модему, тим самим не займаючи телефонної лінії. Підключення до віддаленої мережі інших підрозділів.

- Робоче місце.

- Сервер. Містить всі необхідні для роботи БД, а так само здійснює доступ до них, як з робочого місця, так з іншими підрозділами або організаціями. Крім цього має підключення до Інтернет по виділеній лінії, забезпечуючи тим самим доступ працівників відділу збуту в Інтернет без використання модему.

- HUB. Пристрій, що дозволяє об'єднати в мережу групу користувачів. У нашому випадку, 3 робочих місця та сервер.

-Принтер. Підключений до сервера і є доступним для використання з усіх 3-х робочих місць відділу збуту.

- Сканер. Знаходиться на третьому робочому місці.

- Факс. В цілях економії, знаходиться лише на першому робочому місці. Підключений до міської телефонної лінії.

- Телефон. Підключений до міської телефонної лінії. Знаходиться на другому робочому місці.

При впровадженні вище описаної автоматизованої інформаційної системи значно підвищиться продуктивність праці і якість документів, так як значну частину роботи фахівців відділу збуту займає складання та підготовка документів по складському обліку, які здійснюються вручну.

На даний момент серед методів, спрямованих на вдосконалення документування, виділяються дві групи: вдосконалення технології документообігу та скорочення обсягу документообігу [8, 46].

До першої групи відносять всі процедури проходження документів в установі: створення моделей засновницької документообігу, складання маршрутних карт технологічного процесу, розробка раціональних схем документообігу, складання Оперограмма і документограмм, схем руху документів та ін.

До числа способів, що дозволяють ефективно удосконалювати технологію документообігу, відносять оптимізацію процедур підготовки та оформлення документації, упорядкування документаційною навантаження в часі з метою більш рівномірного її розподілу.

Скорочення обсягу документообігу зв'язується з регламентацією документування, зменшенням кількості внутрішніх документів, раціоналізацією документації, створенням уніфікованих систем документації (УСД), розробкою уніфікованих вимог до текстів, а також використанням бездокументних зв'язків.

Головна умова скорочення обсягів документів - впорядкування їх виникнення. Основним методом упорядкування процесу документування є уніфікація як окремих груп документів, так і всієї системи діловодства. На практиці це виражається в створенні різних систем документації, суворо встановлюють склад застосовуваних документальних форм і регламент користування ними. При уніфікації з документальних ланцюжків вилучаються зайві ланки, документи, не відповідні вимогам сьогоднішнього дня і створювані просто за звичкою. Застосовувані однотипні форми замінюються єдиної. Наприклад, після уніфікації організаційно-розпорядчої документації кількість застосовуваних форм скоротилося в 4 рази. Скасування видання наказу про відрядження також сприяла б скороченню обсягу документації. Склад уніфікованих форм закріплюється в табелі документів, який затверджується керівником і має нормативний характер.

У табелі може зазначатися: назва форми документа, код по ОКУД або галузевому класифікатору, періодичність складання, адресування, віза, місце реєстрації, спосіб заповнення, строк виконання, річна потреба, термін зберігання. Можуть бути внесені й інші графи, наприклад, дата представлення та ін Щорічно табель переглядається, в нього вносяться відповідні корективи, що відображають зміни у функціях і завданнях установи [9, 38].

Таким чином, уніфікація дозволяє впорядкувати освіту документів і тим самим скоротити обсяг документообігу. Встановлення в табелі річної потреби кожної форми лімітує виготовлення бланків.

Інший напрямок скорочення документообігу - підвищення якості самого документа як носія управлінської інформації. Реальні можливості підвищення якості документів і скорочення обсягів текстів полягають у наступному:

-зменшення різних преамбул, не несучих корисної інформації (особливо це положення ставиться до реєстрації актів наказам, рішенням, де констатуюча частина в ряді випадків є або дослівним відтворенням документів вищестоящої організації або чимось на зразок короткого звіту або перерахування фактів);

- виключення з службового листування персональних звернень та заключних фраз, що виражають подяку або повагу адресатам.

Якість документа включає в себе й вимогу до викладу змісту: застосування уніфікованих текстів, чітка структура, ясність формулювань, реальність термінів виконання. Так, наприклад, стандарти на ОРД встановили структуру текстів деяких документів. Особливо характерний в цьому відношенні "Акт" як документний форма.

Відома, наприклад, шаблонна формула акту: "ми, нижчепідписані ... комісія у складі ... утворена наказом ... у присутності ... склали цей акт про те, що ми дійсно ... "і т.д. Мало сказати, що такий текст неписьменний, він ще і важко читається. Стандарт цю частину акта спростив, тепер вона складається з трьох частин: підстава для складання, як складений і хто був присутній. Текст легко складається, читається і сприймається. Застосування таких форм документів, як таблиці і анкети, дозволяє виключити зайві дані, упорядкувати інформацію, зіставити відомості, скоротити їх обсяг.

Наступний напрямок скорочення документообігу - зменшення фізичного розміру документа. При листуванні необхідно застосовувати стандартні бланки, які економлять приблизно 1/5 частину площі листа, бажано використовувати також бланки формату А5.

Впровадження цієї вимоги пов'язано з подоланням сформованого уявлення про престижність поздовжнього бланка, широких полів, збільшених інтервалів і т.п. Розмір бланка повинен відповідати обсягу тексту. Скорочувати обсяг тексту необхідно за рахунок застосування стандартних правил машинопису, ділити текст на чіткі структурні частини, що економить папір приблизно на 5% за рахунок виключення словесних переходів між частинами.

Об'ємні документи довідкового характеру та довгострокового користування слід виготовляти з замінними сторінками, що дозволить при внесенні змін не передруковувати весь документ. При підготовці оперативних документів рекомендується використовувати телеграфний стиль. Практикуються відповіді на самому запиті за допомогою штампа або підпису від руки. В цьому випадку відомості про документ зберігаються в організації-одержувачі на реєстраційно-контрольній картці, яка повинна містити відповідну інформацію. Звичайно, економія паперу не є головною в скороченні документообігу. Основне - зручність роботи і ліквідація зайвих документів. Уніфікована форма документа повинна бути зручна для заповнення і читання, містити достатньо місця для розміщення потрібної інформації [9, 89].

Ще один реальний спосіб скорочення обсягів документації - побудова ефективних інформаційно-пошукових систем (ІПС). Наприклад, наказ по особовому складу друкується в декількох примірниках і підшивається в справу з наказами, в особистих справах, в бухгалтерії. Причина такого "тиражу" - створити можливість виявити документ в необхідний момент. В результаті створюються дублетні справи, які включаються до номенклатури і потім передаються в архіви. По суті ж це подвоєна або потроєна

документація і, відповідно, збільшений документообіг.

Науково обгрунтована пошукова система виключає необхідність дублювання документів. Визначається ступінь централізації ІПС, склад реєстрованих документів, структура їх опису, місця зберігання та ін Основні принципи раціональної організації реєстрації та пошуку документів передбачають побудова інформаційних систем на базі повної реєстрації документів, одноразового введення в ІПС кожного документа, централізації при побудові пошукових си...стем, їх інформаційної сумісності та можливості доступу до бази даних кожного фахівця [9, 93].

У зв'язку з тим, що обсяг документації зростає через неякісне або несвоєчасного виконання рішень і доручень, велика роль у справі скорочення документообігу належить контролю виконання. На службу документації установи покладається розроблення раціональних форм контролю, ведення картотеки, спостереження за термінами і т.п. Чим краще контроль, тим більше доручень виповнюється в термін, тим менше виникає непередбачених документів, і навпаки.

Автономні комп'ютери на робочих місцях діловодів або навіть невеликі мережі в канцеляріях або секретаріатах в перерахованих вище проблем принципово не вирішують, фактично вони просто заміняють спосіб ведення картотеки чи журналу. Принциповим же рішенням є комп'ютерна мережа, що зв'язує комп'ютери на робочих місцях в різних підрозділах організації. У цьому випадку відомості про роботу з документами, що вводяться з робочих місць в підрозділах, можуть автоматично збиратися і накопичуватися на сервері мережі, формуючи базу даних про стан та історію документообігу організації.

Для організації такої роботи з використанням мережі організації розробляються спеціальні програми, звані зазвичай системами автоматизації діловодства та документообігу (ДЗУ). Найбільш просунуті з них дозволяють як відслідковувати паперовий документообіг, так і організувати переміщення по мережі і роботу з електронними документами. Чим більше число робочих місць, пов'язаних з обробкою документів, охоплює така система, тим ефективніше здійснюється управління. Бажано, щоб система доходила хоча б до кожного структурного підрозділу, у якому здійснюється облік та контроль. В ідеалі ж вона повинна охоплювати всі робочі місця співробітників, що здійснюють власне роботу з документами.

У цьому випадку при мінімізації трудовитрат діловодного персоналу забезпечується повний контроль над документаційною діяльністю організації в реальному масштабі часу.

Найбільш раціональним є на сьогоднішній день автоматизований контроль за виконанням документів, який секретар веде на персональному комп'ютері [7, 94].

Постановка документа на контроль відбувається автоматично при заповненні поля «Термін виконання (Контрольна дата)» в реєстраційній картці документа. Одночасно на підлягає контролю документ може ставитися оцінка про контроль - Спеціальний штамп у вигляді літери «К», слова «Контроль». Це привертає увагу виконавця до контрольованого документа. Відмітка про взяття документа на контроль проставляється на полі документа, на рівні заголовка.

При веденні поточного контролю відповідальні за контроль виконання (в невеликій фірмі - секретар) щодня, як правило, на початку робочого дня викликають на екран комп'ютера і при необхідності роздруковують список документів, термін виконання яких (поле «Контрольна дата)» закінчується сьогодні. При відповідних налаштуваннях програми список може автоматично роздруковуватися на початку робочого дня.

В організаціях, що використовують систему електронної пошти, попередження виконавцю про документи з терміном виконання може відправлятися на комп'ютер виконавця в автоматичному режимі (з повідомленням про прочитання).

Спеціальні програми дозволяють виводити на екран список документів, виконання яких закінчується у визначений термін. Автоматизована система контролю легко дозволяє переглянути всі завдання не тільки по термінах, але і по виконавцям і таким чином бачити завантаження кожного. Так як машина фіксує всі затримки виконання документів, програму можна пов'язати з преміюванням співробітників.

При використанні локальних мереж в установі комп'ютер в будь-який момент може видати списки невиконаних документів, з терміном виконання, ще не переглянуто виконавцем, з сортуванням по термінах, по виконавцях, за видами документів.

Відповідні аналітичні довідки можуть чески складатися комп'ютером за заданою формою і надходити на комп'ютер керівника.

При створенні (настройці) системи реєстрації рекомендується відразу закласти певний перелік типових довідок (звітів, створюваних в автоматичному режимі). Це можуть бути: довідка (звіт) про надіслані документах (список відправлених документів або кількісні дані); довідка (звіт) про надійшли (вхідних) документах (список або кількісні дані); довідка (Звіт) про документи, що значаться за виконавцями, тобто знаходяться в стадії виконання (повний список або кількісні дані); довідка (звіт) про кількості виконаних вихідних документів (виконавцями, списковий або кількісно); довідка (звіт) про рух документів (які використовуються для фіксації передачі документа від виконавця виконавцеві); довідка (звіт) про невиконаних вхідних документах (списковий або кількісно); довідка (Звіт) про невиконаних вихідних документах, (списковий або кількісно); довідка (звіт) про хід виконання внутрішніх документів; і т. п.

Для отримання певного виду довідки (звіту) в меню програми вибирається відповідний тип звіту, а потім в екрані, що задаються початкова та кінцева дати цікавлячого періоду. Отриманий звіт виводиться на екран комп'ютера і при необхідності роздруковується. Процес складання і виводу на друк типових довідок (звітів) може бути повністю автоматизований, щоб система самостійно виводила на друк типові звіти із заданою періодичністю.

Завдання скорочення обсягу документообігу має два основні аспекти - скорочення кількості створюваних документів і скорочення витрати ресурсів на виробництво документів.

Найбільш важливим є, природно, перший аспект [7, 28].Головна умова скорочення обсягів упорядкування документоутворення. Основним його методом є уніфікація як окремих груп документів, так і всієї системи документаційного забезпечення. На практиці це виражається в створенні систем документації, суворо встановлюють склад дозволених до застосування форм і регламент користування ними.

Реальним методом скорочення невиправданого документопотоках є і підвищення якості самих документів як носіїв нормативної та іншої управлінської інформації.

Текст документа, що відображає управлінську дію, доручення, рішення, повинен містити тільки необхідну інформацію, чітко трактувати сутність рішення і визначити реальні та обгрунтовані терміни виконання. На практиці, на жаль, часті випадки, коли документ надходить на виконання з уже простроченими термінами, коли суть питання так завуальована, що незрозуміло, позитивно чи негативно вирішено питання. Тому важливо, щоб при підготовці документів максимально широко використовувалися уніфіковані форми, текст яких вже продуманий і раціоналізований. Маючи завдання скорочення витрат ресурсів, у тому числі економію праці працівників апарату на підготовку і прочитання документів, доцільно скорочувати текст за рахунок значного зменшення традиційних різного роду вступних частин і преамбул, виключення зі службового листування невмотивованих персональних звернень і виразів вдячності і т.п.

Наприклад, є практика відмови від преамбули в рішеннях колегії і заміна її примірником довідки, підготовленої до засідання з даного питання (преамбула, як правило, є передруком цієї довідки). [6, 82]

Реальним методом скорочення обсягів документації є також відділів. В даному Як зазначалося раніше, експлуатацію. руху документів.  Висновок питань. термінами виконання завдання.

Створення в нашій країні правової держави з ефективно працюючими інститутами представницької, виконавчої, судової влади, виробництва, науки і освіти обумовлюється не тільки всебічним і повноцінним юридичним обгрунтуванням їх діяльності, але і формуванням раціональних, конкретних правил і процедур їх функціонування, в тому числі в області роботи з документами.

Документована інформація становить основу управління, його ефективність значною мірою базується на виробництві та споживанні інформації. У сучасному суспільстві інформація стала повноцінним ресурсом виробництва, важливим елементом соціального і політичного життя суспільства. Якість інформації визначає якість управління, оскільки інформація пронизує всі органи управління.

Інформація фіксується в документах, які надають їй організаційну форму і переміщають її в часі та просторі.

Можна без перебільшення сказати, що якість і ефективність роботи апарату управління багато в чому визначається умінням відповідних посадових осіб складати і оформляти управлінські документи. По суті справи, організація роботи з документами є координуючим центром конкретного структурного підрозділи, що на практиці означає повну обізнаність про місцезнаходження осіб свого підрозділу, правильне оформлення листування, підготовку організацію телефонних розмов і т.д.