1.5. Терміни виконання документів

На контроль ставляться документи, що містять доручення, потребують виконання у встановлений термін. Терміни виконання документів можуть бути типовими та індивідуальними.

Типові строки встановлюються законодавчими або іншими нормативними правовими актами. Перелік типових строків виконання документів повинен бути поміщений в інструкцію з ДОП організації. Типовий термін виконання документа не може бути змінений. Індивідуальні терміни виконання документів вказуються в тексті документа або резолюції керівника. Змінити індивідуальний термін виконання документа може тільки керівник, який встановив його. Припиняти виконання документа або скасовувати його має право вищестояща організація, організація - автор документа і вищестоящі контролюючі органи відповідно до своєї компетенцією.

Терміни виконання документів обчислюються в календарних днях:

- внутрішніх - з дати підписання (затвердження) документа;

- надійшли з інших організацій - з дати їх надходження;

У федеральних органах виконавчої влади термін виконання документів, що надійшли з вищестоящих органів державної влади, обчислюється з дати підписання або затвердження документа.

Типовою інструкцією з діловодства у державних органах виконавчої влади (п. 8.1.5), встановлено: якщо останній день строку виконання документа припадає на неробочий день, то документ підлягає виконанню не пізніше робочого дня, що передує неробочому дню.

Терміни виконання документів встановлюються керівником при винесенні резолюції виходячи з строку, встановленого організацією, яка направила документ, або строків, встановлених законодавством. Типовий термін виконання документів може бути змінений керівником організації тільки в бік його скорочення.

В надійшовшому документі може бути вказаний передбачуваний термін отримання відповіді. У цьому випадку керівник при винесенні резолюції встановлює термін, що співпадає з терміном, зазначеним у тексті, або на 1-2 дні раніше цього терміну. Збільшувати термін виконання можна тільки в тому випадку, якщо документ надійшов в організацію із запізненням, і часу, що залишився до вказаного в документі терміну, недостатньо для підготовки повноцінної відповіді, якщо при цьому документ вчинив не з вищестоящої організації.

В окремих випадках допускається продовження терміну виконання документа. Продовжити термін виконання документа може то посадова особа або установа, яка цей термін встановило. Продовження терміну виконання документа має бути обгрунтовано (це входить в обов'язки відповідального виконавця). Призупиняти виконання документів, а також скасовувати його мають право тільки вищі органи чи організація - автор документа.

Для документів, які ставлять на контроль, встановлюються терміни їх виконання. У ГОСТ 51141-98 «Діловодство та архівна справа. Терміни та визначення дається таке визначення:« Термін виконання документа - це строк, встановлений нормативно-правовим актом, організаційно-розпорядчим документом або резолюцією.Терміни виконання можуть бути типовими і індивідуальними.

Типовий термін виконання документа - термін виконання документа, встановлений нормативно-правовим актом.

Іншими словами можна сказати, що для періодично створюваних документів (для документів найбільш часто створюються в масштабах всього держави, окремих напрямків діяльності або конкретної організації) встановлюються типові терміни їх виконання. Типові терміни встановлені:

- доручення

- вказівки

- дати надходження.

- листи

-протокол актах. організації.

- перевірка своєчасності доведення документів до виконавців;

- попередня перевірка і регулювання ходу виконання;

- зняття документа з контролю;

- напрямок виконаного документа в справу;

- облік, узагальнення та аналіз результатів контролю виконання документів;

- інформування керівництва про хід і результати виконання документів [8, 134].