Тема 2 (2 часа.) Информационное обеспечение закупочной логистики

Лк.2.1 Роль информации в закупочной логистике.

2.1.1Информационная пирамида.

В закупочной логистике, при достаточно большом потоке материальных и финансовых ресурсов, становится сложно управлять предприятием.

Поэтому закупочная логистика создает и применяет ИНФОРМАЦИОННЫЙ поток, объединяя его с материальным.

Инструментом подобного объединения является информационное обеспечение закупок.

Для закупочной логистики необходима информация, которая позволяет понять, что происходит:

- на самом предприятии – текущая;

- у поставщиков – оперативная;

- на рынке – тактическая;

- в готовящихся нормативных актах или смене ключевых должностных лиц – стратегическая.

Доступ к такой информации должен быть только у тех лиц, кто непосредственно принимает решение на своем уровне.

На таком разделении информационных потоков базируется управление закупочной деятельностью фирмы. В основе стоит информационная пирамида.

Выделяют 4 уровня управленческой пирамиды.

Низший уровень - только текущая информация, необходимая для исполнения - относится к проведению ежедневной работы по получению ТМЦ, организации приемки, складирования, подготовке к передаче производству и документации в бухгалтерию.

Действующий персонал - исполнители ( клерки ).

Информационная пирамида фирмы.

2-й - Оперативный уровень – имеет доступ к информации для оперативного управления фирмой – получает для исполнения заключенные контракты, контролирует исполнение заключенных контрактов на закупку по объемам, качеству и количеству, составляет графики закупок и отгрузок, ведет контроль за ними, инициирует оплату счетов и ведет учет и контроль оплаты.

Уровень - менеджеры.

3-й. Средний уровень – тактический, имеет доступ к информации для тактического управления.

На этом уровне ведется работа по изучению рынка закупок, по выбору метода закупок, по планированию закупок, по выбору поставщика, ведение переговоров, подготовка коммерческих предложений, подготовка договоров о намерениях и подготовка контрактов.

Вся работа специалистов этого уровня подтверждается расчетами, обосновывающими предлагаемое управленческое решение.

На тактическом уровне готовятся ПРЕДЛОЖЕНИЯ, которые передаются на высший уровень информационной пирамиды. Работают – главные менеджеры или Топ-менеджеры, квалификация - МБА-мастер-бизнес администрейшен).

На вершине пирамиды, на высшем уровне информационной сети предприятия, находится его генеральное руководство с полными функциями менеджмента и стратегического управления.

Стратегическое управление – это высший уровень принятия управленческих решений, и осуществляется оно высшим руководством организации.

Система стратегического управления решает следующие основные задачи:

-достижение с минимальными затратами максимальной адаптации фирмы к изменяющимся условиям рынка;

-увеличение доли фирмы на рынке;

-получение конкурентных преимуществ.

На основе стратегических разработок выполняется тактическое планирование, в котором происходит детализация и развитие их основных направлений в привязке к рынкам.

На основе тактического планирования выполняется привязка к поставщикам и потребителям на более короткий срок с детализацией основных направлений, принятых в тактическом планировании.

И, наконец, на уровне текущего управления все разработки высших звеньев получают практическую реализацию.

Таким образом, информационная пирамида работает как вверх, так и вниз.

2.1.2 Виды источников информации и направленность информационных потоков.

Основой получения информации на предприятии является внутренняя локальная сеть, с разделением уровней доступа.

Первая (1) сеть, привязана к реализации продукции. Она работает с данными о движении готовой продукции, о ее наличии и ассортименте, о планируемых заказах и прогнозах на закупки сырья.

Вторая локальная сеть (2) собирает информацию о темпах производства и о потребностях в ТМЦ.

Третья локальная сеть (3) собирает и передает информацию о движении ТМЦ от поставщиков, наличия их на складах и состоянии закупок.

Четвертая локальная сеть (4) работает с информацией по движению финансовых средств.

Пятая локальная сеть(5) - управленческая, для высшего звена, где содержится стратегическая информация.

Особое место занимает сервер базы данных (6). В этом подразделении находятся постоянно пополняемые следующие базы данных :

-история поставщиков и их возможности;

- конкуренция ( история, состояние, перспективы);

-доля поставщиков на рынке ( история и анализ);

-цены и ценообразование у поставщиков;

-расходы на закупку у поставщиков;

-модели рынка закупок;

-контроль за сроками выполнения поручений, решений, приказов и распоряжений;

- реестр поставщиков;

- исходящая и входящая информация по закупкам;

- контроль составления и отправки корреспонденции;

- контроль и анализ рекламной деятельности в области закупок;

- расчеты, связанные с закупками;

-движение заказа, выставление счетов на оплату, составление смет и отчетов.

Естественно, что для наличия такой информации, ее надо сначала найти, а потом занести в локальную информационную сеть.

Источники получения информации делятся на:

-Обычные источники – все, что публикуется в открытой печати. Специализированные журналы, каталоги, статистическая отчетность, рекламные проспекты, реклама в СМИ, статьи в газетах;

Информация из Интернета – с сайтов предприятий;

Коммерческая информация, передаваемая по запросам – прайс-листы заводов изготовителей и посредников;

Служебная информация – заводская отчетность.

Для ведения эффективной закупочной деятельности недостаточно знать только свои запросы. Надо иметь информацию о рынках необходимых вам ТМЦ.

Информация о рынках – это информация о товаропроизводителях и оптовых торговых фирмах, работающих на определенном рынке товаров.

Рынки подразделяют на действующие, имеющихся поставщиков, конкурентов и на новые.

Действующие рынки - это совокупность товаропроизводителей, которые работают на данном рынке в настоящее время.

Рынки имеющихся поставщиков – это перечень работающих с вами поставщиков.

Рынки конкурентов – это перечень поставщиков ваших конкурентов.

Новые рынки – это перечень поставщиков, с которыми вы ранее не работали, но могли бы поработать.

Пример рынков производителей бумаги: Илим Палп Энтерпрайзис, Советская бумага, Энтерпрайзис пайпе, Добрушская бумажная фабрика «Герой труда», Сыктывкарский ЦБК, Шкловская фабрика газетной бумаги и т.д.

Кроме рынка поставщиков, важна информация и о рынке материальных ресурсов. Зная рынок поставщиков, хотелось бы знать и о характеристиках их продукции, условиях поставки, оплаты, ценах.

Это и есть информация о материальных ресурсах.

Такая информация имеется в печатных изданиях, в специализированных отраслевых журналах, в торговых журналах, в каталогах источников снабжения, в статистической отчетности.

Полная и подробная информация всегда содержится в Прайс-листах заводов-изготовителей, менее полная - посредников.

Прайс-лист - это приложение к коммерческому предложению, в котором дается подробная техническая, эксплуатационная, отгрузочная и финансовая характеристика ТМЦ. Финансовая характеристика во многом зависит от условий поставки, условий оплаты и объемов поставки.

Прайс–лист является основным документом, на основании которого разрабатывается коммерческое предложение, договор о намерениях и проект контракта на закупку.

Торговые представительства (или Представительства) являются основным элементом логистической системы распределения, но играют и важную роль в логистике закупок.

Это связано с тем, что Представительство находится, как правило, на территории другого государства. Ему легче собирать всю необходимую информацию, о которой говорилось ранее.

В МИД РБ торговые представительства созданы при всех Посольствах Беларуси за рубежом. Их задачей является поиск и сбор, при необходимости, всей заказанной информации, в том числе и по ТМЦ.

Электронная торговля является современным средством для поиска ТМЦ при обеспечении предприятия необходимым сырьем и материалами.

Преимуществом такой системы является выход на глобальный рынок поставщиков и ТМЦ. К сожалению, этим способом надо пользоваться очень осторожно, так как в сфере высоких технологий много мошенничества.

Для поиска товаров этот способ эффективен. Просто оплату за товары надо производить по факту поставки, и после проверки качества поставленного товара.

Такие предприятия существуют, но их услуги стоят очень дорого и не всегда объективны. Поэтому пользоваться ими можно, но очень осторожно и только тогда, когда решается вопрос о производстве совершенно нового товара, по которому отсутствует надежная информация, и главное, специалисты.

Так, при рассмотрении вопроса о строительстве в РБ фабрики по производству целлюлозы, в качестве эксперта приглашалась специализированна фирма из Голландии, которая нарисовала радужные перспективы для РБ. При проверке их предложения не все подтвердилось, и в результате в РБ строится просто фабрика по производству газетной бумаги на основе Российской бум.машины и в меньших объемах.

Сбор информации о поставщиках и товарах это процесс, который требует чрезвычайной тщательности. Информация берется из всех доступных источников, и желательно, по каждой позиции не менее чем из трех, для снижения вероятности получения недостоверной. Информация должна быть достоверной и полной.

Собранная информация обрабатывается. В процессе обработки информация группируется, ранжируется и представляется для дальнейшего анализа в виде графиков, диаграмм и т.п. Это позволяет легче ее воспринимать для принятия решения.

Информация о рынке поставщиков и ТМЦ является информацией «ДСП» и не подлежит разглашению. Может храниться на бумажных и электронных носителях.

Основное место хранения – база данных предприятия с ограниченным доступом.