2. Организация работы по приобретению монет

2.1. Приобретение банком монет осуществляется на основании заключенного с поставщиком монет договора в письменной форме и заявки (приложение 2к настоящей Инструкции), подписанной банком и поставщиком. Порядок расчетов за приобретаемые монеты с поставщиками должен быть оговорен в договоре и предусматривать оплату стоимости монет поставщику по факту поставки монет. Договоры и заявки составляются на двух языках (количество определяется условиями договора). Перевод на иностранный язык осуществляется отделом переводов управления протокольной службы центрального аппарата банка. Подтверждение перевода осуществляется путем проставления записи «Перевод верен» и подписи ответственного исполнителя отдела переводов на экземпляре переведенного на иностранный язык договора. На стадии подготовки договора с поставщиком определяются и согласовываются основные условия поставки монет и расчетов. Проект договора в обязательном порядке должен быть согласован с департаментом валютного контроля и финансового мониторинга на предмет соблюдения валютного законодательства Республики Беларусь.

2.2. Заявки, завизированные ответственным исполнителем и директором департамента по работе с ценностями за подписью заместителя Председателя Правления, направляющего деятельность департамента по работе с ценностями, направляются в адрес поставщика монет.

2.3. Пересылка документации по сделке, а также доставка монет в банк осуществляются в сроки и способом, предусмотренными условиями договора.

2.4. Для осуществления расчетов и исполнения договоров и заявок их подписанные оригиналы передаются ответственным исполнителем департамента по работе с ценностями в отдел учета хозяйственных операций ОПЕРУ.

3. Доставка монет в филиал № 519

3.1. После получения департаментом по работе с ценностями оригиналов сопроводительных документов к монетам (счет-фактура на оплату монет и авианакладная в трех экземплярах, упаковочный лист в двух экземплярах) и прибытия монет на склад временного хранения таможни (подтверждение о прибытии монет направляется поставщиком монет ответственному исполнителю департамента по работе с ценностями по электронной или факсимильной связи) ответственный исполнитель департамента по работе с ценностями направляет в адрес департамента администрации докладную записку о необходимости проведения процедуры таможенного оформления прибывшего груза. К докладной записке прилагаются русскоязычные: копия договора, копия заявки и сопроводительные документы, полученные от поставщика в двух экземплярах.

3.2. Ответственный исполнитель департамента администрации, в чьи должностные обязанности входит работа с таможенными органами, а также работа по получению грузов, поставляемых в адрес банка по заключенным договорам:

представляет в таможенные органы один экземпляр сопроводительных документов (счет-фактура на оплату монет, упаковочный лист, авианакладная);

осуществляет необходимые мероприятия по таможенному оформлению прибывших монет в соответствии с регламентом работы пункта таможенного оформления;

готовит и направляет в отдел учета хозяйственных операций ОПЕРУ распоряжение на оплату таможенной пошлины и НДС;

по факту полного таможенного оформления документов для отпуска груза в свободное таможенное обращение на территории Республики Беларусь сообщает ответственному исполнителю департамента по работе с ценностями о возможности получения и доставки монет в филиал № 519.

3.3. Работник отдела учета хозяйственных операций ОПЕРУ:

проверяет суммы таможенной пошлины и НДС, указанные в распоряжении;

оформляет мемориальный ордер и осуществляет перечисление денежных средств получателю. Экземпляр мемориального ордера, заверенный на оборотной стороне подписью главного бухгалтера ОПЕРУ (лица, им уполномоченного) и оттиском печати банка, передается ответственному исполнителю департамента администрации для предъявления в таможню «Минск‑2» при таможенном оформлении монет, как подтверждение об оплате таможенной пошлины и НДС.

3.4. Ответственный исполнитель департамента по работе с ценностями готовит и направляет по системе «Клиент-банк» в филиал № 519 распоряжение (приложение 4к настоящей Инструкции) за ЭЦП директора (заместителя директора) департамента по работе с ценностями для осуществления доставки монет со склада временного хранения таможни в филиал № 519.

3.5. Начальник отдела по перевозке ценностей филиала № 519 на основании резолюции директора (заместителя директора) филиала № 519 на распоряжении в день получения монет на складе временного хранения таможни назначает бригаду инкассаторов для получения монет. В соответствии с пунктом 97 Инструкции № 211 оформляет разовую доверенность на перевозку ценностей ф. 0402160137 (далее – доверенность ф. 0402160137) и выдает ее старшему бригады инкассаторов. В доверенности помимо стоимости получаемых ценностей указывается общее количество коробов (упаковок).

3.6. Ответственный исполнитель департамента администрации после приема коробов (упаковок) с монетами в помещении склада временного хранения таможни передает их вместе с сопроводительными документами (по одному экземпляру авианакладной, счета-фактуры и упаковочного листа) бригаде инкассаторов филиала № 519. Передача коробов (упаковок) с монетами из драгоценных металлов бригаде инкассаторов осуществляется по акту приема-передачи ценностей (приложение 5к настоящей Инструкции).

Прием бригадой инкассаторов коробов (упаковок) с монетами осуществляется с проверкой целостности и соответствия их количества данным, указанным в авианакладной и акте приема-передачи ценностей (с отражением факта нарушения упаковки, если такой был установлен бригадой инкассаторов или ответственным исполнителем департамента администрации).

3.7. После приема коробов (упаковок) с монетами и сопроводительных документов к ним бригада инкассаторов и ответственный исполнитель департамента администрации расписываются в двух экземплярах акта приема-передачи ценностей и проставляют в них печать маршрута инкассации и печать ответственного исполнителя департамента администрации.

3.8. Оплата за хранение груза на складе временного хранения таможни «Минск‑2» производится отделом учета хозяйственных операций ОПЕРУ в размере и порядке, установленном Государственным таможенным комитетом Республики Беларусь, и включается в расходы по таможенному оформлению полученных монет.

Ответственный исполнитель департамента администрации представляет в отдел учета хозяйственных операций ОПЕРУ для отражения в бухгалтерском учете оплаты за хранение монет на складе временного хранения таможни "Минск‑2" счет-фактуру и акт выполненных работ (оказанных услуг), полученные в пункте таможенного оформления, а также акт приема-передачи ценностей для подтверждения о получении и передаче груза бригаде инкассаторов филиала № 519.

Представление ответственным исполнителем департамента администрации счета-фактуры и акта выполненных работ за оформление таможенной декларации и их оплата производится в порядке, аналогичном порядку, изложенному в части второй настоящего пункта.

3.9. Бригада инкассаторов доставляет полученный груз в филиал № 519 и сдает его лицам, ответственным за сохранность ценностей, в соответствии с требованиями пунктов 103 – 104 Инструкции № 211.

3.10. По возвращении бригады инкассаторов в филиал № 519 прием доставленных монет осуществляется лицами, ответственными за сохранность ценностей (заведующим кассой), на основании представленного акта приема-передачи груза и авианакладной. Прием монет от инкассаторов производится без вскрытия упаковки со сверкой надписей на ярлыках груза, количества коробов (упаковок) с записями в авианакладной. Груз проверяется на предмет отсутствия повреждений упаковки. Вместе с грузом инкассаторы также передают заведующему кассой экземпляры счета-фактуры и упаковочного листа.

После приема груза от бригады инкассаторов заведующий кассой филиала № 519 оформляет и передает старшему бригады инкассаторов справку о выполнении задания (приложение 7 к Особенностям № 54.13) для отчета перед начальником отдела по перевозке ценностей филиала № 519.

3.11. Хранение полученных монет филиалом № 519 осуществляется в порядке, предусмотренном пунктами 107, 108 Инструкции № 211.

3.12. Не позднее следующего рабочего дня лица, ответственные за сохранность ценностей, осуществляют вскрытие коробов (упаковок). При вскрытии производится пересчет монет по количеству и сверка фактических результатов пересчета с данными на ярлыке к упаковке, данными упаковочного листа и счета-фактуры. В ходе пересчета монет осуществляется их проверка на предмет возможного наличия производственного брака, повреждений монет и их упаковки. При приеме монет также проверяется наличие и соответствие количества сертификатов к монетам.

3.13. По окончании пересчета монет лица, ответственные за сохранность ценностей, расписываются на счете-фактуре в получении монет. Заведующий кассой на счете-фактуре проставляет оттиск своей печати и передает ее в отдел валютных операций филиала № 519.

3.14 Ответственный исполнитель отдела валютных операций филиала № 519 на основании полученного счета-фактуры направляет по системе Клиент-банк департаменту по работе с ценностями подтверждение о получении монет (приложение 6к настоящей Инструкции) и передает счет-фактуру в службу бухгалтерского учета филиала № 519.

3.15 Служба бухгалтерского учета филиала № 519 производит оформление приходного кассового ордера ф. 0402540101 (приложение 13 к Инструкции № 211) (далее – приходный ордер ф. 0402540101) на сумму балансовой стоимости полученных монет, указанной в счете-фактуре. Заведующий кассой подшивает в кассовые документы дня по операциям с драгоценными металлами акт приема-передачи, авианакладную, первый экземпляр приходного кассового ордера ф. 0402540101, экземпляр упаковочного листа и счета-фактуры поставщика.

3.16. В случае обнаружения расхождений в количестве, а также брака либо повреждений монет (сертификатов) составляется акт произвольной формы с указанием даты и времени его составления, наименования поврежденных монет (сертификатов), их количества и подробным описанием недостатков. Акт подписывается лицами, осуществлявшими пересчет и проверку монет (сертификатов), и не позднее следующего дня направляется в адрес департамента по работе с ценностями для дальнейшей организации работы в соответствии с условиями договора.