21.01.2012. М.П. (місце печатки)

Індекс створюваних та одержуваних документів складається з порядкового номера, який може бути доповнений індексом за номенклатурою справ, індексом застосованого класифікатора, кореспондента, питань діяльності та ін.

На документах, складених разом кількома організаціями, реєстраційні індекси авторів проставляють через навскісну риску у порядку зазначення авторів (зліва направо).

Посилання на індекс і дату вхідного документа містить індекс і дату, вказані на документі, на котрий дається відповідь.

Наводимо приклади індексів:

07-31/169, де 07 — індекс структурного підрозділу, 31 — номер справи за номенклатурою, 169 — порядковий номер відправленого документа. IV 03-19/741 від 19.02.96. Слово "рік" або скорочені "р" не проставляється.

Відмітки про перенесення даних на машинний носій включають запис "Інформація перенесена на електронний носій", підпис особи, відповідальної за перенесення даних, і дату перенесення.

Цей реквізит розташовується після тексту у нижній частині документа.

Правила викладення матеріалу і логічної побудови тексту документа

Текст — основозакладчий реквізит будь-якого документа. Тому підготовка текстової частини документації є важливою умовою добре поставленого документування управлінської діяльності.

В залежності від кількості розглядуваних у тексті питань документи поділяються на прості і складні. Перші присвячені одному питанню, другі — кільком.

Але текст будь-якого документа, відповідно до вимог ЄДСД, повинен складатися не менш ніж з двох основних частин. У першій з них дають обгрунтування або підставу складання документа, у другій — викладають пропозиції, ухвали, розпорядження, висновки та прохання. Навіть у тому випадку, коли текст документа складається з однієї фрази, якщо він грамотно складений, у ньому можна розрізнити ці два логічних елементи.

Наприклад:

"У зв 'язку з очікуваним раннім похолоданням наказую завершити усі роботи утепленні виробничих приміщень фармацевтичної фабрики до 1 жовтня ц.р." (текст наказу).

Рідко коли текст документа містить тільки заключну частину: у наказах, наприклад, — розпорядчу без преамбули, у листах і заявах — прохання без мотивування.

Однак у більшості випадків текст документа складається з таких логічних елементів: вступу, доказів, закінчення. Нерідко закінченню передують висновки.

У вступі викладаються причини і безпосередній привід до складання службового документа. У цій частині тексту почасти наводять посилання на інші, раніше одержані документи, що послужили підгрунтям для створення даного документа.

У доведенні (доказах) виражається сутність питання, наводяться докази, факти, посилання на доведення, цифрові дані, які обґрунтовують правильність порушуваного питання. Складне доведення звичайно закінчується висновком. Докази повинні переконати адресата у необхідності задоволення клопотання, прохання чи вимоги.

Висновки не є окремим логічним елементом, оскільки вони примикають до доведення і невіддільні від нього.

Заключна частина — головна логічна складова частина, у якій формулюється основна мета документа, його провідна думка, прохання, пропозиція, згода, відмова. Заключна частина у службовому документі обов'язкова.

За характером змісту заключні частини неоднакові. Вони поділяються на активні та пасивні (або описові). Активні заключні частини, у свою чергу, поділяються на прямі і непрямі. У прямій активній заключній частині адресат спонукається до певних дій.

Наприклад:

"Пропоную Вам у найкоротший термін налагодити трудову дисципліну в групі П курсу фармацевтичного факультету. Для цього розробіть детальний план заходів. Вжийте до студентів, що порушують дисципліну, суворих заходів. Про виконану роботу повідомте в деканат 10. II. 12".

У непрямій активній заключній частині дія можлива або очікується.

Наприклад:

"У зв'язку з посиленням морозів можливий вихід із ладу зовнішньої водопровідної мережі аптеки № 10 м. Львова.".

Тут, хоч і не запропоновані до виконання певні дії, однак мається на увазі, що будуть вжиті заходи для попередження псування водоводу.

Пряма активна заключна частина застосовується у наказах, протоколах зборів, листах, телеграмах, непряма — у договорах, інструкціях, положеннях і т.д. По можливості слід надавати перевагу активній заключній частині перед пасивною.

Залежно від змісту документа у тексті застосовується прямий або зворотній порядок розташування логічних елементів. У першому випадку за вступом ідуть доведення і висновки. При зворотному порядку спочатку викладаються висновки, за ними — докази. Вступ у таких документах відсутній.

Приклад прямого розташування документів.

Вступ: На обгрунтування претензії від 22.05.12 № 100-ЮР

Вами надана копія акта бюро товарних експертиз Львівського обласного відділу охорони здоров"я.

від 12.05.12.

Докази: Для розгляду питання за суттю необхідне подання

справжніх документів (оригіналів).

Висновок: Тому просимо терміново направити оригінал акта

бюро товарних експертиз від 12.05.12.

При зворотному порядку викладу цей текст буде мати такий вигляд:

Висновок: Просимо терміново направити оригінал акта бюро

товарних експертиз від 12.05.12,

Доказ: оскільки для розгляду претензії за суттю

вимагається подання справжніх документів

(оригіналів).