Є. Документознавство і класифікація документівта їх нормативи

На копіях вихідних документів, що залишаються у справах (відпусках) допускається не вказувати дату завірення і посаду особи, яка завірила копію,а проставляється індекс відправленого документа.

Якщо документ має обмеження доступу, на ньому вказується місце знаходження кожного примірника.

Наприклад:

Марченко 24 56 41

С. Л. 3. 10. 05. 2012

Примірн. І — за адресою Примірн. 2 — в управління Примірн. З — у ВК

Вимоги до бланків службових документів.

Для уніфікованих форм документів застосовують папір різноманітних ГОСТів. ГОСТ 9327-60: АЗ — 297х420 мм; А4 — 210х297; А5 — 148х210; Аб— 150х148 мм.

ОРД оформляють тільки на форматах А4, А5.

Для системи ОРД ГОСТ 6.38-90 встановив такі розміри полів: ліве — 20 мм, верхнє — не менше як 10 мм; праве і нижнє — не менше як 8 мм.

Установлено два види бланків: бланк для листів та загальний для інших видів документів системи ОРД.

Для конкретних видів документів допускається виготовлення бланків, якщо їх видається більше 200 на рік. Кожен вид бланка може бути виготовлений на основі кутового або поздовжнього розташування реквізитів.

Реквізити, виконані кутовим способом, розташовують від лівої межі поля. Відповідно до Постанови Верховної Ради України від 19 лютого 1992 року Державний герб України вміщується на печатках органів державної влади і державного управління, службових посвідченнях, штампах, бланках державних установ з обов'язковим додержанням пропорцій зображення герба. Діаметр зображення не більше як 20 мм. Герб зображують або посередині бланка, або в кутовій частині над серединою рядків найменування організації.

Повне і скорочене найменування організації, підприємства, їх вищестоящих органів повинно відповідати нормам правових актів, які їх

установили. Автор документа може "наноситися" за допомогою штампа або друкарським способом.

Найменування структурного підрозділу дозволяється додруковувати машинописним способом.

У бланках може зображуватися емблема підприємства, організації. Замість емблеми можна використовувати товарний знак (знак

обслуговування), зареєстрований в установленому порядку.

Розташовують емблему з найменуванням організації.

Крім цього, на бланках для листів указують довідкові реквізити, індекс підприємства зв'язку, поштову і телеграфну адресу; номери телетайпу (абонементного телеграфу), телефону, рахунку в банку; дату, індекс, посилання на індекс і дату вхідного документа, код листа за ОКУД, код організації за ОКПО.

Бланки друкуються на світлому папері фарбами насичених тонів, що дасть можливість тиражувати документи за допомогою засобів розмножувальної техніки. Обмежувальні помітки для полів та інших реквізитів наносяться у вигляді кутиків.

При створенні бланків на двох мовах реквізити мають бути про дубльованими.

Вимоги до документів, виготовлюваних машинописним способом.

Текст у службових документах формату А4 друкують через півтора міжрядкових інтервали, на бланках формату А5 — через один міжрядковий інтервал.

Тексти документів, підготовлюваних до друкарського видання, допускається друкувати через два міжрядкові інтервали. Реквізити, що складаються з кількох рядків, друкують через один міжрядковий інтервал. Складові частини реквізитів "Адресат", "Гриф затвердження", "Відмітка про наявність додатка", "Гриф погодження" відділяють один від одного 1,5-2 міжрядковими інтервалами.

Реквізити документа відділяють один від одного 2-3 міжрядковими інтервалами. Назву виду документа друкують тільки великими літерами, наприклад: НАКАЗ, АКТ.

Розшифровка підпису друкується на одному рівні з останнім рядком найменування посади.

Для багаторядкових реквізитів установлений максимальний рядок з 28 знаків. Якщо заголовок до тексту перевищує 150 знаків (5 рядків), його подовжують до межі правого поля. Крапка в кінці заголовка не ставиться.

При друкуванні документів використовують вісім стандартних положень табулятора:

О — від межі лівого поля друкують реквізити "Заголовок до тексту", "Текст", "Відмітка про наявність додатка", "Прізвище виконавці і номер його телефону", "Відмітка про виконання документа", "Найменування посади у реквізиті", "Підпис", гриф "Погоджено", завірчий напис "Правильно", а також слова "СЛУХАЛИ", "ВИСТУПИЛИ", "УХВАЛИЛИ", "ВИРІШИЛИ", "НАКАЗУЮ", "ПРОПОНУЮ";

1 — абзаци після п'яти друкованих знаків від межі лівого поля;

2 —таблиці і трафаретні тексти (від 16 знаків);

3 — від 24 знаків — "—" —

4 — реквізит "Адресат" (після 32 знаків):

5 — гриф "Затвердження" та гриф "Обмеження доступу" до документа (40 друкованих знаків);

6 — розшифровка підпису в документах (48 друкованих знаків);

7 — ходи ОКПО та ОКУД (56 друкованих знаків).

Нумерується тільки друга сторінка документа арабськими цифрами без слова "сторінка" і розділових знаків.

При пересилці копії документа в інші організації або видачі її на руки завірчий підпис засвідчують печаткою, наприклад:

Ж. МЕТОДИКА ОФОРМЛЕННЯ ДОКУМЕНТІВ

ПРАВИЛЬНО

Інспектор відділу кадрів (підпис)В.І. Орел