1.3 Организация деятельности и структура Агентства

Агентство и его территориальные органы образуют единую систему органов по делам государственной службы.  Территориальные органы осуществляют свою деятельность в пределах компетенции, установленной законодательством.

Агентство имеет в областях, городах Астане и Алматы консультативно-совещательные органы - дисциплинарные советы, Положение о которых утверждается Президентом Республики Казахстан по представлению Агентства.

Агентство возглавляет Председатель, назначаемый на должность и освобождаемый от должности Президентом Республики Казахстан. 

Председатель Агентства регулярно отчитывается перед Президентом Республики Казахстан. 

Председатель Агентства имеет заместителей, назначаемых на должности и освобождаемых от должностей Президентом Республики Казахстан по представлению Председателя. 

Председатель Агентства в соответствии с законодательством:  1) организует и осуществляет руководство работой Агентства, осуществляет контроль за деятельностью территориальных органов и подведомственных государственных организаций;  2) определяет полномочия и обязанности заместителей, директоров департаментов и других ответственных работников Агентства;  3) издает приказы;  4) утверждает положения о структурных подразделениях центрального аппарата и территориальных органах Агентства;  5) в установленном порядке назначает на должности и освобождает от должностей работников центрального аппарата Агентства, руководителей территориальных органов - председателей дисциплинарных советов, их заместителей, заведующих секретариатами дисциплинарных советов Агентства в областях, городах Астане и Алматы, а также руководителей подведомственных государственных организаций; 6) представляет Агентство в отношениях с государственными органами и иными организациями в соответствии с законодательством; 7) принимает решения по другим вопросам, отнесенным к его компетенции.

В случае отсутствия Председателя Агентства его обязанности по поручению Председателя исполняет один из заместителей. 

Председатель Агентства имеет право образовать коллегию и иные консультативно-совещательные органы.

Материально-техническое обслуживание деятельности Агентства осуществляется Управлением Делами Президента Республики Казахстан.

В структуру АДГС входит 4 отдела (представлена в Приложении А):

• Отдел административной работы и внешних связей;

• Отдел правового обеспечения;

• Отдел инспекции контроля;

• Отдел прохождения государственной службы

Система Агентства по делам государственной службы включает в себя Национальный центр управления персоналом государственной службы, территориальные управления - дисциплинарные советы в областях, Академию государственного управления при Президенте РК [5].

Структура и общая штатная численность утверждаются Президентом Республики Казахстан по представлению Председателя Агентства. 

2. Анализ отдела административной работы и внешних связей агентства рк по делам государственной службы

1. Роль и функции Отдела административной работы и внешних связей

В первый день пребывания в Агентстве РК по делам государственной службы прошло знакомство с сотрудниками,Положением Агентства, его структурой, основной нормативно- правовой документацией, обеспечивающей функционирование деятельности Агентства РК по делам государственной службы. Руководитель практики, главный специалист Отдела, Айгарина Алия Алматовна, предоставила мне перечень поручений на период прохождения практики.

Отдел административной работы и внешних связей является структурным подразделением Агентства Республики Казахстан по делам государственной службы

Отдел в своей деятельности руководствуется Конституцией Республики Казахстан, законами Республики Казахстан и иными нормативными правовыми актами, регулирующими сферу государственной службы, Положением об Агентстве Республики Казахстан по делам государственной службы, приказами Председателя Агентства, а также Положением об Отделе административной работы и внешних связей [6].

Задача:

Документационное обеспечение и контроль исполнения документации Агентства, совершенствование форм и методов работы по документообороту в Агентстве и его территориальных органах.

Функции:

1. первичная обработка входящей корреспонденции, проверка правильности доставки и целостности вложений;

2. регистрация входящей корреспонденции, предварительное рассмотрение поступивших документов, оценка их содержания, авторства, сложности и новизны поставленных вопросов на основании установленного в Агентстве распределения обязанностей;

3. проверка правильности оформления документов передаваемых Сектору исполнителями для отправки, проверка наличия приложений указанных в основном документе. Возврат неправильно оформленных документов исполнителям.

4. регистрация и отправка адресату подписанных документов, ведение реестра документов отправленных на бумажном носителе, ведение реестра возвратных документов.

5. участие в разработке и реализации стратегического и операционного планов Агентства по вопросам, входящим в компетенцию Отдела;

6. ведение секретного делопроизводства, в соответствии с законодательными и иными нормативными правовыми актами Республики Казахстан по защите государственных секретов;

7. постановка документа на контроль, определение сроков исполнения в соответствии с нормативными правовыми актами, регулирование хода исполнения, снятие исполненного документа с контроля по поручению руководства, обобщение и анализ хода и результатов исполнения документов, информирование руководства о состоянии исполнения;

8. своевременное напоминание структурным подразделениям Агентства о сроках исполнения контрольных документов и поручений руководства Агентства;

9. подготовка информации для руководства Агентства о состоянии исполнительской дисциплины;

10. выдача и учет бланков строгой отчетности и учетных форм;

11. ведение архива Агентства, организация составления номенклатуры дел, перечня документов образующихся в деятельности Агентства с указанием сроков хранения;

12. организация взаимодействия с территориальными органами Агентства по вопросам реализации задач, поставленных перед отделом в пределах курируемых вопросов;

13. проведение проверки в структурных и подведомственных подразделениях Агентства по организации и состоянию делопроизводства;

14. получение от всех подразделений центрального аппарата Агентства и его территориальных органов документов, справок, и других материалов, необходимых для выполнения возложенных задач;

15. в пределах своей компетенции давать указания по вопросам исполнения контрольных документов, соответствующего оформления архивных документов обязательные для исполнения работниками структурных подразделений Агентства;

16. пользование в установленном порядке информационными банками данных, имеющимися в распоряжении Агентства;

17. проведение проверки утечки секретных сведений при осуществлении несекретной переписки.

18. обеспечение подготовки и протоколирования заседаний Коллегии Агентства, аппаратных совещаний;

19. обеспечение контроля за своевременным и качественным исполнением поручений Президента, Администрации Президента, Премьер-Министра, Канцелярии Премьер-Министра, Парламента Республики Казахстан, государственных и отраслевых программ, нормативных правовых актов, относящихся к компетенции Агентства, а также обращений физических и юридических лиц, поручений Председателя, заместителей Председателя и Руководителя аппарата.

Задача: обеспечение двустороннего и многостороннего сотрудничества в сфере государственной службы.

Функции:

1. разработка предложений и реализация мер по установлению и расширению международного сотрудничества в сфере государственной службы;

2. разработка и согласование меморандумов о сотрудничестве в сфере государственной службы с уполномоченными органами зарубежных стран и международными организациями;

3. взаимодействие с международными партнерами в рамках реализации проектов и программ по совершенствованию государственной службы;

4. координация вопросов международного сотрудничества в рамках межправительственных комиссий;

5. поддержка рабочих контактов с международными партнерами;

6. организация и проведение встреч и мероприятий по вопросам, входящим в компетенцию Отдела.

Задача: информационное сопровождение

Функции:

1. проведение государственной информационной политики Агентства

Республики Казахстан по делам государственной службы в части формирования положительного общественного мнения о государственной службе в целом;

2. обеспечение взаимодействия Председателя с центральными СМИ, подготовка пресс-конференций, брифингов с участием Председателя Агентства и его заместителей;

3. создание журналистского пула в целях эффективного взаимодействия;

4. разработка предложений и рекомендаций по улучшению и совершенствованию информационной политики Агентства;

5. разработка и реализация медиа-планов, концепций информационной работы в сфере государственной службы;

6. участие в подготовке проектов интервью и статей Председателя, после визирования руководителями структурных подразделений Агентства согласование текстов официальных выступлений;

7. координация работы сайта;

8. аккредитация представителей СМИ для освещения деятельности Агентства, а также во время служебных поездок Председателя по регионам и за рубеж;

9. оказание консультационной, методической и организационной помощи при подготовке материалов для СМИ, координация контактов с прессой, согласование материалов, подготовленных для прессы структурными подразделениями Агентства.

Задача: обеспечение деятельности Председателя Агентства

Функции: организационное обеспечение:

1) формирование графика работы Председателя;

2) подготовка заседаний и совещаний, проводимых Председателем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация);

3) контроль за ведением и оформлением протоколов заседаний и совещаний, проводимых Председателем;

4) ведение протоколов и иных документов, оформляющих ход и результаты встреч и переговоров;

5) доведение до исполнителей поручений Председателя;

6) контроль исполнения отдельных поручений и распоряжений Председателя;

7) организация проведения приема граждан Председателем (запись на прием, информирование посетителей и пр.);

Информационно-аналитическое обеспечение:

8) удовлетворение информационных потребностей Председателя;

9) обеспечение информацией о состоянии выполнения структурными подразделениями Агентства возложенных на них функций и задач;

10) анализ и систематизация материалов и документов, поступающие на имя Председателя, на предмет их полноты, актуальности, четкости изложения, исполнения и учета ранее данных поручений;

11) определение и отбор источников информации;

12) подготовка проектов соответствующих решений;

13) сбор и подготовка аналитических, информационных, справочных и иных материалов для Председателя;

14) правильная интерпретация и систематизация полученных данных;

15) проверка достоверности, полноты и непротиворечивости данных;

16) исключение дублирования информации;

17) представление данных в едином и удобном для восприятия формате;

18) постоянное обновление данных.

Материально-техническое обеспечение:

19) заказ транспорта, билетов;

20) организация встреч, переговоров;

21) сопровождение на встречах, в поездках др.

В следующие дни практики началась продуктивная работа: непосредственно составление проектов договоров, приказов, рассмотрение претензий, работа с блогом Председателя на официальном сайте Агентства.

В период с 12 по 14 июня мною была осуществлена работа по составлению стенограммы выступлений участников VII Астанинского экономического форума и распределению обращений граждан с блога Председателя по отделам Агентства (представлена в Приложении Б). Мне пояснили, что распределение обращений среди структурных подразделений Агентства осуществляется в соответствии с содержанием обращений и возложенным на структурные подразделения задачам и функциям. Ответственность за своевременность рассмотрения обращений и качество, полноту и достоверность предоставляемых ответов несут руководители структурных подразделений, а ответственность за своевременную регистрацию и своевременное размещение ответов на них несет Отдел административной работы и внешних связей

Руководитель практики предоставил мне для ознакомления типовые договоры, ссылаясь на то, что мне следует опираться на полученные образцы при самостоятельном составлении мной в последующем документов. Внимательно изучив предоставленные мне материалы, определила для себя, в чем заключается содержание каждого раздела документа, технические требования к составлению документа, особенности подготовки и оформления письма.

Содержанием писем могут быть запросы, уведомления, соглашения, претензии (рекламации), задания, сообщения, напоминания, ответы, просьбы, отзывы, предложения (оферта), замечания, извещения, приглашения, подтверждения и другие.

Письма организации готовятся на бланке:

1) как ответы о выполнении поручений вышестоящих организаций;

2) как ответы на запросы различных организаций и частных лиц;

3) как инициативные письма;

4) как сопроводительные письма к различным документам.

Помимо реквизитов, входящих в бланк, при написании письма оформляются реквизиты: адресат, заголовок, текст, отметка о наличии приложений (если они есть), подпись, отметка об исполнителе документа.

Служебные письма, подписываемые руководителями двух и более организаций, оформляются на листе бумаги формата А4. При этом данные о наименовании организаций, подписавших письмо, включаются в наименование должности в реквизите «подпись».

Отметки о согласовании письма проставляются на экземплярах, остающихся в организациях. Экземпляры таких писем также должны быть подписаны руководителями Агентства.

Сроки подготовки ответных писем устанавливаются резолюцией руководителей на основании имеющихся сроков исполнения поручений, запросов или по решению автора резолюции, а также в соответствии с установленным регламентом. Сроки подготовки инициативных писем определяются руководителями Агентства или руководителями структурных подразделений.

В период 17 по 19 июня помимо осуществления описи некоторой документации Отдела, мною были составлены сопроводительные письма в Министерства РК (представлены в Приложении В) по реализации п.34,36 Послания Президента РК[6].

Ознакомившись с Правилами документирования и управления в Агентстве РК по делам государственной службы[8], 20 июня была осуществлена работа по составлению служебной записки по командировкам на 2013г. (представлена в Приложении Г) и письма для рассылки во все отделы Агентства с целью ознакомления со сведениями об Единой почтовой системе государственных органов (представлены в Приложении Д).

В последние дни прохождения практики я работала непосредственно с официальным сайтом Агентства: размещение деклараций об имуществе всех заведующих отделами, а так же составление отчетности по работе с блогом Председателя (представлена в Приложении Е).

Руководитель практики пояснила, что отчетная информация содержит следующие сведения:

1. количество поступивших на блог обращений и предоставленных в срок ответов;

2. количество поступивших на блог обращений, на которые ответы не предоставлены в срок,

3. тематика обращений;

4. решения и действия, принятые по итогам рассмотрения обращений

В период прохождения практики мною ежедневно осуществлялось визирование документов. Руководителем практики была разъяснена основная схема визирования в Агентстве (представлена на Рисунке 2).

Председатель

(подписание документа в электронном виде или на бумажном носителе)

Рисунок 2.Визирование документов на электронных и бумажных носителях

В Агентстве РК по делам государственной службы[8]