22. Організація діловодства в ресторанному господарстві.

Діловодство – це діяльність апарату управління по організації роботи з документами в управлінській діяльності.

Документ – це засіб закріплення інформації про факти, явища, події на різних носіях – на папері, дискеті, фотоплівці та ін.

Сукупність однорідних за функціональним призначенням і взаємопов’язаних документів називають документацією.

У ресторанному господарстві використовують такі види документації: нормативно-технічні, проектні, технічні, технологічні, організаційно-розпорядчі та ін.

При складанні і оформленні документів необхідно виконувати правила і вимоги, що приведені в Єдиній державній системі діловодства (ЄДСД) і відповідних стандартах.

Правила, нормативи, рекомендації, що визначають постановку діловодства в ресторанному господарстві визначаються затвердженими інструкціями по діловодству. Раціональна організація діловодства дає змогу забезпечити ефективний обмін інформацією на підприємстві і прийняття обґрунтованих управлінських рішень. Використовуються три основні організаційні форми діловодства: централізовану, децентралізовану і змішану.

При централізованій формі діловодства прийманням, регістрацією, контролем виконання відправкою документів і формуванням їх для зберігання займається одна особа (секретар). Така форма організації діловодства характерна для невеликих закладів ресторанного господарства з незначним об’ємом документообігу.

Децентралізована форма діловодства передбачає виконання усіх операцій з документами в структурних підрозділах організацій, якщо вони територіально роз’єднані. Ця форма забезпечує оперативне і якісне виконання операцій з документами.

При змішаній формі діловодства деякі операції (експедиційна обробка, облік, контроль, друкарські роботи та ін.) виконуються в єдиному центрі (канцелярії або секретарем директора), а операції, які пов’язані з обслуговуванням спеціалістів виконуються децентралізовано персоналом діловодства структурних підрозділів.

Основною функцією служб діловодства є організація раціонального документообігу.

23. Організація документообігу в закладах ресторанного господарства та його удосконалення в сучасних умовах

Документообіг – це рух документів в організації, підприємстві з моменту їх одержання або утворення до виконання і отправки. Документообіг характеризується кількістю інстанцій, які проходять різні документи в процесі оперативної роботи з ними, а також часом, необхідним для проходження документу.

Раціоналізація документообігу в закладах ресторанного господарства сприяє оперативному проходженню документів рівномірному навантаженню підрозділів і посадових осіб, позитивно впливає на оперативність управлінського процесу.

Основними вимогами до раціональної організації документообігу є:

• прямоточність руху потоків документів, що передбачає прямий шлях проходження документації до одержувача;

• виконання принципу одноразового перебування документа в одному структурному підрозділі або в одного виконавця;

• додержання принципу паралельності в роботі з документами в різних підрозділах.

Правильна організація документообігу передбачає скорочення інформаційних потоків, прискорення строків проходження справ по інстанціях, установлення раціональної послідовності проходження інформації від керівника до виконавців, а також організація надійного зворотного зв’язку для оперативного керівництва. Організаційна раціоналізація передбачає зменшення зовнішніх і внутрішніх документальних інформаційних потоків. Для цього практикується спрощення змісту документів, суміщення функціонального призначення документів, заміна листів телефонограмами та ін. Це значно зменшує об’єм документальних інформаційних потоків, що приводить до економії часу і средств.

Удосконаленню документообігу сприяє уніфікація текстів службових документів. Уніфікація форм первинної і виробничої документації в ресторанному господарстві дозволяє широко використовувати для обробки організаційну та обчислювальну техніку, скоротити маршрути руху документів, їх номенклатуру, використовувати в загальному документорбігу єдині форми.