2.2 Процедура руху вхідних та вихідних документів.

Під час роботи архівної служби вони співпрацюють з різними підрозділаи і їх документообіг включає вхідні та виїхідні документи.

ЗУ «Про затвердження Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях» наводить такі правила руху документів:

- документи незалежно від способу фіксації та відтворення інформації мають проходити та опрацьовуватися в установі на єдиних організаційних та правових засадах організації документообігу.

Для забезпечення ефективної організації документообігу в установі передбачаються:

- проходження документів в установі найкоротшим шляхом;

- скорочення кількості інстанцій, до яких повинні надходити документи (наприклад під час погодження);

- одноразовість операцій з опрацювання документів, уникнення дублювання під час роботи з ними;

- централізація, зосередження здійснення однотипних операцій з документами в одному місці;

- раціональне розташування в установі структурних підрозділів і робочих місць.

Порядок документообігу в установі регламентується інструкцією з діловодства, регламентами роботи з документами, положеннями про структурні підрозділи, посадовими інструкціями.

При потраплянні документів до архіву вони першочергово опрацьовуються архівістами, а потім, за потреби, передаються до завідуючого архіву. Це можуть бути звіти чи акти про прийняття документів на зберігання, протоколи провелення експертної комісії і т.д.

Вихідні документи потрапляють до зазначених відділ при потребі напряму, найкоротшим способом як і вимагає ЗУ «Про затвердження Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях». Укладання вихідних документів відбувається завідуючою архіву та передаються в інші відділи (нап. Ректорат).

Документопотік вхідних документів — це рух документів, які надійшли в організацію від зовнішніх партнерів. Більшість вхідних документів зазвичай породжують відповідні вихідні, причому у чітко визначені терміни. Терміни встановлюються або нормативними актами, що визначають той або інший час відповіді на відповідний вхідний документ, або терміном виконання, зазначеним безпосередньо у вхідному документі.

Документопотік вихідних документів — рух документів, які складені в організації для використання їх іншими організаціями. Більшість вихідних документів готується на основі внутрішніх документів установи. Документопотік внутрішніх документів — рух документів, які використовуються для організації роботи установи, підприємства. Через канцелярію проходять не всі внутрішні документи, а тільки листування найбільш значних структурних підрозділів (особливо якщо вони територіально віддалені один від одного) і накази та розпорядження керівництва підприємства.

2.3 Приклади службових та особистих документів (створення власного документу службового чи особистого характеру.

Ректору

Національного педагогічного

університету М.П. Драгоманова

Академіку НАН України

Професору Андрущенку В.П.

Студентки IV курсу

Групи 41 ДІД

Інституту «Перепідготовки

та підвищення кваліфікації»

спеціальність „Документознавство

та інформаційна діяльність ”

Гончаренко Вітаоліни Анатоліїєвни

Державне навчання

Заява

Прошу надати мені доступ до документів архіву, а саме особових справ студентів які навчались з 2005 по 2009 рік, для проведення перевірки атестаційних листів

Дата Підпис