2.6. Наказ про створення експертної комісії

МІНІСТЕРСТВО ОСВІТИ І НАУКИ УКРАЇНИ

Національний педагогічний університет імені м. П. Драгоманова наказ

про створення експертної комісії

від «20» грудня 2015 року

№ 228

Згідно з Законом України «Про Національний архівний фонд та архівні установи» (із змінами), затвердженої наказом Міністерства освіти і науки України від 23.06.2000 №240, наказом Міністерства освіти і науки, молоді та спорту України від 10.05.2011 № 423 «Про затвердження єдиних зразків обов’язкової ділової документації у загальноосвітніх навчальних закладах усіх типів і форм власності», Правилами роботи архівних підрозділів органів державної влади, місцевого самоврядування, підприємств, установ і організацій, затвердженими наказом Державного комітету України від 16.03.2001 №16 (із змінами), Переліком типових документів, що створюються під час діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 12.04.2012 № 578/5, типовим положенням про експертну комісію державного органу, органу місцевого самоврядування, державного та комунального підприємства, установи та організації,з метою організації та проведення експертизи цінності документів у НПУ ім. М.П. драгоманова, їх відбору і підготовки для передачі на зберігання до архіву, складання описів справ тривалого зберігання, документів з особового складу, а також тимчасового зберігання справ, схвалення актів про вилучення для знищення документів.

НАКАЗУЮ:

1. Створити постійно діючу експертну комісію (далі – ЕК) для проведення попередньої експертизи цінності документів у такому складі:

голова комісії – Вторая Ольга Петрівна, завідувач архіву;

секретар комісії – Кириленко Олена Василівна, працівник архіву;

Охмуш-Ковалевська Оксана Іванівна − викладач кафедри «Іновацій та інно-ваційної діяльності в освіті»

2. Затвердити Положення про Експертну комісію для проведення попередньої експертизи цінності документів НПУ ім. М.П. Драгоманова

3. Контроль за виконанням цього наказу залишаю за собою.

Ректор університету В.П. Андрущенко

Вторая Ольга Петрівна

Кириленко Олена Василівна

Охмуш-Ковалевська Оксана Іванівна

Розділ 3 особливості діловодства архіву ім. М.П. Драгоманова

Проходячи практику в архіві НПУ ім. Драгоманова, я мав змогу ознайомитись з правилами та особливостями діловодства в цьому відділу. Перш за все він особливий тим, що цей окремий підрозділ відповідає за зберігання всіх належних документів і несе відповідальність за якість їх зберігання. Будь яке порушення правил може призвести до кардинальних проблем в подальшому.

Архівний підрозділ установи складає і постійно поповнює список органів - джерел комплектування, в якому зазначається категорія документів, які приймаються на зберігання.

Приміщення для архівного підрозділу установи будується спеціально або переобладнується із приміщень іншого призначення.

Архівний підрозділ установи повинен мати спеціально обладнані приміщення для:

- прийому документів;

- зберігання документів (архівосховища);

- розміщення науково-довідкового апарату і облікових документів;

- роботи співробітників (робочі штати);

- роботи відвідувачів (читальний зал).

Проаналізувавши ці правила ми можемо виявити перші проблеми в роботі архіву. Насамперед, це незручна побудова архівосховищ, адже вони мають не типову будову. Переміщуватись по архіву незручно із-за недостатності місця

Інша проблема це відсутність читацького залу в якому відвідувачі зможуть працювати з документами архіву.

Для належного зберігання всіх документів обов’язковим є їх облік та запис в обліковий журнал. Облікові журнали є невід’ємною частиною архіву.

Однією з особливостей роботи архівної служби є «нетипові» документи. В документообігу архіву частіше інших документів зустрічаються накази, протоколи, акти.

Фізичне знищення службових документів здійснюють методами, що відповідають рівню конфіденційності. Установа може зберігати результати перевірки, де задокументовані всі випадки знищення службових документів. Також може бути необхідною згода відповідних повноважних органів. Знищення може здійснювати третя сторона, яку найняли для виконання цієї роботи. Для будь-яких випадків знищення документів третьою стороною необхідна наявність сертифікатів.

Фізичне знищування службових документів здійснюють відповідно до нормативно-правових актів. У передбачених цими актами випадках фізичне знищення службових документів в організації необхідно погоджувати з відповідною архівною установою.

Організація повинна зберігати задокументовані свідчення про всі випадки знищування службових документів. Знищення може здійснювати також третя сторона, яку найняли для виконання цієї роботи і яка має на це відповідні повноваження.

Службові документи в електронній формі можна знищувати шляхом переформатування або перезаписування за гарантії, що переформатуванням ці документи не можна відновити.

Наявності інструкцій щодо знищування службових документів недостатньо для того, щоб забезпечити знищування всіх системних посилань до даних, долучених до програмного забезпечення системи.

Резервні копії, що містять покоління даних системи, також треба переформатувати або перезаписати перед тим, як завершити ефективне знищування інформації на електронних носіях.

Ефективною альтернативою є фізичне знищення носія інформації, особливо якщо знищення, переформатування або перезаписування або неприйнятні, або є небезпечними для знищення цифрової інформації.

Управління архівом здійснюється на основі Конститу­ції України, законів України, актів Президента України, Кабінету Міністрів України, Держкомархіву України, інших центральних та відповідних місцевих органів виконавчої влади і місцевого самоврядування.

Відповідно до цих нормативно-правових актів розробляються основні нормативні документи з організації роботи архіву: положення про архів і його структурні підрозділи, структура та штатний розпис, кошторис надходжень і витрат, посадові ін­струкції працівників.

Положення про архів визначає його статус як юридич­ної особи, порядок створення і підпорядкування, правову базу діяльності, профіль, завдання, функції, права і порядок управ­ління.

Положення про архів затверджується органом виконавчої влади (органом місцевого самоврядування) вищого рівня. Положення про місцеві державні архівні установи затверджуються на підставі типових положень, затверджених Кабінетом Мініс­трів України.

Штатний розпис архіву - документ, що визначає кон­кретний набір посад працівників архіву та складові їхньої заро­бітної плати відповідно до умов оплати праці.

Штатний розпис складається згідно із структурою архіву в межах встановленої йому граничної чисельності та фонду опла­ти праці працівників і затверджується керівником органу ви­щого рівня.

Кошторис надходжень і витрат архіву - документ, що визначає загальний обсяг, цільове надходження, викорис­тання і поквартальний розподіл коштів архіву. Кошторис скла­дається на календарний рік та затверджується керівником органу вищого рівня.

Посадові інструкції складаються на всіх працівників архіву і визначають їхні обов'язки, права та відповідальність.

Посадові інструкції складаються на підставі кваліфікаційних довідників посад працівників і положень про структурні підроз­діли та затверджуються директором архіву.

Директор (керівник) архіву здійснює керівництво діяльністю архіву, несе персональну відповідальність за вико­нання покладених на архів завдань, визначає ступінь відпові­дальності своїх заступників і керівників структурних підрозділів та інших працівників архіву.