5.2. Первичный учёт расчётов с поставщиками и подрядчиками

Все покупные товарно-материальные ценности поступают от поставщиков в соответствии с договорами поставок, к которым в обязательном порядке прилагается спецификация и протокол согласования цены.

Сельскохозяйственные предприятия получают материальные ценности от поставщиков по доверенности, которая даёт право должностному лицу выступать в качестве доверенного лица предприятия при их получении.

В настоящее время используются две формы доверенностей: М-2 и М-2а. Доверенность формы М-2а используется предприятиями, как правило, в тех случаях, когда получение ценностей носит массовый характер. Доверенность подписывается руководителем и главным бухгалтером предприятия или лицами на то уполномоченными. Выданные доверенности формы М-2а регистрируются бухгалтерией предприятия в журнале учёта выданных доверенностей под расписку в их получении. Если предприятие использует доверенность формы М-2, то данные о выдаче и получение их фиксируют в корешке книжки доверенности. В этом случаи отпадает необходимость в ведении журнала учёта выданных доверенностей.

Выдача доверенностей, полностью или частично не заполненных, и доверенностей без образцов подписи лиц, на имя которых они выписаны, не допускается. Срок действия доверенности устанавливается в зависимости от возможности получения и вывоза соответствующих документов, но, как правило, не более чем на 15 дней.

Доверенность на получение товарно-материальных ценностей, расчёты за которые производятся в порядке плановых платежей, допускается выдавать на весь календарный месяц.

Книжки доверенностей и журналы учёта выданных доверенностей должны храниться у лица, ответственного за регистрацию доверенностей. Лицо, которому выдана доверенность, обязано не позднее следующего дня после получения ценностей представить в бухгалтерию предприятия документы о получении ценностей и сдаче их на склад. Не использованные доверенности должны быть возвращены предприятию на следующий день после истечения срока их действия, о чём делается отметка в корешке книжки доверенностей или журнале учёта выданных доверенностей.

Первичными документами на оприходование материальных ресурсов, поступивших от поставщиков, являются товарно-транспортная накладная формы ТТН-1 и товарная накладная формы ТН-2 (приложение 11). В них указывают коды УНН и ОКПО поставщика и покупателя, их адреса, номера текущих счетов в банке, коды банков, наименование отпускаемых ценностей, единицу их измерения, цену, стоимость и другое.

Если отпуск товарно-материальных ценностей поставщик производит в порядке предварительной оплаты, то он выписывает счёт-фактуру, которая и является основанием для оплаты (приложение 12). Она содержит следующие данные: наименование товара, количество, цену без НДС, НДС, сумму с НДС. Счет-фактура заверяется печатями обеих сторон. Предварительная оплата приобретаемых материальных ценностей у покупателя оформляется платежным поручением, в котором обязательно приводится ссылка на счёт-фактуру, полученную от поставщика, а также указывается номер и дата протокола согласования цены и другие необходимые реквизиты.

Все грузы, поступившие на склад предприятия, должны быть тщательно проверены. Особенно тщательной проверке подвергаются ценности, поступившие в адрес предприятия по железной дороге. При обнаружении каких-либо расхождений между количеством, указанным в сопроводительных документах, и установленным при приемке в присутствии представителя железной дороги составляется коммерческий акт.

Кладовщик предприятия при приемке ценностей от экспедитора в обязательном порядке их взвешивает, пересчитывает либо обмеряет, после этого расписывается в товарно-транспортной накладной.

Материальные ценности приобретаемые за наличный расчёт у торгового предприятия, приходуют на основании товарных чеков и чеков кассового аппарата, подтверждающих оплату.